Las Superautopistas de la Información: un Desafío para la Contabilidad del 2000

 

 

Carlos SERRANO CINCA

Dep. Contabilidad y Finanzas, Universidad de Zaragoza.

Trabajo presentado en el VIII Congreso de la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA), Sevilla, septiembre de 1995.

Dirección: Carlos Serrano Cinca, Departamento de Contabilidad y Finanzas, Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, Gran Vía 2, Zaragoza (50005). Tel: (976) 231341 cserrano@mecon.unizar.es

 


Resumen

 

Desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de datos. La Contabilidad, como disciplina ligada al proceso de generación y transmisión de información económica, comienza a recibir una notable influencia, tanto en su aspecto profesional como en la investigación y la docencia.

En este trabajo analizamos el impacto que las superautopistas de la información tendrán en mejorar las características cualitativas de la información contable, y que tradicionalmente se han agrupado en dos: relevancia y fiabilidad. En el proceso de generación de información contable una de las aportaciones más significativas es el EDI o intercambio electrónico de datos. En la distribución de la información contable mediante redes de ordenadores como Internet, existen interesantes proyectos como el EDGAR de la SEC, que suministra por este medio diversos informes contables.

En el trabajo estudiamos también la influencia de Internet en la investigación contable. Redes internacionales como la Internacional Accounting Network o la Accounting Research Network tratan de agrupar a colectivos interesados en las diferentes áreas de la Contabilidad y aceleran la divulgación de las investigaciones en nuestra disciplina. El acceso mediante Internet a bases de datos internacionales, fuentes bibliográficas o revistas electrónicas es ya una realidad, información disponible para los profesionales, gerentes de las empresas, profesores y estudiantes.

Finalmente, en la docencia se están introduciendo nuevas perspectivas. Utilizar los sistemas electrónicos de información académica (CWIS), asistir a videoconferencias o acceder a los ordenadores de los organismos emisores de normas contables será cada vez más popular en los próximos años.


 

I. Introducción

Si la década de los ochenta y noventa se caracteriza por el desarrollo espectacular de los ordenadores personales, con todas las implicaciones en la gestión empresarial, desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información. No es aventurado intuir que en los umbrales del siglo XXI las tecnologías ligadas a las telecomunicaciones se incorporarán a la empresa de forma masiva.

En 1995 no existen todavía tales autopistas de la información, ya que la principal exigencia, el que exista una red mundial con cable de fibra óptica que sea accesible desde cualquier hogar o empresa, como hoy lo es el teléfono o la televisión, no será una realidad hasta dentro de varios años. Lo más parecido a estas autopistas de la información es Internet, red de redes de ordenadores cuyos tentáculos se extienden cada vez a un mayor número de equipos y usuarios. En su mayor parte no utiliza tecnología de fibra óptica, lo que entre otras limitaciones impide la transmisión de vídeo en tiempo real.

Para acceder a Internet hay que disponer de un ordenador que tenga una tarjeta de comunicaciones como ethernet, modem, etc., un conjunto de programas informáticos apropiados y, si se desea participar activamente, una dirección electrónica internacional, que equivale a nuestro número de teléfono o fax. Además es necesario conectar con un proveedor de servicio. En España, actualmente existen varios proveedores que ofrecen diferentes posibilidades de conexión. El más conocido es RedIRIS, que da servicio a las instituciones públicas. Actualmente el tráfico que tienen los usos académicos es superior al que supone el mercantil, pero éste último es creciente.[1]

La información económica y en particular los informes contables pueden circular y circulan por estas redes de ordenadores. No en vano la Contabilidad, como disciplina ligada al proceso de transmisión de información económica es una de las actividades que recibirá un mayor impacto.

La comunicación tiene la siguiente estructura: el primer apartado describe el correo electrónico y el EDI o intercambio electrónico de datos. A continuación, describimos el acceso remoto a cualquier ordenador de Internet con utilidades como Telnet, los sistemas para transferir ficheros y en general las herramientas tradicionales de búsqueda y adquisición de información necesarias para circular por estas redes de comunicaciones. En el apartado siguiente describimos las herramientas más actuales, como el Gopher y el World Wide Web, que permiten transmitir a través de Internet material hipermedia[2]. En el apartado V exponemos el impacto que estas tecnologías pueden ocasionar sobre las características cualitativas de la información contable. El último apartado recoge las conclusiones más significativas, comentando algunas de las posibilidades más atractivas que surgirán en el futuro.

 


II. El correo electrónico.

El correo electrónico es el recurso básico para enviar y recibir mensajes a través de un ordenador, compitiendo con el teléfono o el fax. Su funcionamiento es simple: con un programa informático semejante a un procesador de textos se escribe un mensaje y se indica la dirección electrónica donde desea enviarse. Allí queda depositado en otro ordenador hasta que el destinatario lo lee. Cada usuario tiene una dirección electrónica exclusiva. Por ejemplo <rodrigo@cc.unizar.es> es la dirección electrónica de Rodrigo, del Centro de Cálculo (cc) de la Universidad de Zaragoza (unizar), España (es).

