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Aplicación de los Sistemas Expertos en Contabilidad

este

Antonio Sánchez Tomás

Departamento de Contabilidad, Universitat de València.

 

Dirección:este Antonio Sánchez Tomás, Departamento de Contabilidad, Universitat de València, Artes Graficas 13, (46010) Valencia. ansantom@uv.es

 



1. Introducción

 

En las últimas décadas, como se sabe, se han producido grandes cambios en el entorno de las empresas y las organizaciones, como consecuencia de los avances producidos por las nuevas tecnologías de la producción, de la información y de las comunicaciones. En este nuevo entorno, tan complejo y cambiante, para poder tomar decisiones de una manera eficaz, es necesario disponer, en todo momento y de una forma rápida de información suficiente, actualizada y oportuna. Esto sólo es posible, hoy en día, utilizando los ordenadores electrónicos y los medios que proporciona la tecnología de la información (Sánchez 1991a, 1992a). Además, gracias a las investigaciones realizadas en la inteligencia artificial, con el desarrollo de los sistemas basados en el conocimiento y los sistemas expertos, también se han producido grandes avances en el tratamiento del conocimiento, factor fundamental para la toma de decisiones.

En el presente trabajo vamos a estudiar solamente estos últimos sistemas desde la óptica de la contabilidad. A través de este estudio vamos a mostrar una visión de conjunto de la aplicación de los sistemas expertos en el dominio de la contabilidad. Para ello, se estudian los sistemas expertos en los distintos dominios de la contabilidad. Para cada uno de estos dominios, se indican las características principales del dominio y se presenta un resumen de algunas de las principales aplicaciones desarrolladas. Y, por último, se realizan unos comentarios concluyentes sobre la utilidad de estos sistemas.

Los sistemas expertos son programas de ordenador que capturan el conocimiento de un experto e imitan sus procesos de razonamiento cuando resuelven los problemas en un determinado dominio. Los sistemas expertos son un subconjunto especial dentro de los sistemas basados en el conocimiento, que incorporan en la base de conocimiento del sistema el conocimiento de un experto. Una definición formal de los sistemas expertos, aceptada por muchos autores, es la aprobada por el Grupo Especialista en Sistemas Expertos de la Sociedad Británica de Ordenadores, que los define de la forma siguiente: "Un sistema experto es visto como la incorporación en un ordenador de un componente basado en el conocimiento, que se obtiene a partir de la pericia (conocimiento técnico) de un experto, de tal forma que el sistema pueda ofrecer asesoramiento inteligente o tomar una decisión inteligente sobre una función del proceso. Una característica adicional deseable, que muchos considerarían fundamental, es la capacidad del sistema, si se le solicita, de justificar su propia línea de razonamiento de un modo directamente inteligible para el interrogador...". (Connell, 1987, p. 221; Prado, 1991, p. 443). Los sistemas expertos también pueden ser definidos en función de sus características funcionales. En este sentido, Hayes-Roth (1984, p. 51) considera como características más importantes de los sistemas expertos las siguientes: (1) pueden resolver problemas muy difíciles tan bien o mejor que los expertos humanos; (2) razonan heurísticamente, usando lo que los expertos consideran que son reglas empíricas efectivas, e interactúan con los humanos de forma adecuada, incluyendo el lenguaje natural; (3) manipulan y razonan sobre descripciones simbólicas; (4) pueden funcionar con datos que contienen errores, usando reglas de enjuiciamiento inciertas; (5) pueden contemplar múltiples hipótesis en competición simultáneamente; (6) pueden explicar por qué están formulando una pregunta; (7) pueden explicar su proceso de razonamiento y justificar sus conclusiones. Por razones obvias de extensión, en este trabajo no se entra en los temas conceptuales de los sistemas expertos.

 

 


2. Sistemas Expertos en Contabilidad

 

Los sistemas expertos se han venido aplicando con éxito en múltiples campos: medicina, geología, química, ingeniería, etc. (Waterman, 1986; Harmon y King, 1988; Rauch-Hindin, 1989), para realizar tareas muy diversas (e.g., interpretación, predicción, diagnóstico, diseño, planificación, instrucción, control, etc.) (Hayes- Roth en al., 1983, pp. 13-16; Waterman, 1986, p. 33). Las actividades administrativas, financieras y contables también son campos en los que se pueden aplicar los sistemas expertos, pues se realizan muchas de las tareas antes descritas y, además, éstas cumplen la mayoría de los requisitos que son necesarios para poder desarrollar un sistema experto (i.e., las tareas requieren conocimiento especializado, existen auténticos expertos en la materia, los expertos son escasos, la pericia necesita ser localizada en distintos lugares, la mayoría de las tareas requieren soluciones heurísticas, ...) (Waterman, 1986, pp. 127-134). Ahora bien, no en todas las tareas que se realizan en el campo de la contabilidad y las finanzas es necesario utilizar los sistemas expertos. Así, en las tareas de auditoría que están perfectamente estructuradas, son muy mecánicas y pueden expresarse en forma algorítmica (e.g., preparación de balances, cálculo de ratios, muestreo, circularización,...) se puede, y es conveniente, utilizar la informática convencional (e.g., programas informáticos normales, tratamientos de textos, bases de datos, ...); en las tareas que estén semiestructuradas se pueden utilizar los sistemas de ayuda a la decisión (e.g., hojas de cálculo, sistemas de consulta de archivos, sistemas de representación y análisis de datos, ...); reservándose los sistemas expertos para las tareas que estén muy poco o nada estructuradas, pues en este tipo de tareas se requiere mucho del juicio de un experto y se utilizan reglas heurísticas para llegar rápidamente a una solución, dado que el campo de soluciones puede ser muy amplio (Sánchez, 1993e).

En principio, los sistemas expertos se pueden aplicar en todas las áreas de la contabilidad (Montesinos, 1976; Cañibano, 1982). Ahora bien, como esta clasificación resultaría muy amplia y, además, es poco práctica, vamos a clasificar las aplicaciones potenciales de los sistemas expertos en contabilidad de acuerdo con las siguientes áreas (Anderson y Bernard, 1986; Connell, 1987; Elliott y Kielich, 1985; Englard y Kiss, 1989; O'leary 1987a; Shim y Rice, 1988):

* Auditoría: Análisis de la materialidad y del riesgo, evaluación del control interno, planificación de la auditoría, evaluación de la evidencia, análisis de cuentas concretas, formación de opinión, emisión del informe, auditoría interna, auditoría informática, etc.

* Contabilidad de costes y de gestión: Cálculo y asignación de costes, asignación de recursos escasos, control y análisis de desviaciones, planificación y control de gestión, diseño de sistemas de información de gestión, etc.

* Contabilidad financiera: regulación legal, normas y principios contables, recuperación y revisión analítica de registros contables, diseño de sistemas contables, imputación contable, consolidación de estados contables, etc.

* Análisis de estados financieros: Análisis patrimonial, financiero y económico de los estados contables, salud financiera de la empresa, cálculo e interpretación de ratios, cálculo y análisis de tendencias, etc.

* Planificación financiera e industria de los servicios financieros: Planificación financiera corporativa, planificación financiera personal, análisis de inversiones, gestión de tesorería, mercado de valores, seguros, banca, concesiones de crédito, etc.

A continuación, pasamos a analizar brevemente la aplicación de la tecnología de los sistemas expertos en cada una de estas ramas de la contabilidad.

 

 


3. Sistemas Expertos en Auditoría

 

3.1. Características generales del dominio.

 

Como consecuencia de los grandes cambios producidos en las empresas por el avance tecnológico actual, el trabajo de auditoría se ha visto modificado considerablemente, caracterizándose básicamente por los siguientes rasgos: aumento creciente de las normas y procedimientos de auditoría; normas y procedimientos de auditoría cada vez más complejos; cambios en las normas de ética profesional, que exigen un mayor control y una mayor calidad en la realización de los trabajos de auditoría; mayor competición entre las empresas de auditoría, resultando, como consecuencia de ello, unos honorarios de auditoría más bajos; ofrecimiento al cliente de nuevos servicios (e.g., asesoramiento fiscal, informático, ...); desarrollo de nuevos tipos de auditoría (e.g., auditoría de gestión operativa, auditoría informática, auditoría medioambiental, ...). Todas estas circunstancias han hecho que la profesión de la auditoría sea cada vez más competitiva y, como consecuencia de ello, se haya visto forzada a recurrir a las nuevas técnicas y herramientas que facilita la tecnología de la información y la inteligencia artificial, para conseguir una información más relevante y oportuna que facilite a los auditores poder tomar decisiones de una forma rápida y aumentar, por tanto, la eficacia y el nivel de calidad de la auditoría.

