1) ¿Qué son los ERP?

La situación habitual en la mayor parte de las empresas de tamaño pequeño o mediano es tener varios programas de gestión: uno para la contabilidad, otro para la nómina y una base de datos con información de los clientes. Es decir, cada departamento dispone de su propio programa y no comparten la información. Si llama un cliente para notificar que ha cambiado su dirección es posible que si la persona que atiende la llamada pertenece al departamento de finanzas modifique ese dato en el programa de contabilidad pero en la base de datos que maneja el departamento de marketing siga estando erróneo. La solución es un sistema integrado de gestión o ERP (Enterprise Resource Management).

Más que programas de ordenador son sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.

Por tanto la característica principal que distingue a un ERP es la integración.

En Wikipedia: (http://es.wikipedia.org/wiki/Planificación_de_recursos_empresariales).

La globalización llega al software No sólo se bebe Coca-Cola en todo el planeta. También se usan los mismos ordenadores y programas, al menos los sistemas operativos y paquetes de oficina: procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores de Internet, etc. Un profesional de la empresa puede desplazarse a cualquier sitio con la seguridad de que encontrará las mismas herramientas informáticas. No sucede lo mismo en cuanto a paquetes informáticos de gestión: contable, financiera, costes, nómina, producción, almacén, etc. En un mismo país podemos encontrar docenas de programas de contabilidad. Incluso en una misma empresa pueden coexistir varios programas que realicen las mismas tareas. Es un problema grave para las empresas globalizadas y los ERP son la solución más habitual, de ahí que muchas multinacionales los hayan adoptado.

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2) ¿Qué componentes tiene un ERP?

Como podemos apreciar en la imagen de la derecha, tomada del libro "Sistemas de Información Integrados, (ERP)", Documento AECA Nuevas Tecnologías y Contabilidad, los ERP incluyen varios componentes:

1) El hardware, en el que el requerimiento mínimo es un servidor, pero son frecuentes las llamadas granjas de servidores multiprocesador con requerimientos de seguridad, tolerancia a fallos, redundancia, etc.

2) El software. Los sistemas operativos predominantes hoy en día son Windows, Unix, en distintas versiones, AS/400 y Linux.

3) Aplicación. Este componente es el corazón del sistema, ya que proporciona la funcionalidad requerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. En cuanto a qué módulos contiene un ERP, de nuevo el abanico de posibilidades es amplio. En la figura se muestran diversos módulos que suelen aparecer:

• Gestión Financiera (agrupa típicamente las funciones de Contabilidad, Tesorería, Presupuestos y Activos Fijos).
• Ventas/Compras/SCM (incluye la funcionalidad referida a la gestión de la cadena de suministro, aprovisionamientos, gestión del ciclo de ventas desde la presentación de ofertas hasta la facturación, etc).
• Fabricación (control y gestión de los procesos de fabricación);
• Gestión de Almacenes/Logística (permite al usuario la gestión de almacenes en sus distintas variantes);
• Gestión de Proyectos (Control y gestión de los proyectos en sus distintas fases.)
• CRM (Gestión de la empresa con sus clientes, como clientes potenciales, gestión documental,
  datos e informes, referencias, marketing, ofertas, pedidos, etc.);
• Recursos Humanos (Gestión de la empresa con sus empleados, como datos personales, carreras, control de presencia, etc).

4) Gestor de base de datos. Suele ser común entre los fabricantes de software ofrecer la posibilidad de escoger entre distintos motores de base de datos. Ejemplos son Oracle o MySQL.

5) Interfaz de Usuario. Todos los componentes anteriores no servirían de nada sin una adecuada interfaz que permita al usuario trabajar con la aplicación. Hoy en día es cada vez más habitual que sea el propio navegador web, es decir el Explorer o Firefox.