Son muchas las empresas, asociaciones, universidades y centros públicos que han adoptado el correo electrónico como medio de comunicación y transmisión de datos, complementando o incluso sustituyendo a medios tradicionales como el correo postal, el teléfono o el fax. Cada semana surgen miles de nuevos usuarios. El uso del correo electrónico está cambiando hábitos en las empresas. Es conocido que Bill Gates, presidente de Microsoft, se dirige directamente a sus miles de empleados con el correo electrónico. Francisco Ortiz en Fundesco (1994, pag. 160) comenta que en el futuro estas tecnologías de la información provocarán la desaparición de muchos mandos intermedios, ya que en muchos casos estos puestos intermedios desempeñan el cometido de meros transmisores de información entre diferentes estamentos de la actividad empresarial.

Entre otras posibilidades, el correo electrónico permite desviar nuestros mensajes a otra dirección, enviar todo tipo de documentos (textos, programas, dibujos, etc.), encriptar el contenido de los mensajes para mantener la confidencialidad o enviar mensajes a varias personas simultáneamente. Para averiguar la dirección electrónica de una persona existen los llamados directorios X500, bases de datos distribuidas equivalentes a las páginas amarillas telefónicas.

Una de las aplicaciones más atractivas del correo electrónico son las listas de correo electrónico. Una lista de correo electrónico es un servicio al que sus abonados pueden enviar mensajes, que se divulgan entre el resto de los miembros de la lista. Es el medio ideal para crear grupos temáticos de discusión sobre diferentes y generalmente especializadas áreas de interés.

Ejemplos de listas de correo electrónico en el área de economía financiera y contabilidad los podemos encontrar en A-Net, SSRN y Finance-Net (ver anexo). A-Net tiene su sede en Australia. Organiza diversas listas de correo electrónico sobre temas variados de Contabilidad. Dentro de A-Net podemos encontrar grupos interesados en aplicaciones de la Inteligencia Artificial en la Contabilidad, la Auditoría, la Contabilidad Internacional, etc. y hasta veintidós temas diferentes. Los investigadores interesados pueden subscribirse a una o varias de estas listas. También informa sobre congresos, revistas de Contabilidad y todo tipo de actividades relacionadas con nuestra disciplina.

SSRN, Social Science Research Network, es una organización cuyo objetivo es diseminar los resultados de las investigaciones, dar publicidad a congresos, divulgar noticias profesionales, ofertas de empleo, etc. En su equipo de gobierno se encuentran profesores tan destacados como Eugene Fama, editor del Journal of Financial Economics o el premio Nobel William Sharpe. SSRN está compuesta de varias redes más especializadas como FEN y ARN.

FEN, Financial Economic Network, organiza las listas de correo que tratan sobre temas de economía financiera. FEN-JFA, el Journal of Financial Abstracts divulga resúmenes de artículos publicados como documentos de trabajo o en otras revistas. En su comité se encuentran autores tan prestigiosos como Edward Altman o Katherine Schipper, editores del Journal of Banking and Finance y el Journal of Accounting Research respectivamente. La revista envía los resúmenes mediante correo electrónico y suministra además la dirección de los autores, de forma que se puede contactar con ellos para recibir el artículo completo. Para subscribirse hay que dirigirse a Wayne Marr, en la dirección <Wayne_Marr@Journal.Com>. Además incluye el informe Holt, que diariamente envía los índices de las principales bolsas mundiales, los tipos de cambio de las monedas, las cotizaciones de las principales acciones y los tipos de interés (ver anexo).

En esta línea, pero estrictamente ligado a la Contabilidad, la SSRN ha creado más recientemente la Accounting Research Network en cuyo equipo se encuentran Ross L. Watts y Jerold Zimmerman. ARN edita el Journal of Accounting Abstracts, que distribuye electrónicamente resúmenes de artículos que tratan sobre investigación empírica y conceptual en Contabilidad. Es posible contactar con el editor en la dirección <Ross_Watts@Journal.Com>.

Similares a estas listas de correo son los boletines de noticias, a los que podemos acceder para leer información sobre temas de interés. En este caso, en vez de recibir las noticias por correo electrónico, accedemos con alguna de las herramientas que posteriormente describiremos a ordenadores que actúan como tablones de anuncios. Es frecuente que haya un moderador para filtrar solamente la información relevante.

De forma creciente también las empresas se empiezan a beneficiar de estas listas de correo públicas y boletines de noticias que son auténticos foros de debate entre especialistas en un determinado campo. Además algunas empresas organizan listas de correo sobre sus productos, por ejemplo sobre programas de gestión o contabilidad. De esta manera mantienen informados a sus clientes de las nuevas versiones, libros, cursos sobre el programa, etc.

En este apartado podemos referirnos al EDI o intercambio electrónico de datos cuyo protocolo de comunicaciones guarda gran semejanza con el del correo electrónico. El EDI consiste en intercambiar documentos comerciales normalizados por canales electrónicos. Estos documentos mercantiles pueden ser ofertas, contratos, albaranes, documentos aduaneros, órdenes de transporte, facturas o transferencias. El EDI no es un correo electrónico de formato libre sino que contiene datos perfectamente estructurados que pueden ser procesados por los ordenadores con eficacia y sin ambigüedades. Aunque los mensajes EDI tradicionalmente han utilizado líneas telefónicas y otros medios, actualmente ya existen programas EDI que utilizan el protocolo TCP-IP de Internet.