La auditoría financiera de cuentas o auditoría externa es "la actividad, realizada por una persona cualificada e independiente, consistente en analizar, mediante la utilización de las técnicas de revisión y verificación idóneas, la información económico-financiera deducida de los documentos contables examinados, y que tiene como objeto la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto su opinión responsable sobre la fiabilidad de la citada información, a fin de que se pueda conocer y valorar dicha información por terceros" (R.D. 1636/1990, Reglamento de Auditoría de Cuentas).

Los subdominios o campos potenciales de la auditoría en los que se pueden aplicar los sistemas expertos son muy amplios y variados, abarcando prácticamente todas las tareas de la auditorías en las que se requiera la utilización del juicio profesional del auditor. Por lo tanto, es conveniente establecer una clasificación. En una primera clasificación, las aplicaciones de sistemas expertos en auditoría se podrían clasificar atendiendo a estas tres categorías: (1) sistemas expertos en auditoría externa, (2) sistemas expertos en auditoría interna y (3) sistemas expertos en auditoría informática. Ahora bien, dado que el campo de la auditoría externa es muy amplio, es conveniente realizar una subdivisión del mismo.

Una forma práctica de establecer una clasificación de los sistemas expertos en auditoría externa es utilizando las fases del proceso de auditoría. Jacob y Bailey (1989), basándose en un trabajo anterior de Felix y Kinney (1982), descomponen el proceso de decisión en auditoría en las siguientes fases:

a) Orientación - El auditor obtiene conocimientos sobre las operaciones del cliente y su entorno y hace una valoración preliminar del riesgo y de la materialidad;

b) Evaluación preliminar de los controles internos;

c) Planificación táctica de la auditoría;

d) Elección de un plan para la auditoría;

e) Pruebas de cumplimiento de los controles;

f) Evaluación de los controles internos, basada en los resultados de las pruebas de cumplimiento;

g) Revisión del plan de auditoría preliminar;

h) Elección de un plan revisado para la auditoría;

i) Realización de pruebas sustantivas;

j) Evaluación y agregación de los resultados;

k) Evaluación de la evidencia - Podría dar lugar a unas pruebas más exhaustivas o formar la base de la elección de la opinión por el auditor;

l) Elección de una opinión que clasifique los estados financieros del cliente;

m) Informe de auditoría.

Por lo tanto, basándonos en el análisis de la literatura sobre los sistemas expertos que se han desarrollado hasta la fecha, y teniendo en cuenta las fases del proceso de auditoría, vamos a establecer una clasificación de los sistemas expertos en el dominio de la auditoría. Ahora bien, como no se han desarrollado sistemas expertos en todas las fases, los agruparemos siguiendo el orden de las fases más importantes en las que, además, se han desarrollado sistemas expertos. La clasificación establecida es la siguiente:

1. Sistemas expertos en auditoría externa.

1.1. Materialidad y riesgo.

1.2. Evaluación del control interno.

1.3. Planificación de la auditoría.

1.4. Obtención de la evidencia y formación de la opinión.

1.5. Informe de auditoría.

2. Sistemas expertos en auditoría interna.

3. Sistemas expertos en auditoría informática.

Un resumen de las características principales de cada uno de estos subdominios o áreas funcionales de la auditoría puede verse en (Sánchez 1993b, 1994).

 

3.2. Aplicaciones de sistemas expertos en el dominio de la auditoría.

 

Sin lugar a dudas, la rama de la contabilidad en la que se han desarrollado más sistemas expertos es la auditoría. Las razones de este desarrollo se deben, en parte, al interés y al apoyo prestado por las grandes multinacionales de la auditoría, que han desarrollado o financiado muchas de las investigaciones llevadas a cabo en esta materia. A continuación, vamos a presentar una relación de algunos sistemas expertos famosos, unos comercialmente disponibles y otros sólo presentados a nivel teórico en la literatura sobre investigación contable.

 

