Proyecto EDI en operadores logísticos y sector transporte. Extracto de AECOC (http://www.aecoc.es)
La creciente subcontratación de los servicios logísticos ha puesto de manifiesto la necesidad de agilizar el intercambio de información entre los Operadores Logísticos y Transportistas y sus clientes, con el fin de acortar ciclos de entrega, optimizar los movimientos logísticos, mejorar el nivel de notificación sobre stocks y el servicio al cliente, etcétera.
A raíz de esta clara necesidad de comunicación ágil entre los Operadores Logísticos y sus clientes, algunos Operadores Logísticos desarrollaron sistemas de comunicación electrónica particulares, tanto en lo que respecta a la estructura de los datos intercambiados como en las redes de comunicación. Inmediatamente las empresas contratantes de Operadores Logísticos se vieron obligadas a utilizar distintos sistemas de comunicación para una misma finalidad, con el consiguiente coste de implantación y mantenimiento de las aplicaciones informáticas.
El EDI apareció como la gran solución para evitar esta proliferación de sistemas particulares de comunicación. Por ello, AECOC, con la colaboración de empresas Fabricantes, Distribuidores detallistas y Operadores Logísticos, decidió promover la implantación del EDI en este ámbito, dotando a los Operadores Logísticos y sus clientes de un sistema estándar y universal para el intercambio de información.
A tal efecto se constituyó un grupo de trabajo, cuya primera tarea fue definir claramente el flujo de documentos necesario para cubrir las necesidades de intercambio de información entre los Operadores Logísticos y sus clientes. A continuación se inició la estandarización de los documentos necesarios: "Instrucción de Despacho", "Situación de Despacho", "Información de Stocks", "Aviso de Expedición" y "Confirmación de Recepción".
Este manual contiene las Guías desarrolladas por AECOC para la Implantación del Estándar EDI EANCOM en el Sector de Operadores Logísticos y Transporte.
Las Guías de Implantación EANCOM están desarrolladas, mantenidas y distribuidas exclusivamente por AECOC, por lo que su ámbito de aplicación es sectorial y nacional.
Las Guías de Implantación EDI EANCOM son una recomendación para el uso de un mensaje EANCOM en un sector determinado. Han sido desarrolladas por un grupo de trabajo dirigido por AECOC y compuesto por las Empresas más significativas del sector. Se deben entender como un conjunto de guías y reglas estándar que recogen prácticas que tienen lugar en el marco de las relaciones entre interlocutores. Por tanto, son simplificaciones de EANCOM que ayudan a hacerlo más comprensible y no constituyen una normativa en sí mismas, sino que forman una recomendación para el uso de los mensajes EANCOM. En cada guía se describe con detalle cómo se intercambian el documento involucrado mediante el mensaje EANCOM.
El estándar EDI adoptado por AECOC es EANCOM, por lo que la aplicación de las Guias de Implantación es voluntario, de mutuo acuerdo entre los interlocutores. AECOC recomienda el uso de las Guías de Implantación como acuerdo para el uso de los mensajes EANCOM, pero si cualquier empresa requiere unas prestaciones no contempladas en las Guías, puede basarse en los mensajes EANCOM completos. Este es el caso de los intercambios internacionales, donde se utilizan los mensajes EANCOM completos.
En el sector de Operadores Logísticos y Transporte encontramos tres figuras principales: Consignador, Operador Logístico o Transportista, y Consignatario.
La relación entre Operador/Transportista y Cliente se rige por las prácticas que tienen lugar en las relaciones comerciales/logísticas en el Sector de Operadores Logísticos y Transporte.
Existen unos documentos que se deben intercambiar los interlocutores como paso previo. Estos documentos son el Catálogo de Productos y Precios (PRICAT), que permite al Proveedor informar a su Operador Logístico de los productos que este último almacena, así como sus características y la información de la cadena logística, (y la Declaración de Punto Operacional (PARTIN), para informar de la Empresa, departamentos, ubicaciones y funciones que realizan).
Una vez los interlocutores disponen de las informaciones básicas para el intercambio EDI, se intercambian los diferentes documentos que se describen en los apartados siguientes.
