1) ¿Qué es el EDI?

Transmitir electrónicamente documentos contables entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado

El EDI es una forma de Comercio electrónico Empresa a Empresa (B2B).

Si la empresa dispone de algún sistema de Intercambio Electrónico de Datos o EDI la captura de datos puede mecanizarse en buena parte, ya que los datos se introducen una única vez en el sistema de información del cliente al realizar un pedido y de ahí pasan automáticamente al sistema de información del proveedor.

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2) ¿Cómo se simplifica la captura de datos con EDI?

Las empresas que hacen EDI simplifiacn la captura de datos. Para hacernos una idea es como un programa de correo electrónico sólo que estamos enviando pedidos, facturas, etc. en un formato normalizado, que "entienden" los ordenadores. No hace falta volver a meter los datos dos veces.

El siguiente ejemplo, tomado de un programa de EDI, nos muestra el proceso que sigue una empresa que ha recibido un pedido de otra empresa y tiene la opción de visualizarlo, descargarlo, generar la factura, etc.

1) El cliente realiza el pedido en un formato normalizado:

2) El proveedor recibe el pedido en un formato normalizado y además de visualizarlo, puede exportarlo para introducirlo en su sistema de información contable.

La implantación de sistemas como el EDI puede suponer unos ahorros muy importantes Actualmente, "una operación de importación o exportación, en la que uno de los participantes esté fuera de la Unión Europea, puede llegar a necesitar la intervención de 30 intermediarios diferentes, 60 documentos originales con 400 copias que deben ser preparadas, controladas, transmitidas e introducidas en los distintos sistemas de información", recuerda Manuel Pereira, presidente de Simpro España. Toda esta burocracia "tiene un coste elevadísimo, entre 8 y 10% del valor de la mercancía, siendo superior incluso al arancel promedio en el comercio mundial y que, con la firma del acuerdo del GATT se situará alrededor del 6%. Esta situación, inadmisible, exige la reforma de la forma tradicional de operar, sacando del comercio internacional al papel y sustituyéndolo por mensajes EDI (Intercambio Electrónico de Documentos), lo que podrá, según cálculos de la ONU, traer a la economía mundial unos ahorros mundiales, nada despreciables, de unos 100.000 millones de dólares.

El EDI, no sólo supone mejora en velocidad sino que puede implicar cambios en la forma de trabajar Es muy citado el caso de la cadena de supermercados de juguetes Child World, consiguió que uno de sus mayores proveedores, Fisher Price, le concediera descuentos y un trato preferencial por comunicarles la evolución de las ventas de sus productos día a día, obtenida directamente de los terminales punto de venta en el supermercado. Fisher Price usa dicha información para afinar sus campañas publicitarias. -->--> Como vemos, en este caso el cliente es a su vez proveedor de información, y esa información tiene un precio, que se materializa en el descuento obtenido. Naturalmente esta información sólo puede conseguirse si ambas empresas conectan sus sistemas de información mediante Intercambio Electrónico de Datos. Hoy en día son muy frecuentes estas estrategias de colaboración entre clientes y proveedores.

Practicar con Business Mail, un programa de EDI Puede practicar con la demo del programa de EDI, Business Mail (http://www.businessmail.net/). Username: PUBLICADOR_XML Password: Otro programa de la misma empresa EDIWEB-ASP (http://www.edicomonline.com) usuario demo EJERCICIO: Pruebe a visualizar un pedido, pulsando en la lupa. Pulse en Fuente para ver el mensaje "por dentro". Exporte dicha factura recibida. Pulse en la llave inglesa para indicar qué campos quiere que se visualicen.

AECOC, la Asociación Española de Codificación Comercial Si nuestra empresa pertenece al Sector de la Distribución Comercial en España, lo más recomendable sería asociarse a AECOC, la Asociación Española de Codificación Comercial (http://www.aecoc.es), promotora de proyectos EDI en dicho sector, adquirir el hardware y software a un distribuidor homologado, firmar un contrato con una red de Valor Añadido... lo vemos en detall en su webe. Podemos encontrar el software de EDI homologado, "curiosear" estadísticas sobre los mensajes EDI más utilizados por las empresas, documentarnos sobre la posibilidad de utilizar factura telemática -sin papeles- de forma legal, etc.

Citar como: Serrano Cinca C. (2013): "La Contabilidad en la Era del Conocimiento", [en línea] 5campus.org, Sistemas Informativos Contables <http://www.5campus.org/leccion/introduc> [y añadir fecha consulta]	[Índice]