1)  NOMBRE DEL         4)  SUBDOMINIO 4)  ÁMBITO DE APLICACIÓN 5)       
SISTEMA 2)             HERRAMIENTA DE DESARROLLO                        
REFERENCIAS 3)                                                          
EMPRESA O INSTITUCIÓN                                                   
1) AUDITPLANNER  2)    4) MATERIALIDAD. 5) Ayuda a los auditores        
Steinbart 1987;        sobre los juicios de materialidad en las         
Connell 1987; van      etapas de planificación de la auditoría. El      
Dijk y Williams        objetivo principal de la construcción de este    
1990.  3) Deloitte,    sistema no fue la construcción de un sistema     
Haskins & Sells        que resolviera un determinado tipo de            
Foundation.            problemas, sino investigar la forma en que la    
                       información cualitativa y cuantitativa influye   
                       en los juicios de materialidad de los            
                       auditores. Se trata, en realidad, de un modelo   
                       computacional que simula el proceso              
                       cognoscitivo del razonamiento de un experto en   
                       este tema. 6) Lenguaje de ingeniería del         
                       conocimiento EMYCIN.                             
1) RISK ADVISOR  2)    4) RIESGO DE AUDITORÍA.  5) Valora los riesgos   
Graham et al. 1991.    en auditoría y evalúa el rendimiento económico   
3) Coopers & Lybrand.  de un cliente. Se basa en el Memorándum de       
                       Estrategia de Auditoría que utiliza Coopers &    
                       Lybrand para identificar los riesgos en las      
                       auditorías y cómo abordarlos. El sistema puede   
                       usarse en la fase de planificación de la         
                       auditoría para identificar y ayudar a            
                       documentar los riesgos potenciales de la         
                       auditoría. En la fase final también se puede     
                       utilizar para comprobar que han sido abordados   
                       todos los temas sobre el riesgo contenido en     
                       el plan de auditoría. 6) Herramienta de          
                       desarrollo FFAST, desarrollada por Coopers &     
                       Lybrand, y concha ART (Automate Reasoning        
                       Tool).                                           
1) RICE (acrónimo de   4) RIESGO DE AUDITORÍA. 5) Determina los         
Risk Identification    indicadores de riesgo asociados con una cuenta   
and Control            determinada a utilizar en la planificación de    
Evaluation) 2) van     un compromiso de auditoría. El sistema calcula   
Dijk y Williams,       unos indicadores de riesgo que sirven para       
1990. 3) Arthur        determinar el grado de error asociado con una    
Andersen & Co. Este    cuenta determinada. La información que           
sistema forma parte    proporciona el sistema se utiliza después por    
del Proyecto FEAP      el auditor para realizar la planificación de     
(Front End Analysis    un compromiso de auditoría.                      
and Planning).                                                          
1) ARISC (Auditor      4) CONTROL INTERNO. 5) Simula los procesos de    
Response to            decisión de los auditores en la evaluación del   
Identified Systems     control interno en el ciclo de compras/cuentas   
Controls).  2)         a pagar/pagos efectuados en las industrias de    
Meservy et al. 1986;   fabricación, ventas al por mayor y venta al      
Messier y Hansen       por menor. Se analizaron dos temas concretos:    
1987; van Dijk y       (1) identificar las debilidades del sistema de   
Williams 1990.  3)     control interno, y (2) hacer recomendaciones     
Peat, Marwick &        de los controles específicos para realizar las   
Mitchell Foundation,   pruebas de cumplimiento. El sistema se           
y Artificial           construyó con la intención de investigar las     
Intelligence           cuestiones relacionadas con la comprensión y     
Research Center de     modelización de los procesos de pensamiento de   
la Universidad de      los auditores expertos. 6) Concha Galen.         
Minnesota.                                                              
1)                     4) CONTROL INTERNO. 5) Ayuda al auditor en la    
INTERNAL-CONTROL-ANAL  evaluación de los controles de contabilidad      
YZER  2) Gal 1985.     internos en el ciclo de ingresos. La             
Messier y Hansen       información que utiliza el sistema para          
1987; van Dijk y       analizar los controles contables internos se     
Williams 1990.         extrae de la base de datos fuente del cliente.   
                       6) Lenguaje de ingeniería del conocimiento       
                       EMYCIN.                                          
1) TICOM (The          4) CONTROL INTERNO. 5) El TICOM es una           
Internal Control       herramienta analítica basada en el ordenador     
Model)  2) Bailey et   que ayuda a los auditores a modelizar el         
al. 1983; Bailey et    sistema de control interno de una empresa, y,    
al. 1985;    Connell   una vez modelizado éste, permite a los           
1987;    van Dijk y    auditores interrogar al sistema sobre los        
Willliams 1990. 3)     aspectos del modelo resultante, con el fin de    
Peat, Marwick,         evaluar el sistema de control interno de la      
Mitchell & Co.         empresa. 6) Lenguaje PASCAL.                     
1) DECISION SUPPORT    4) PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA. 5) Ayuda a     
(DS) o EY/DECISION     los auditores en la preparación de planes        
SUPPORT.  2)           individualizados para cada auditoría. El         
Broderick 1988;        sistema elabora el plan de auditoría y el        
Murphy y Brown 1992.   programa de auditoría e indica, también, los     
3) 1°   puntos débiles del sistema de control interno    
Arthur Young;          de la empresa. El sistema produce tres tipos     
2°      de documentos de la planificación: (1) el plan   
Ernst & Young.         del enfoque de auditoría, que resume, por        
                       cuentas, los procedimientos que se deben         
                       utilizar para apoyar o refutar las               
                       afirmaciones de los estados financieros          
                       incorporada en la cuenta, (2) los programas de   
                       auditoría, que detallan, por cuentas, los        
                       procedimientos resumidos en el plan del          
                       enfoque de auditoría, y (3) las evaluaciones     
                       preliminares del sistema de control interno      
                       para cada una de las aplicaciones de             
                       procesamiento de los datos, clasificadas por     
                       el auditor como significativas. 6) Lenguaje      
                       PASCAL.                                          
1) EXPERTEST    2)     4) PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA. 5) Produce     
van Dijk y Williams    programas de auditoría que abarcan todos los     
1990; Murphy y Brown   aspectos de la auditoría, o bien aspectos        
1992.  3) Coopers &    parciales de la misma sobre 19 programas de      
Lybrand                auditoría estándares que están contenidos en     
                       la base de conocimientos del sistema. El         
                       sistema produce, también, un informe que ayuda   
                       al director a la hora de revisar el grado de     
                       conveniencia de los programas de auditoría       
                       producidos. 6) Concha propia de Coopers &        
                       Lybrand, en lenguaje LISP.                       
1) COMPAS              4) PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA. 5) Ayuda a     
(Computerized          los auditores a seleccionar los procedimientos   
Planning Advisory      de auditoría. La base de conocimientos del       
System)  2) Murphy y   sistema contiene información sobre los           
Brown 1992.  3)        posibles procedimientos de detección de todos    
Price Waterhouse.      los componentes importantes de los estados       
                       financieros.                                     
1)AUDITOR 2) Dungan    4) OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA Y FORMACIÓN DE LA   
1983, 1985; Connell    OPINIÓN. 5) Ayuda a los auditores externos a     
1987; Messier y        valorar la adecuación de las provisiones         
Hansen 1987. 3)        efectuadas por el cliente para cubrir las        
Peat, Marwick,         deudas de los clientes insolventes. 6) Concha    
Mitchell Co            AL/X (Advice Language/X).                        
1) CFILE (credit       4) OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA Y FORMACIÓN DE LA   
file analysis)  -      OPINIÓN. 5) Ayuda a los auditores a evaluar      
LOAN-PROBE (versión    las pérdidas potenciales de los préstamos        
posterior ampliada     bancarios comerciales y a calcular las           
del sistema CFILE).    reservas necesarias para cubrir las pérdidas     
2) Kelly et al.        de ocasionadas en las carteras de préstamos de   
1986; Willingham y     los bancos, dentro del contexto de una           
Ribar 1988; Connell    auditoría bancaria. 6) 1°.        
1987; Messier y        Concha INSIGHT2. 2°. Concha       
Hansen 1987 3) Peat,   NEXPERT. Contiene también 16 programas           
Marwick, Mitchell Co   escritos en lenguaje PASCAL.                     
1) EXPERTAX 2)         4) OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA Y FORMACIÓN DE LA   
Shpilberg, Graham, y   OPINIÓN. 5) Asesora a los auditores y a los      
Schatz 1986;           contables de la plantilla de impuestos de la     
Shpilberg y Graham     empresa en el problema del impuesto acumulado    
1986; Connell 1987;    y la planificación fiscal de las empresas. 6)    
Messier y Hansen       Concha propia, escrita en lenguaje LISP.         
1987; 3) Coopers &                                                      
Lybrand.                                                                
1) GC-X  2) Biggs y    4) OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA Y FORMACIÓN DE LA   
Selfridge 1986;        OPINIÓN: OPINIÓN DE EMPRESA EN FUNCIONAMIENTO.   
Selfridge y Biggs      5) Ayuda a los auditores en la emisión de los    
1988; Messier y        juicios de empresa en funcionamiento. El         
Hansen 1987; van       sistema trabaja sobre objetivos y subobjetivos   
Dijk y Williams        para evaluar si una empresa está en pleno        
1990.                  funcionamiento. El GC-X emite juicios            
                       directamente de los datos que están en su base   
                       de datos, o puede operar interactivamente con    
                       un usuario. 6) Lenguaje LISP.                    
1) AOD (Audit          4) OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA Y FORMACIÓN DE LA   
Opinion Decision) 2)   OPINIÓN:   OPINIÓN DE EMPRESA EN                 
Dillard y Mutchler     FUNCIONAMIENTO.  5) Ayuda a los auditores en     
1986, 1988; Messier    el emisión de los juicios relacionados con las   
y Hansen 1987; van     decisiones de opinión de empresa en              
Dijk y Williams        funcionamiento. 6) Sistema XINFO.                
1990. 3) Peat,                                                          
Marwick, Mitchell Co                                                    
1) CHECKGAAP  2)       4) INFORME DE AUDITORÍA. 5) Garantiza que el     
Connell 1987  3)       informe de auditoría presentado por un auditor   
Deloitte, Haskins &    se ajusta a las Leyes de las Sociedades          
Sells.                 Mercantiles Británicas. 6) Concha BROWSE.        
                       Lenguajes C y Assembler.                         
1) AUDI EXPERT  2)     4) INFORME DE AUDITORÍA. 5) Ayuda al auditor     
Sierra y Bonsón        en las fases de elección de opinión y emisión    
1992.  3)              del informe de auditoría. El sistema se centra   
Universidad de         en las fases de recopilación de las              
Sevilla.               conclusiones y redacción del informe. 6)         
                       Concha CRYSTAL.                                  
1) AUDIT MASTERPLAN    4) AUDITORÍA INTERNA.  5) Ayuda a los            
(AMP) 2) Brown y       auditores internos en la planificación de la     
Phillips 1991. 3)      auditoría.                                       
Institute of                                                            
Internal Auditors                                                       
(IIA).                                                                  
1) EDP-XPERT  2)       4) AUDITORÍA INFORMÁTICA. 5) Ayuda a los         
Hansen y Messier       auditores informáticos en la evaluación de los   
1986a, 1986b;          controles de auditoría en los sistemas           
Messier y Hansen       informáticos avanzados (es decir, sistemas de    
1987;   van Dijk y     proceso de datos distribuidos, sistemas de       
Willliams 1990. 3)     gestión de bases de datos, y sistemas en línea   
Peat, Marwick,         en tiempo real). 6) Concha AL/X (Advice          
Mitchell & Co.         Language/X).                                 

 


4. Sistemas Expertos en C. Costes

 

4.1. Características generales del dominio.

 

Al igual que ha ocurrido en auditoría, los cambios tecnológicos actuales (i.e., perfeccionamiento del tratamiento y comunicación de la información, aumento de la importancia de la información como fuente para la toma de decisiones, nuevas técnicas de gestión, nuevas tecnologías de la producción, ...) también han afectado a la contabilidad de costes y a la contabilidad de gestión. Como consecuencia de estos cambios, en la década de los ochenta empezaron a surgir voces críticas que ponían en tela de juicio la información que suministraba la contabilidad de costes tradicional, pues ésta no suministraba información relevante y oportuna para poder tomar decisiones en el entorno actual (Johnson y Kaplan, 1987). Sin embargo, estas críticas han servido para producir una revitalización del papel de la contabilidad de costes y de gestión, considerándose ahora una de las principales fuentes de información para las empresas.

De acuerdo con la Asociación Español de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA), la contabilidad de costes es la que "suministra la información analítica relativa a los costes de los productos y servicios generados por la empresa, asumiendo el nivel de desagregación que se considere oportuno en cada situación, a efectos de determinar el valor de las existencias, y el coste de los productos vendidos, para poder transmitir esta información a los administradores o gerentes a fin de que se pueda proceder a la confección de los estados contables" (AECA, 1990, pp. 21-22); mientras que la contabilidad de gestión "es una rama de la contabilidad, que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la información relevante para la toma de decisiones empresariales" (AECA, 1990, p. 23).

La contabilidad de costes persigue principalmente los siguientes objetivos básicos: (1) calcular los costes de las funciones, actividades, secciones, etc. del proceso productivo de la empresa, (2) calcular el coste de los productos y servicios generados por la empresa, (3) calcular el coste de los productos vendidos y analizar los resultados analíticos, (4) valorar los activos derivados del proceso productivo, con el fin de confeccionar los estados contables anuales. Mientras que la contabilidad de gestión, además de recoger los objetivos anteriormente citados, se centra principalmente en el proceso de racionalización, planificación y control de los costes, con el fin de suministrar información relevante y oportuna para apoyar la toma de decisiones empresariales. La contabilidad de gestión es, pues, una evolución lógica de la contabilidad de costes, como consecuencia de las mayores demandas de información de las empresas modernas para poder tomar decisiones.