La relación con otras figuras como el distribuidor se describe en las guías de implantación específicas del sector.
El Flujo de las Guías de Implantación contenidas en este manual es el siguiente:
2. LAS GUÍAS DE IMPLANTACIÓN
Las Guías de Implantación contenidas en este manual permiten intercambiar los siguientes documentos:
2.1 Catálogo de Productos y Precios (PRICAT 97.1)
El documento Catálogo de Productos y Precios lo envía el proveedor a su Operador Logístico. El documento se utiliza como un catálogo o lista de productos del proveedor o como un aviso anticipado sobre determinados cambios en la línea de productos. El catálogo incluirá información descriptiva, logística (y financiera) sobre cada producto. El documento puede indicar sólo información general sobre los productos, válida para todos los interlocutores o proporcionar para un cliente determinado su información específica sobre productos, que incluya condiciones específicas de precios sólo válidas para él.
Cada producto del catálogo tiene asignado un número normalizado EAN, que será utilizado por los interlocutores del proveedor en las transacciones futuras. El mensaje deberá ser reenviado cuando haya cambios, eliminaciones o adiciones de productos del proveedor.
El documento Catálogo de Productos y Precios puede ser utilizado también por los proveedores para alimentar un catálogo centralizado de productos, haciendo que la información esté así a disposición de todas las partes interesadas.
El documento Catálogo de Productos y Precios se transmite según la Guía de Implantación PRICAT 97.1, basado en el mensaje EANCOM PRICAT EAN006 (directorio EDIFACT d.96A).
2.2 Aviso de Expedición (DESADV 95.2)
El documento Aviso de Expedición especifica detalles sobre las mercancías enviadas bajo condiciones acordadas previamente entre interlocutores con la función de avisar al consignatario del contenido detallado de una expedición. El documento está relacionado con un único lugar de un expedidor que envía mercancías a un lugar de destino. El documento permite al consignatario conocer qué mercancías han sido enviadas y cuándo, sirviéndole para preparar la recepción de las mercancías y para contrastar la expedición con el pedido o pedidos correspondientes.
El Aviso de Expedición puede ser enviado bien para la entrega inicial de mercancías correspondiente a un pedido o bien para la devolución de mercancías.
El documento Aviso de Expedición se transmite según la Guía de Implantación DESADV 95.2, basado en el mensaje EANCOM DESADV EAN004 (directorio EDIFACT d.93A).
2.3 Confirmación de Recepción (RECADV 95.2)
El mensaje Confirmación de Recepción especifica detalles sobre las mercancías recibidas bajo condiciones acordadas previamente entre interlocutores con la función de avisar al expedidor de los contenidos recibidos con respecto a una expedición. El mensaje está relacionado con un único lugar de recepción y un único lugar de origen del envío y puede cubrir múltiples artículos, paquetes o pedidos. El mensaje permite al expedidor conocer qué mercancías han sido recibidas o no recibidas en relación con el pedido original y cuáles de éstas mercancías han sido aceptadas o rechazadas. Esta información permite al expedidor preparar la correspondiente factura para el cliente.
El documento Confirmación de Recepción se transmite según la Guía de Implantación RECADV 95.2, basado en el mensaje EANCOM RECADV EAN002 (directorio EDIFACT d.93A).
2.4 Instrucción de Despacho (INSDES 97.1)
El mensaje Instrucción de Despacho lo envía una parte (por ejemplo el comprador o el proveedor) a otra parte (por ejemplo: un operador logístico) que tiene el control sobre las mercancías pedidas, proporcionándole instrucciones para enviar o recoger una expedición según las condiciones especificadas en el mensaje. El mensaje puede ser utilizado para identificar los lugares de entrega, identificar las fechas en que deberá efectuarse el envío, indicar que la expedición está sujeta a pago una vez se efectúa el envío, etc.