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3) Todo es "multi"

Una característica fundamental de estos programas es su potencia y versatilidad. En ellos todo es "multi", pues permiten utilizar diferentes idiomas, monedas, planes y prácticas contables. Además pueden operar en diferentes plataformas informáticas y sistemas operativos como son IBM AS/400 o Digital Alpha, con Windows NT, unix, etc. En cuanto a las prestaciones de los módulos de contabilidad, destacan las posibilidades de análisis de la información contable, auditoría, asignación de presupuestos, generación de informes, consolidación.

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4) Los fabricantes de ERP

Veamos algunos de los principales proveedores de ERP.

SAP, el lider Fuente: SAP (http://www.sap.com) SAP, multinacional del software especializada en ERP fue creada en 1972, en Alemania, tiene varios miles de empleados en todo el mundo. Es el líder mundial en ERP, con sus aplicaciones instaladas en la mitad de las 500 mayores empresas del mundo. Es el cuarto fabricante de software del mundo. (http://www.google.com/finance?q=NYSE%3ASAP): Microsoft, IBM, Oracle y SAP. SAP permite llevar la gestión de varias compañías, en distintas monedas, con base en más de un país. Tiene una filosofía horizontal, en el sentido de que la misma aplicación se puede adaptar a todo tipo de negocio. Sin embargo, SAP, consciente de que cada negocio tiene unas particularidades, desde 1995 también ha desarrollado soluciones verticales. Por ejemplo, una compañía eléctrica tiene miles de clientes y su sistema de facturación debe estar muy desarrollado. En cambio, unos astilleros, reciben muy pocos pedidos. Por esta razón desarrolla soluciciones informáticas específicas para cada sector.

• Oracle-J.D. Edwards-PeopleSoft, (http://www.oracle.com).
• Navision, (http://www.microsoft.com/es-es/dynamics/default.aspx) orientada a empresas más pequeñas [adquirida por Microsoft en mayo 2002]. Microsoft también tiene Dynamics AX-Axapta para grandes empresas.
• Infor (http://www.infor.com).
• Sybase [adquirida por SAP en mayo de 2010, por 4.567 millones de euros].

Muchos empresas grandes no pueden pagar los precios de los anteriores productos, pero sí necesitan de las prestaciones de un ERP. En este caso acuden a fabricantes nacionales que ofrecen productos con la misma filosofía pero a un precio mucho menor. Por ejemplo:

• Soltic (http://www.soltic.es/).

Una alternativa son los ERP de software libre:

• OpenBravo (http://demo.openbravo.com). Software libre, ASP, demo online. ERP desarrollado en España y utilizado en empresas de todo el mundo.
• OpenERP (http://www.openerp.com). Software libre, ASP, demo online.

¿Cuanto vale? Lógicamente depende del tamaño de la organización. Además, como el término ERP está "de moda" muchos programas se ponen la etiqueta ERP. Se pueden consultar presupuestos sobre implantación de ERP en la web Pidepresupuesto.com (http://www.pidepresupuesto.com/Empresas/ERP/)

¡Ojo con la puesta en marcha! A los cientos de miles de euros que puede costar la aplicación, se suma una cantidad semejante para su configuración y parametrización, que implica en muchas ocasiones que no es el programa el que se adapta a la empresa sino al revés. Si en informática suele hablarse de programas a medida versus llave en mano, comparándolos con un traje hecho por un sastre o comprado en un gran almacén, en este caso se trata de trajes que exigen al cliente hacer ejercicio para poder llevarlos o abrochar los botones. Cuando una empresa instala una de estas aplicaciones redistribuye su personal y elimina procedimientos. La instalación puede durar varios meses o incluso años. Es fundamental contar con el apoyo e impulso de la dirección de la empresa.

Citar como: Serrano Cinca C. (2013): "La Contabilidad en la Era del Conocimiento", [en línea] 5campus.org, Sistemas Informativos Contables <http://www.5campus.org/leccion/introduc> [y añadir fecha consulta]	[Índice]