Por razones obvias de extensión, en el presente trabajo estudiaremos los sistemas expertos en contabilidad de costes y en contabilidad de gestión como un solo subconjunto de la contabilidad. Los subdominios o campos potenciales de la contabilidad de costes y de gestión en los que se pueden aplicar los sistemas expertos son muy amplios y variados, destacando como más significativos los siguientes: asignación de recursos escasos, gestión de la función de compras y de aprovisionamiento, gestión de inventarios, gestión de recursos humanos; calculo del coste de las órdenes de trabajo, planificación y control de la gestión, costes estándares y análisis de desviaciones, control presupuestario, análisis de productos y combinaciones de ventas, presentación de informes económicos y estadísticas de costes y resultados, control de nuevas tecnologías de la producción, diseño de sistemas de información de contabilidad de gestión, ayuda para la determinación de los costes pertinentes para la toma de decisiones, justificación de las inversiones en nuevas tecnologías. etc.

 

4.2. Aplicaciones de sistemas expertos en el dominio de la contabilidad de costes y de gestión.

 

Hasta la fecha existen muy pocas aplicaciones de sistemas expertos en el campo de la contabilidad de costes y de gestión, y la mayoría de ellas lo son solamente a nivel teórico (Akers et al., 1986; Bouche y Retour, 1986; Estrin, 1988; Shim y Rice, 1988; Böer, 1989a, 1989b; 1989c). En general, las aplicaciones desarrolladas en este dominio están compuestas por dos módulos: un módulo que realiza los cálculos por medio de la informática tradicional o con la ayuda de una herramienta de ayuda a la decisión (e.g., una hoja de cálculo electrónica, un programa estadístico, ...), y un módulo de sistema experto, que realiza los procesos de decisión de interpretación, comparación, diagnóstico, predicción etc. Una característica muy importante de estas aplicaciones es que son específicas para cada empresa y para cada tipo de problema dentro de la empresa. Otra característica importante de estos sistemas es su capacidad para leer archivos de datos y para enlazar con las bases de datos de la empresa, de forma que se pueda disponer de información rápida para poder tomar decisiones. A continuación, vamos a presentar una relación de algunos sistemas expertos famosos.

 

1) NOMBRE DEL          4) BREVE DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN    
SISTEMA 2)             Y DE LAS   CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL       
REFERENCIAS 3)         SISTEMA 5) HERRAMIENTA DE DESARROLLO             
EMPRESA O INSTITUCIÓN                                                   
1) BUCKS (Business     4) Ayuda a los controllers y directores a        
Control Knowledge      analizar el rendimiento de los proyectos de la   
System)  2) Brown y    división y las actividades de asesoría por       
Phillips, 1990.  3)    regiones. El sistema considera las diferencias   
Digital Equipment      medioambientales y de recursos entre las         
Corp. (DEC).           regiones de un país, así como las                
                       consecuencias a largo plazo de los cambios en    
                       la actuación a corto plazo. El sistema evalúa    
                       los ingresos operativos netos y el margen de     
                       contribución empresarial comparados con el       
                       presupuesto, y el margen de contribución         
                       empresarial en relación con los ingresos         
                       operativos netos. El sistema está integrado      
                       con otros sistemas expertos de DEC.              
1) Subsistema de       4) El ICOR es un gran sistema informático que    
Materiales del ICOR    contiene 11 subsistemas. Uno de cuyos módulos,   
(Integrated Capital    el Subsistema de Materiales es un sistema        
and Operations         experto que ayuda en la fijación de los          
Reporting) 2) Brown    precios de transferencia de los materiales de    
y Phillips 1990. 3)    la empresa EXXON. El sistema tiene tres bases    
EXXON. Adquirido de    de conocimiento que se utilizan para             
Atlantic Richfield     determinar los precios de transferencia          
Co., y adaptado y      adecuados para un inventario y un equipo que     
mejorado por           es trasladado de un lugar a otro, con o sin      
Andersen Consulting.   cambio de propiedad.                             
1) ICS (Integrated     4) Ayuda en la dirección y planificación         
Consulting System)     estratégica de las empresas en industrias        
2) Syed y Tse 1988.    caracterizadas por un alto grado de              
3) SRI                 diferenciación de productos y facilidades de     
International.         producción de productos múltiples. El objetivo   
                       fundamental del sistema consiste en analizar y   
                       predecir la competencia en las industrias,       
                       integrando los aspectos más relevantes del       
                       negocio, marketing, tecnologías y costes. El     
                       ICS es un sistema integrado formado por cuatro   
                       sistemas expertos. El sistema experto A          
                       realiza la evaluación de las necesidades del     
                       mercado y del poder del mercado. El sistema      
                       experto B realiza la evaluación de los           
                       objetivos de la empresa y de la cartera de       
                       mercado. El sistema experto C racionaliza la     
                       solución. Y, el sistema experto D identifica     
                       las estrategias adoptadas. 5) La base de datos   
                       y los procedimientos lógicos han sido            
                       desarrollados en QUINTUS PROLOG, y los           
                       procedimientos analíticos han sido               
                       desarrollados en lenguaje C.                     
1) INVENTORY EXPERT    4) Ayuda a los administradores del control de    
SYSTEM  2)             inventarios a organizar la información sobre     
Ghiaseddin et al.      la demanda de artículos y el aprovisionamiento   
1990.                  de los proveedores, con el fin de seleccionar    
                       la mejor política de gestión de inventarios,     
                       dadas las metas y objetivos de la empresa. El    
                       funcionamiento del sistema gira en torno a dos   
                       bases de conocimientos y una base de datos       
                       histórica: (1) la base de conocimientos del      
                       modelo de inventario, que contiene el            
                       conocimiento asociado con los parámetros de la   
                       demanda, aprovisionamiento y costes; (2) la      
                       base de conocimientos de solución, que           
                       contiene el conocimiento requerido para          
                       seleccionar un procedimiento de solución y       
                       ponerlo en práctica, y (3) la base de datos      
                       histórica, que contiene datos sobre la demanda   
                       de artículos, aprovisionamiento y costes. 5)     
                       Concha de sistema experto GURU. Tiene también    
                       un procedimiento de simulación escrito en        
                       lenguaje FORTRAN.                                
1) SECOCET  (Sistema   4) Es un sistema de soporte de decisión          
soporte de decisión    experto que ayuda en el control de costes y      
experto aplicado al    análisis de las desviaciones de los costes de    
control de costes de   una sección, en una empresa de fabricación de    
empresa de             ladrillos y tejas. La sección escogida para      
transformación)  2)    realizar el prototipo fue la de                  
Moreno et al. 1991;    carga-secadero-descarga como paso previo para    
Gallizo y Moreno       un estudio más amplio de todo el proceso         
1992.  3)              productivo. El sistema está formado por cuatro   
Universidad de         módulos. Los tres primeros módulos constituyen   
Zaragoza.              el sistema de ayuda a la decisión (SAD) y el     
                       cuarto módulo el sistema experto (SE). El        
                       primer módulo explica el proceso productivo de   
                       la empresa y los costes que intervienen en       
                       cada una de las secciones. El segundo módulo     
                       se utiliza para introducir los datos             
                       presupuestados y reales de cada uno de los       
                       componentes que intervienen en el proceso de     
                       producción. El tercer módulo calcula los         
                       costes y las desviaciones entre los datos        
                       presupuestados y los reales. El cuarto módulo    
                       es un SE que contiene el conocimiento            
                       especializado de un experto en control de        
                       costes y sirve para analizar y corregir las      
                       desviaciones más significativas entre los        
                       costes presupuestados y los costes reales. 5)    
                       Los tres primeros módulos, el SAD, están         
                       desarrollados en lenguaje C y el cuarto          
                       módulo, el SE, en Prolog.                        
1) XPR    2) Michel    4) Sirve para el diagnóstico de los sistemas     
1988.  3) Institut     de control de gestión. El sistema realiza un     
Superieur des          diagnóstico económico y financiero, y un         
Affaires (ISA) en      análisis técnico de los elementos de control     
Jouy-en-Josas.         de gestión. El sistema también se utilizó como   
                       medio de enseñanza utilizando un estudio de      
                       caso para hacer el diagnóstico de los sistemas   
                       de varias empresas. 5) Lenguaje Prolog.          
1) XVENTURE  (X por    4) Es un sistema experto multipropósito que      
sistema experto y      ayuda en la decisión de justificar las           
VENTURE por            inversiones en nuevas tecnologías de la          
justificación de       producción. El proceso de decisión del sistema   
empresa arriesgada)    se basa en un análisis heurístico sobre seis     
2) Sullivan y Reeve    cuestiones de justificación amplias: (1) las     
1988;    Koval 1989.   opciones de invertir de la gestión actual para   
                       un futuro crecimiento, (2) ajustar el plan de    
                       negocios estratégico de la compañía con su       
                       plan tecnológico, (3) modificar las prácticas    
                       de contabilidad para reflejar los cambios en     
                       los modelos de coste debido a los incrementos    
                       propuestos en la intensidad del capital, (4)     
                       acomodar la incertidumbre en el entorno del      
                       negocio y en la propia tecnología, (5)           
                       considerar los beneficios de mejorar la          
                       flexibilidad de la fabricación, la calidad y     
                       la productividad, y (6) valorar las              
                       comprobaciones tradicionales sobre las           
                       características de devolución de proyectos       
                       propuestos. 5) Programa EXPERT 4.            