Dado que la tercera parte proveedora de los servicios está fuera del proceso o ciclo de pedido normal del comprador y proveedor, el mensaje Instrucción de Despacho puede utilizarse por el comprador o proveedor para informar a la tercera parte proveedora del servicio sobre los datos especificados en el pedido necesarios para la correcta expedición de las mercancías, por ejemplo: las condiciones de entrega, los equipamientos de transporte necesarios para la expedición y así permitir a dicho operador logístico la preparación de un Aviso de Expedición adecuado en nombre del comprador o del proveedor. Asimismo, también permite al operador generar el albarán de entrega a partir del mensaje recibido, existiendo una recomendación para el formato del mismo (ver Anexos).
El documento Instrucción de Despacho se transmite según la Guía de Implantación INSDES 97.1, basado en el mensaje EANCOM INSDES EAN001 (directorio EDIFACT d.96A).
2.5 Situación de Despacho (OSTRPT 97.1)
El mensaje Situación de Despacho puede ser utilizado por un operador logístico para informar sobre la situación de una o mas Instrucciones de Despacho previamente transmitidas. Este mensaje puede ser enviado como un informe transmitido a intervalos regulares o en el momento en que haya cambios en el estado del mismo, según un acuerdo previamente establecido entre las partes.
El documento Situación de Despacho se transmite según la Guía de Implantación OSTRPT 97.1, basado en el mensaje EANCOM OSTRPT EAN002 (directorio EDIFACT d.96A).
2.6 Información de Stocks (INVRPT 97.1)
El mensaje Información de Stocks se envía entre las partes interesadas para especificar información relacionada con los inventarios de una localización. Todas las mercancías detalladas en la Información de Stocks habrán sido previamente identificadas en el mensaje Catálogo de Productos y Precios. Pueden identificarse diferentes clases de stocks. El mensaje se puede utilizar para informar sobre el stock en un momento dado (foto fija), sobre entradas/salidas en un determinado periodo y sobre ajustes de stocks.
El documento Información de Stocks se transmite según la Guía de Implantación INVRPT 97.1, basado en el mensaje EANCOM INVRPT EAN004 (directorio EDIFACT d.96A).
2.7 Instrucción de Transporte Múltiple (IFCSUM 97.1)El mensaje Instrucción de Transporte Múltiple lo envía la parte que emite una instrucción para múltiples expediciones (el equivalente a múltiples mensajes Instrucción de Transporte) bajo las condiciones acordadas, a la parte que organiza los servicios de transporte y envío.
El mensaje culmina en un contrato de transporte para múltiples expediciones, principalmente destinado a propósitos administrativos. Será un mensaje del expedidor al transportista o gestor del transporte que contendrá los detalles finales de las expediciones implicadas.
El documento Instrucción de Transporte Múltiple se transmite según la Guía de Implantación IFCSUM 97.1, basado en el mensaje EANCOM IFCSUM EAN001 (directorio EDIFACT d.96A).
2.8 Situación de Transporte (IFTSTA 97.1)
El mensaje Situación de Transporte permite el intercambio de información sobre la situación del movimiento físico de las expediciones o mercancías en cualquier punto o momento dentro de la cadena total del transporte. El mensaje puede enviarse según una pauta regular en momentos pre-establecidos, cuando sucedan uno o varios eventos determinados o cuando suceda algo excepcional, según se acuerde entre las partes involucradas.
El documento Situación de Transporte se transmite según la Guía de Implantación IFTSTA 97.1, basado en el mensaje EANCOM IFTSTA EAN002 (directorio EDIFACT d.96A).
2.9 Documento de Texto Libre (GENRAL 97.1)
El Documento de Texto Libre puede ser utilizado para enviar informaciones requeridas para las cuales no existe un documento normalizado específico. Fue diseñado inicialmente para permitir la transmisión temprana de pruebas entre nuevos interlocutores EDI o para transmitir texto que complementara o aclarara otros documentos EDI normalizados previamente transmitidos.
El documento de Texto Libre se transmite según la Guía de Implantación GENRAL 97.1, basado en el mensaje EANCOM GENRAL EAN003 (directorio EDIFACT d.96A).
 Citar como: Serrano Cinca
C.
(2013): "La Contabilidad
en la Era del Conocimiento",
[en línea] 5campus.org, Sistemas Informativos Contables
<http://www.5campus.org/leccion/introduc> [y añadir
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