 


5. Sistemas Expertos en C. Financiera

 

5.1. Características generales del dominio.

 

De acuerdo con el profesor Cañibano, la contabilidad financiera "tiene por objeto la preparación de los estados contables que informan sobre la renta y la riqueza de la empresa, para lo cual somete a tratamiento y análisis a cuantas transacciones se producen entre la citada unidad económica y el mundo exterior a ella" (Cañibano, 1982, p. 28). La contabilidad financiera tiene como objetivo principal la preparación de los estados financieros de la empresa, con el fin de suministrar la información que necesitan los distintos usuarios de la empresa sobre el resultado y el patrimonio de la empresa. Una característica muy importante de la contabilidad financiera es la estrecha vinculación que tiene con la legislación mercantil y contable, ya que está regulada por una serie de normas y principios de contabilidad generalmente aceptados, emitidos por el estado y por entidades de emisión de normas de contabilidad de reconocido prestigio (e.g., la SEC, el FASB, la AECA), que garantizan la homogeneidad y fiabilidad de la información contable frente a terceros.

 

5.2. Aplicaciones de sistemas expertos en el dominio de la contabilidad financiera.

 

La contabilidad financiera es el subdominio de la contabilidad en el que se han desarrollado menos sistemas expertos. Las aplicaciones que se han realizado se han centrado principalmente sobre los siguientes temas: normativa legal y principios contables, interpretación de la regulación contable, asesoramiento legal no fiscal, consolidación de estados contables, revisión analítica de los estados financieros, transacciones en moneda extranjera, diseño de sistemas de información contable, imputación contable, etc. En el siguiente cuadro se muestran algunos ejemplos de estos sistemas.

 

1)  NOMBRE DEL       4)  BREVE DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN   
SISTEMA 2)           Y DE LAS     CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL     
REFERENCIAS 3)       SISTEMA 5)  HERRAMIENTA DE DESARROLLO            
EMPRESA O                                                             
INSTITUCIÓN                                                           
1) AGGREGATE    2)   4) Ayuda a los contables en el diseño de los     
O'Leary 1987a        sistemas de información contable y de los        
                     estados financieros. 5) Lenguaje PROLOG.         
1) COMPTA  2)        4) Desarrollo teórico de un SE para realizar     
Gervais y            la imputación contable de una factura de         
Stepniewski, 1986;   ventas. 5) Lenguaje SNARK.                       
Stepniewski, 1987                                                     
1) CONSOLIDEX  2)    4) Es un prototipo de sistema experto para la    
Bonson y Orta,       interpretación de las normas sobre las cuentas   
1991.                anuales consolidadas de los grupos de            
                     sociedades, contenidas en los artículos 42 y     
                     siguientes del Código de Comercio Español. 5)    
                     Concha CRYSTAL.                                  
1) CONTA  2)         4) Es un prototipo de sistemas experto para      
Casamitjana 1991     realizar la imputación contable factura de       
                     ventas. 5) Concha GURU.                          
1) ELOISE (English   4) Es un sistema de indexación del lenguaje      
Language Oriented    inglés para detectar los conceptos y las ideas   
Indexing Systems     predefinidas en los estados notariales           
for EDGAR).   2)     otorgados por los accionistas para ser           
O'Leary 1987b; van   representados en las juntas, en conexión con     
Dijk y Williams,     la base de datos del EDGAR (Electronic Data      
1990.  3) Arthur     Gathering, Analysis and Retrieval).1 Tiene una   
Anderson & Co.,      base de conocimiento del lenguaje inglés, que    
por encargo de la    contiene el conocimiento sobre la gramática      
SEC (Securities      inglesa, estructura de las frases y              
and Exchange         significados de palabras y oraciones, y una      
Commission).         base de conocimiento de la SEC, que contiene     
                     conocimientos concretos sobre los ítemes para    
                     la SEC y también nomenclatura única para         
                     estados apoderados. 5) Lenguaje LISP.            
1) FSA (Financial    4) Realiza la revisión analítica de los          
Statement            registros de los estados financieros de una      
Analyzer)   2) Mui   compañía. El FSA examina documentos de todo      
y McCarthy 1987;     tipo, en papel o electrónicamente, presentados   
O'Leary 1987b;       por las empresas. El sistema permite             
Murray y Murray,     identificar el fraude en cualquier tipo de       
1988; van Dijk y     formato, pie de página o comentario al margen.   
Williams, 1990;      Realiza análisis de ratios, usando los           
Keyes, 1991  3)      informes anuales de las sociedades (10K) como    
Construido por       fuente de información. Entiende los balances     
Arthur Andersen &    de situación, las cuentas de pérdidas y          
Co. bajo contrato    ganancias y los pies de página. El FSA           
de la SEC durante    contiene el conocimiento contable necesario      
la fase piloto del   para comprender los estados financieros y el     
proyecto EDGAR       conocimiento financiero para realizar el         
(Electronic Data     análisis de ratios. El sistema tiene dos bases   
Gathering,           de conocimiento. La primera contiene el          
Analysis and         conocimiento contable y financiero, y la         
Retrieval) (ver el   segunda contiene las estructuras semánticas      
sistema ELOISE)      que dirigen el proceso de los pies de página.    
                     5) Concha KEE. Funcionando en máquinas Lisp de   
                     Symbolics.                                       
1) GRENSIDESE 2)     4) Asesoramiento legal sobre los contratos       
Gambling 1985;       gubernamentales no competitivos mantenidos con   
Arnold et al.        el Ministerio de Defensa Británico. 5) SHELLS    
1985; Connell 1987                                                    
1) LESSEE   2)       4) Es un prototipo de sistema experto para la    
Jih, 1991.           contabilidad de alquileres, de acuerdo con las   
                     Declaraciones de las normas de contabilidad      
                     financiera del FASB que afectan a la             
                     contabilización de los alquileres. 5) Concha     
                     GURU.                                            
1) PURPOOL    2)     4) Es un sistema experto basado en los           
Smith et al. 1991    principios de contabilidad generalmente          
                     aceptados para combinaciones empresariales. El   
                     sistema ayuda a determinar si la combinación     
                     de empresas debe tratarse como una compra o      
                     como un consorcio de intereses. El sistema       
                     evalúa 12 criterios de acuerdo con la Opinión    
                     n° 16 del APB "Combinaciones de   
                     empresas".  5) Concha VP-EXPERT.                 
1) (Sin nombre)      4) Prototipo de SE para la determinación de      
2) Bonson, 1991      los ajustes y eliminaciones en la elaboración    
                     del estado de origen y aplicación de fondos. 

 


6. Sistemas Expertos en Análisis Contable

 

6.1. Características generales del dominio.

 

De acuerdo con el profesor Urías, "el Análisis de Estados Financieros, utilizando ciertas técnicas, trata de investigar y enjuiciar, a través de la información contable, cuáles han sido las causas y los efectos de la gestión de la empresa para llegar a su actual situación y, así, predecir, dentro de ciertos límites ..., cuál será su desarrollo en el futuro, para tomar decisiones consecuentes". (Urías, 1992, p. 179). El análisis de estados financieros se puede dividir en tres fases: (1) examen, (2) análisis e interpretación, y (3) prescripción. En la primera fase, se realiza un examen o revisión de los documentos contables (i.e., balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estado de origen y aplicación de fondos, ...), utilizando para ello una serie de técnicas o procedimientos específicos, tales como: comparaciones de masas patrimoniales, porcentajes, números índices, ratios, tendencias, etc. A continuación, en la segunda fase, se analiza e interpreta la información obtenida en la etapa anterior, y se realiza un diagnóstico de la situación actual de la empresa y de la gestión realizada. Y, por último, en la tercera fase, se realizan unas predicciones y se indican los remedios o soluciones que se pueden aplicar con el fin de mejorar la situación futura. Además, todos estudios y análisis se suelen realizar desde tres ángulos diferentes: el análisis patrimonial, el análisis financiero, y el análisis económico. (Alvarez, 1990; Rivero Romero, 1990; Rivero Torre, 1991; Urías, 1992).

 

6.2. Aplicaciones de sistemas expertos en el dominio del análisis de estados financieros.

 

La mayoría de las aplicaciones de sistemas expertos desarrolladas en el campo del análisis de estados financieros están compuestas por dos módulos. Un módulo informático convencional, que realiza los cálculos por medio de la informática tradicional, o con la ayuda de una hoja de cálculo electrónica, y un módulo de sistema experto, que realiza los procesos de análisis e interpretación de los datos y de emisión del informe (normalmente por medio de un procesador de textos). En el cuadro siguiente se muestran algunos de estos sistemas.

 

1)  NOMBRE DEL         4)  BREVE DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN   
SISTEMA 2)             Y DE LAS     CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL     
REFERENCIAS 3)         SISTEMA 5)  HERRAMIENTA DE DESARROLLO            
EMPRESA O INSTITUCIÓN                                                   
1) AFIN (ANalisis      4) Realiza un analisis de los estados            
FINanciero de          financieros de una empresa, de acuerdo con el    
Balances)  2)          Plan General de Contabilidad Español de 1990.    
Instituto de           Estudia, para dos años consecutivos, los         
Ingeniería del         balances y cuentas de resultados, la memoria,    
Conocimiento 1992;     estado de origen y aplicación de fondos,         
Rodríguez 1991;        confecciona cuadros, y calcula ratios de la      
Fortuna Lindo en al.   tesorería, el endeudamiento, la rentabilidad     
1991.; Zaccagnini et   económica y financiera, etc. Presenta un         
al. 1992.  3)          informe del diagnóstico de la situación de la    
Instituto              empresa, indicando una serie de                  
Universitario de       recomendaciones para su mejora. 5) En            
Ingeniería del         ordenador personal: The Integrated Reasoning     
Conocimiento de        Shell (TIRS) Runtime. En ordenador central:      
Madrid.                Expert System Environment (ESE).                 
1) AIDE (Assistance    4) Ayuda en el diagnóstico de empresas de la     
Informátisée au        Central de Balances del Banco de Francia. La     
Diagnostic             base de reglas está formada por dos bloques:     
d'Entreprise)  2)      un bloque financiero, calculado sobre la         
Degos 1991.  3)        estructura del análisis de las empresas por la   
Central de Balances    Central del Balances, y un segundo bloque        
del Banco de Francia.  económico, centrado en la competitividad,        
                       crecimiento y estrategia. El sistema             
                       proporciona un informe estudiando la posición    
                       de la empresa, sus potencialidades, sus          
                       resultados y su estrategia. 5)                   
                       1° Lenguaje LISP,                 
                       2° Lenguaje APL.                  
1) ALFEX  2) Connel    4) ALFEX es un proyecto de construcción de       
1987; Prado 1991.      sistemas expertos, patrocinado por el Alvey      
3) Alvey Financial     Financial Community Club. El objetivo de este    
Community Club;        proyecto es crear sistemas expertos capaces de   
Helix Software         asesorar sobre la salud financiera de una        
Consultants y Expert   compañía, así como desarrollar bases de          
Systems                conocimiento y herramientas apropiadas para la   
International.         construcción de estos sistemas. Proporciona un   
                       informe sobre la salud financiera de la          
                       compañía, apoyado con gráficos, previsiones de   
                       ventas, ratios, análisis de sensibilidad, etc.   
                       5) Lenguaje PROLOG.                              
1) ANALYSIS   2)       4) Clasifica funcionalmente el balance y la      
D'hoeraene 1990.       cuenta de pérdidas y ganancias, calcula los      
3) CERG Finance.       flujos económico-financieros, la rentabilidad,   
                       el potencial de crecimiento, la gestión del      
                       activo económico, la solvencia la estructura     
                       financiera, cuadro de empleo-recursos.           
                       Presenta gráficos y un informe sobre la          
                       rentabilidad y política de financiación.         
1) ANIBAL  2) ERITEL   4) Ayuda a los analistas financieros a evaluar   
1991; Nuñez 1991;      la gestión comercial y financiera de la          
Fortuna et al. 1991.   empresa. Realiza un análisis patrimonial,        
3) ERITEL.             financiero y económico de la situación de la     
                       empresa, tanto desde un punto de vista           
                       estático como dinámico. Consta de dos módulos:   
                       el primero realiza el cálculo de ratios,         
                       gráficos, etc., y el segundo establece las       
                       conclusiones y presenta un informe del           
                       análisis, resaltando los puntos fuertes y        
                       débiles. 5) Concha ART-IM.                       
1) FINEX  2)           4) Ayuda en el análisis financiero de los        
Kerschberg y           estados financieros de una empresa en la         
Dickinson 1988a,       industria de venta al por mayor de petróleo.     
1988b;    Prado        El sistema calcula los ratios financieros        
1991.                  partiendo de los datos obtenidos de la cuenta    
                       de pérdidas y ganancias y del balance de         
                       situación. 5) El sistema consta de tres          
                       módulos: (1) una hoja de cálculo electrónica     
                       Lotus 1-2-3, (2) un programa BASIC, y (3) un     
                       programa escrito en micro-PROLOG.                
1) FINEXPERT /         4) Ayuda en el análisis de estados financiero    
FINEXPRO   FINESPRO    y en la producción de informes financieros. El   
es una versión más     sistema utiliza los más recientes avances en     
avanzada del           el análisis de estados financiero                
FINEXPERT (Degos,      desarrollados por el Departamento de Finanzas    
1991).  2) Schaefer    del Centre d'Enseignement Supérieur des          
1987;   D'hoerane      Affaires (CESA) de Francia. El sistema realiza   
1990;    Degos 1991;   un análisis de los estados financieros en tres   
Prado 1991.  3)        categorías: análisis de la rentabilidad de la    
Experteam.             empresa, análisis de su estrategia financiera    
                       y análisis de los riesgos inherentes a su        
                       explotación. Emite un informe sobre la gestión   
                       financiera de la empresa, indicando los puntos   
                       fuertes y débiles y las sugerencias para su      
                       mejora.  5) PERSONAL CONSULTAN PLUS, en          
                       conexión con la hoja de cálculo MULTIPAN (la     
                       versión avanzada FINEXPRO puede utilizar el      
                       MULTIPLAN, el LOTUS 1-2-3 o el SYMPHONIE).       
1) FSA (Financial      4) Realiza la revisión analítica de los          
Statement Analyzer).   estados financieros de una empresa en la fase    
2) Mui y McCarthy      de familiarización del proceso de toma de        
1987. 3) Arthur        decisiones del análisis de estados               
Andersen & Co., por    financieros. El sistema realiza un análisis de   
encargo de la SEC      ratios usando las cuentas e informes anuales     
(Securities and        que las sociedades americanas tienen que         
Exchange Commission)   presentar a la SEC. El sistema incorpora         
de EE.UU., durante     técnicas de lenguaje natural para analizar los   
la fase piloto del     textos de los balances, cuentas de pérdidas y    
proyecto EDGAR         ganancias, y pies de página que les acompañan.   
(Electronic Data       Esta pensado para conectar con la base de        
Gathering, Analysis,   datos del EDGAR. 5) Lenguaje LISP.               
and Retrieval). (ver                                                    
[[section]] también                                                     
5.2)                                                                    
1) PRÉFACE-EXPERT      4) Es un sistema experto de previsión            
(Progiciel             financiera. El Préface-Expert funciona en        
d'Expertise            conexión con el módulo Préface-Tableur. El       
Financière en          Préface-Expert partiendo de los datos            
d'Analyse pour la      generados por la hoja de cálculo y por el        
Création               Préface-Tableur (i.e., cuadros, ratios, umbral   
d'Enterprises).  2)    de rentabilidad, fondos de rotación,             
Senicourt 1987;        estructura de los costes, ...) analiza la        
D'Hoeraene 1990.  3)   estructura y rentabilidad de la explotación,     
Ordimega.              las tendencias de tesorería, rentabilidad de     
                       los capitales, estructura de las                 
                       financiaciones, cuentas previsionales, etc.      
                       Posteriormente se han añadido dos módulos más:   
                       El Préface-Eao y el Préface-Synthèse. El         
                       Préface-Eao presenta definiciones precisas       
                       comentadas y gráficos. El Préface-Synthèse       
                       produce un informe detallado de                  
                       aproximadamente 20 páginas con los datos,        
                       apreciaciones y sugerencias del sistema          
                       experto en tres capítulos: explotación,          
                       balance y tesorería. 5) El Préface-Expert se     
                       desarrolla bajo la concha GURU, en conexión      
                       Lotus 1-2-3.                                     
1) SAGE  2) Sanz       4) Realiza el análisis financiero y de gestión   
Portell 1991. 3)       de empresas. Analiza los estados financieros y   
Banco Bilbao Vizcaya   los datos cualitativos de las empresas y emite   
y Sema Group System.   un informe sobre la calidad financiera y de      
                       gestión de la empresa. 5) Concha ADS (Aion       
                       Development System).                             
1) SYMEDE   2)         4) Es un sistema de diagnóstico de empresa       
Fredouet 1988,         multidisciplinario compuesto por tres módulos:   
Degos 1991.            el módulo jurídico, el módulo económico y el     
                       módulo financiero. El módulo de diagnóstico      
                       jurídico analiza la política patrimonial,        
                       contractual y social de la empresa; el módulo    
                       de diagnóstico económico trata de los aspectos   
                       estratégicos de la situación de la empresa, y    
                       el módulo de diagnóstico financiero analiza la   
                       actividad de las ventas y del sector             
                       productivo, la rentabilidad y la estructura      
                       financiera a largo y corto plazo.  5) Concha     
                       GURU.                                            
1) VENTUREEXPERT 2)    4) Realiza un diagnóstico financiero de la       
D'Hoeraene 1990. 3)    empresa. Realiza análisis de rentabilidad,       
Experteam.             análisis de estrategias financieras y análisis   
Comercializado en      de riesgo. Emite un informe sobre la gestión y   
España por Regisdata   los planes de acción a emprender.                
SA                                                                  

 


7. Sistemas Expertos en Planificación

 

7.1. Características generales del dominio.

 

El entorno financiero actual es muy complejo y ha sufrido importantes cambios en los últimos tiempos (e.g., inflación, integración de la economía a nivel mundial, liberalización de la economía y de los mercados financieros, gran variedad de productos financieros, aumento de la presión fiscal y cambio continuo de su legislación, ...). Debido a esta complejidad, las empresas y los individuos demandan, cada vez más, servicios de asesoramiento financiero que les permitan llevar una adecuada política de inversiones y de planificación financiera.

Dentro de la Economía Financiera de la Empresa, hay una rama que se encarga específicamente de los problemas de inversión y financiación empresarial. Esta disciplina, conocida en el área anglosajona con el nombre de Financial Management, se suele denominar en España con el nombre de Dirección (Administración o Gestión) Financiera. A su vez, dentro de esta última disciplina, existen otras ramas importantes, que se refieren a aspectos concretos, como por ejemplo: el Análisis de Inversiones, o Presupuesto de Capital (Capital Budgeting) es su acepción más moderna, que trata en general todos los problemas relacionados con las inversiones empresariales; el Análisis Financiero, que trata de analizar los problemas de carácter financiero producidos como consecuencia de dichas inversiones, y la Planificación Financiera, que estudia la planificación a corto, medio y largo plazo de la financiación de las inversiones realizadas (Suárez, 1991). En el presente trabajo nos vamos a centrar únicamente en el área de la Planificación Financiera, pues la mayoría de los sistemas expertos se centran especialmente en resolver los problemas de esta disciplina, aunque también citaremos algún sistema relacionado con el Análisis Financiero y la Análisis de Inversiones, campos éstos que están estrechamente relacionados con la Planificación Financiera.

La planificación financiera empresarial es aquella parte de la planificación empresarial que trata de los aspectos financieros de la empresa, aunque sin olvidar sus aspectos no financieros (Suárez, 1991, p. 608). Por otra parte, por analogía con la empresa, la planificación financiera también puede realizarse a nivel personal, dando lugar a la planificación financiera personal, que abarca, entre otras, las siguientes materias: planificación de inversiones, planificación fiscal, gestión de patrimonios, planificación de seguros, planificación de la jubilación, gestión de tesorería, gestión de deudas, etc.

La planificación financiera, el análisis de financiero, y el análisis de inversiones requieren una metodología muy específica. Entre las materias, métodos o procedimientos que se utilizan en estas disciplinas hay que destacar, por ejemplo: los flujos netos de caja, las tasas de rendimiento interno, el plazo de recuperación de la inversión, la deflación de los valores actuales, los árboles de decisión, el análisis bayesiano, los modelos de simulación, la programación lineal y la programación dinámica, el análisis de sensibilidad, la valoración de activos, el coste del capital, el riesgo económico y financiero, análisis de balances y cálculo de ratios, presupuestos, etc. (Suárez, 1991; Fernández, 1991).

 

7.2. Aplicaciones de sistemas expertos en el dominio del planificación y análisis financiero.

 

Para resolver las tareas citadas en el apartado anterior, desde hace ya bastante tiempo, se ha venido utilizando la programación convencional; sin embargo, ésta no permite considerar un componente subjetivo muy importante: el juicio profesional del analista. Este aspecto es difícil de cuantificar en modelos matemáticos, ya que se basa, la mayoría de las veces, en conocimientos heurísticos, exclusivos del experto, adquiridos por éste, personalmente, tras muchos años de experiencia al tratar de resolver de forma sucesiva un problema. La tecnología de los sistemas expertos es muy útil para este tipo de tareas, ya que permite la utilización del conocimiento heurístico y del buen saber hacer de los analistas y planificadores financieros.

La mayoría de las aplicaciones de sistemas expertos desarrolladas en el campo del planificación y análisis financiero contemplan estos aspectos, y, normalmente, están compuestos por dos módulos: (1) un módulo que realiza los cálculos por medio de la informática tradicional o cualquier otro tipo de herramienta de ayuda a la decisión (e.g., hoja de cálculo, sistemas de simulación, modelos de optimización, etc.), y (2) el módulo de sistema experto propiamente dicho, que realiza los procesos de análisis e interpretación de los datos y de emisión del informe (normalmente por medio de un procesador de textos). También es importante resaltar que los sistemas expertos de planificación financiera y análisis financiero son los sistemas expertos que han alcanzado un alto nivel de desarrollo, contradiciendo la opinión de que los sistemas expertos se refieren a dominios muy pequeños; tal vez porque la naturaleza de la información financiera es cualitativa y muy formalizada, y existe un marco teórico bastante desarrollado que permite tratar con un amplio grupo de variables de una forma sistemática (Connell, 1987, p. 225). A continuación, vamos a presentar una relación de algunos sistemas expertos famosos.

 

1)  NOMBRE DEL       4)  BREVE DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN   
SISTEMA 2)           Y DE LAS     CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL     
REFERENCIAS 3)       SISTEMA 5)  HERRAMIENTA DE DESARROLLO            
EMPRESA O                                                             
INSTITUCIÓN                                                           
1) AAFINPLAN (Se     4) Proporciona a las empresas clientes de        
trata de una         Arthur Andersen orientación financiera para      
versión modificada   sus empleados. El sistema, de acuerdo con la     
del sistema          información recibida de cada empleado (i.e.,     
PLANMAN)  2)         ingresos, estado civil, hijos, impuestos,        
Phillips et al.      planes de jubilación, ...) elabora un informe    
1991. 3) Arthur      sobre las sugerencias de planificación           
Andersen & Co.       financiera para cada individuo.                  
1) Capital           4) Ayuda a los directores de departamentos de    
Investment System    Texas Instruments a preparar los informes        
2) Brown y           utilizados para tomar decisiones sobre           
Phillips 1990.  3)   inversiones relacionadas con la adquisición de   
Texas Instruments.   equipos. Describe las exigencias legales,        
                     incluyendo la reglamentación sobre el impacto    
                     medioambiental. Calcula los flujos de caja y     
                     el retorno de la inversión.                      
1) CASHVALUE   2)    4) Sirve para evaluar proyectos de inversión.    
Ash 1985;            Los usos potenciales del sistema incluyen:       
Connell 1987.        inversiones del proyectos, ampliación de las     
3) Desarrollado      operaciones existentes, programas de reducción   
por Heuros           de costes, adquisiciones, nuevos negocios        
Development Ltd. y   arriesgados y valoración de compañías. Utiliza   
distribuido por      una metodología de flujos de caja descontados    
Hoskyns.             para valorar las inversiones. Al final de la     
                     sesión el sistema proporciona un informe de      
                     evaluación del proyecto de inversión             
                     indicando: los flujos de caja netos después de   
                     impuestos, subvenciones, cálculos de             
                     impuestos, ajustes de capital circulante,        
                     efectos sobre la liquidación de final de año,    
                     la evaluación de los riesgos, etc. La            
                     información se puede presentar también en        
                     forma gráfica y en hojas de cálculo para         
                     producir un análisis de sensibilidad. 5)         
                     Lenguaje BASIC.                                  
1) Client            4) Ayuda a los planificadores financieros a      
Profiling System     realizar la planificación financiera personal    
2) Brown 1988;       para individuos con rentas medias, entre         
Phillips et al.      25.000 $ y 80.000 $. El sistema usa un           
1991.  3) APEX       cuestionario del cliente que puede prepararse    
(Applied Expert      con ayuda de la institución financiera o por     
Systems).            el empleado. El cuestionario está formado por    
                     datos financieros y se centra en los objetivos   
                     del cliente.                                     
1) FAME   2) Brow    4) Genera planes financieros para los clientes   
1988;    Brown y     interesados en la compra, compra condicional o   
Phillips 1990.  3)   alquiler de ordenadores centrales. El sistema    
International        considera los costes operativos, las             
Business Machines    desgravaciones fiscales de la amortización,      
(IBM).               los costes de los programas y el coste de los    
                     contratos de mantenimiento. El sistema ayuda     
                     también a determinar el tratamiento contable     
                     correcto. Proporciona análisis de sensibilidad.  
1) MANAGEMENT        4) Asesora a los contables y directores          
ADVISOR              financieros de una gran empresa sobre la         
(anteriormente se    planificación del análisis de inversiones y la   
llamaba FINANCIAL    asignación de capital. También da consejos       
ADVISOR) (Mockler,   sobre fusiones o uniones de empresas,            
1989; Brown,         adquisiciones, decisiones de capacidad,          
1988). 2) Bailey     control de costes, etc. Está basado en el        
1985; Michaelsen y   método de los flujos de caja descontados.  5)    
Michie 1986;         Lenguaje LISP.                                   
Connell 1987;                                                         
Brown 1988. 3)                                                        
Sloan School of                                                       
Management del MIT.                                                   
1) Objective         4) Ayuda en la planificación financiera          
Financial Systems    personal para personas de renta media, con       
2) Brown 1988;       rentas inferiores a 30.000$. El sistema          
Phillips et al.      produce bien un plan financiero global o         
1991.  3)            módulos por separado, que abordan la             
Objective            planificación de jubilaciones, provisión de      
Financial Systems,   fondos para educación, gestión de deudas,        
Inc.                 gestión de seguros y riesgos, planificación de   
                     seguros de vida, planificación patrimonial,      
                     gestión de vivienda, presupuestos e              
                     inversiones, etc.                                
1) Personal          4) Proporciona a las empresas clientes de        
Financial Analysis   Price Waterhouse orientación financiera para     
2) Phillips et al.   sus empleados. El sistema, en base a la          
1991.  3) Price      información recibida de la situación familiar    
Waterhouse.          y económica de los empleados (i.e., ingresos,    
                     impuestos, inversiones, estado civil,            
                     objetivos financieros especiales, tales como     
                     la financiación de la jubilación y la            
                     educación de los hijos, ...), elabora un         
                     informe de 40 a 50 páginas que da sugerencias    
                     para la gestión de activos, estrategias de       
                     inversión, estrategias para el ahorro fiscal,    
                     planificación para ahorros en educación,         
                     necesidades de seguros de vida, ahorros para     
                     la jubilación, etc.                              
1) PFPS (Personal    4) El PFPS es un sistema integrado de            
Financial Planning   planificación financiera personal que abarca     
System)  2)          la planificación de inversiones, planificación   
Phillips et al.      de deudas, planificación de jubilaciones,        
1991.  3) Chase      planificación educativa, seguros de vida,        
Lincoln First Bank   recomendaciones presupuestarias, planificación   
y Arthur D.          del impuesto sobre la renta, etc. El sistema     
Little, Inc.         proporciona informes detallados de 75 a 150      
                     páginas para empleados de toda la gama de        
                     ingresos.                                        
1) PLANMAN   2)      4) Ayuda a los planificadores financieros        
McKell y Jenkins     profesionales en la planificación financiera     
1988;    Brown       personal. El sistema produce planes globales o   
1988;    Phillips    modulares. El sistema puede realizar análisis    
et al. 1991.  3)     de los siguientes módulos: (1) impuesto sobre    
Sterling Wentworth   la renta y planificación del flujo de caja,      
Corporation.         (2) gestión de deudas y de carteras de           
                     valores, (3) gestión del crecimiento del         
                     patrimonio (e.g., planes de jubilación,          
                     planificación educativa, ...), (4)               
                     planificación de propiedades, (5) gestión de     
                     riesgos (e.g, análisis y planificación de        
                     seguros e incapacidades). El sistema permite     
                     análisis "qué-si", y proporciona una amplia      
                     gama de informes y de gráficos. 5) Lenguaje C.   
1) PLANPOWER         4) Ayuda a los planificadores financieros de     
2) Stansfield y      empresas bancarias y de contabilidad en la       
Greenfeld 1987;      planificación financiera global total, tanto     
Connell, 1987;       para los clientes individuales como para         
Brow 1988.     3)    sociedades. El sistema asesora sobre múltiples   
Applied Expert       áreas: asesoramiento fiscal, incluyendo las      
Systems, Inc.        inversiones y la gestión de patrimonios, así     
(APEX)               como los planes de jubilación, gestión del       
                     riesgo, gestión de tesorería y de créditos,      
                     etc. El sistema proporciona a los clientes       
                     planes financieros, que oscilan entre una        
                     extensión de 20 a 120 páginas, con más de 40     
                     figuras formadas por tablas y gráficos. La       
                     documentación de un plan financiero contiene:    
                     (1) un diagnóstico de la situación del           
                     cliente, (2) las acciones recomendadas que       
                     deberían ser tomadas, (3) la explicación y       
                     razonamiento de estas acciones, y (4) la         
                     información sobre los fundamentos relevantes     
                     sobre las materias financieras. Permite          
                     realizar análisis de sensibilidad. 5) Lenguaje   
                     LISP.                                        

 


8. Conclusiones

 

Es evidente que los sistemas expertos son ya una realidad en el campo de la contabilidad, especialmente en aquellas tareas que se requiere del juicio profesional para tomar decisiones. La utilización de estos sistemas expertos en contabilidad va a reportar importantes ventajas para la misma. Entre los principales beneficios, hay que destacar los siguientes: (1) conservación del conocimiento de los expertos dentro de la empresa, (2) réplica y distribución del conocimiento experto dentro de la empresa, (3) aumento de la capacidad de los expertos para manejar grandes volúmenes de datos y realizar análisis complejos, (4) mejora de la calidad de los trabajos profesionales y disminución del tiempo de ejecución de los mismos, (5) asesoramiento flexible en la toma de decisiones, (6) comprensión más profunda del conocimiento de los expertos, (7) perfeccionamiento de la productividad del personal, (8) aumento de los servicios ofrecidos por las empresas, y (9) utilidad como herramienta pedagógicas y de formación del personal, para transmitir el conocimiento de los expertos a los nuevos contables. El uso de los sistemas expertos también va a producir importantes cambios en las empresas y organizaciones. A título de ejemplo se pueden citar: (1) alteraciones en la forma de estructurar y organizar los procedimientos administrativos y contables en las tareas no estructuradas, (2) variaciones de personal en los distintos lugares y funciones de la empresa, (3) transformación de los hábitos de los directivos y profesionales, etc. Hay que indicar, también, que el uso de los sistemas expertos va a producir importantes implicaciones de responsabilidad legal y de responsabilidad ética, pues muchas de las decisiones que se tomen, como resultado de las respuestas dadas por un sistema experto, pueden perjudicar a terceros y tener consecuencias sociales o éticas importantes.

La aplicación de los sistemas expertos en contabilidad permite cubrir un hueco muy importante en el desarrollo de la misma. Con la aparición de estos sistemas se ha cerrado una etapa en el desarrollo teórico y práctico de la contabilidad, en la que predominaba la informatización de las tareas estructuradas, por medio de los programas informáticos convencionales, pero que resultaba insuficiente en el entorno actual, donde se requiere, además, que se puedan informatizar las tareas no estructuradas. Es decir, con la utilización de los sistemas expertos en contabilidad se ha podido pasar del simple tratamiento de la información al tratamiento del conocimiento, factor fundamental en los procesos de toma de decisiones de los contables. También es conveniente resaltar que el desarrollo de los sistemas expertos ha cambiado sustancialmente la metodología de investigación en contabilidad, pues ha pasado de ser una investigación individual a una investigación en equipo y multidisciplinar, ya que el desarrollo de estos sistemas requiere la colaboración estrecha de científicos de diversas disciplinas, y son necesarias, además, grandes inversiones materiales. Por lo tanto, los sistemas expertos además de proporcionar importantes ventajas para la profesión contable también prometen interesantes perspectivas de cambio de su marco conceptual y de las aplicaciones profesionales.

 

 


9. Bibliografía

 

 

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