En el EDI los mensajes se envían a un proveedor del servicio de transacción que actúa además como centro de compensación. De esta forma, y teniendo en cuenta que la factura electrónica es legal[3], dicho proveedor de servicio actúa como notario electrónico, certificando que determinado mensaje fue enviado y recibido en tiempo y forma. Entre otras ventajas, el utilizar EDI implica un menor tiempo de los procesos administrativos, amén de reducir el número de errores. Actualmente el EDI es una ventaja competitiva para muchas empresas que han decidido instalarlo. Pero así como hoy en día es impensable llevar la contabilidad en una empresa sin ordenadores, por pequeña que sea, en un futuro cercano será simplemente obligatorio para todas las empresas incorporar este sistema.

Las posibilidades del correo elctrónico en la docencia son muy amplias, aunque exige tener aulas acondicionadas y que los alumnos dispongan de direcciones individuales, algo que por otra parte empieza a ser habitual. Es posible realizar listas de correo electrónico locales para dar publicidad a cursos, seminarios, asignaturas por parte de departamentos y facultades, crear debates, distribuir material a los alumnos, etc.

El correo electrónico permite divulgar con más celeridad los frutos de los trabajos de investigación. El tiempo medio desde que se envía un trabajo a una revista hasta que se produce su publicación es muy elevado, se ha estimado en dieciocho meses, [Cohen (1993)]. Por otra parte, los documentos de trabajo tradicionales tienen una capacidad de divulgación muy limitada. Una posibilidad interesante para reducir este plazo la ofrecen los servidores de correo electrónico a los pueden enviarse documentos de trabajo que quedan allí almacenados. Posteriormente cualquier persona puede enviar un mensaje electrónico codificado a una dirección que de forma automática devuelve el artículo solicitado. Sirva de ejemplo el Center for Teaching and Technology de la Universidad de Georgetown. Los artículos se envían por correo electrónico al editor en un formato homogéneo. Para recibir un artículo se envía el mensaje get codigodelarticulo a la dirección <listserv@guvm.georgetown.edu>.

 


III. El acceso a terminales remotos y transferencia de ficheros.

El protocolo de comunicaciones Telnet permite conectarse con ordenadores de la red en los cinco continentes. Al ejecutar el programa, pide el nombre del ordenador al que se desea acceder; por ejemplo <dedalo.unizar.es> es el nombre del ordenador central de la Universidad de Zaragoza. Telnet pide también un nombre de usuario y una palabra clave, aunque se puede acceder a muchos ordenadores de Internet como invitado, sin palabra clave.

Telnet nos permite acceder a bases de datos internacionales que almacenan información sobre mercados financieros o información contable de empresas. Podemos acceder a servidores de noticias que contienen información sobre miles de temas. Gracias a Telnet podemos incluso conectarnos con nuestro ordenador desde otro país para leer nuestro correo electrónico. Una vez que tenemos acceso al ordenador remoto podemos estar interesados en traer o dejar documentos. FTP son las siglas de File Transfer Protocol y es un protocolo que permite transferir ficheros (textos, programas, imágenes, sonidos, etc.) de unos ordenadores a otros.

Algunos programas que utilizan el protocolo FTP tienen un entorno muy visual. Al ejecutar la aplicación, pide el nombre del ordenador del que se desean traer o dejar ficheros. La pantalla de nuestro ordenador muestra dos ventanas. En la primera se encuentran los directorios y ficheros de nuestro ordenador y en la segunda los directorios y ficheros del ordenador al que hemos accedido. Con el auxilio de un ratón es muy sencillo mover ficheros de un ordenador a otro. Actualmente FTP es muy utilizado para intercambiar artículos, casos didácticos, y en general material de estudio entre profesores y estudiantes.

Las empresas pueden utilizar ambos programas para conectar ordenadores que pueden estar situados en diferentes provincias o paises. Esto puede tener un impacto en la contabilidad de las sucursales, al permitir acceder desde cualquier sucursal de la empresa o punto de venta al ordenador central. Es similar a lo que hoy en día hacen las entidades financieras o las compañías aéreas, pero al alcance de todas las empresas, incluidas las PyMES.

Ambas herramientas permiten el llamado teletrabajo, es decir acceder desde casa al ordenador central de la compañía y trabajar en el domicilio particular. En un futuro cercano se espera que varios millones de europeos trabajen a distancia. Asesores de empresa, contables, auditores son todas ellas profesiones que utilizan intensivamente el ordenador, por lo que son firmes candidatas al teletrabajo.

También será posible realizar servicios sin desplazarse al domicilio del cliente, accediendo a su ordenador. Hoy en día, en los sectores más ligados al sector informático, como la reparación de ordenadores, determinadas tareas empiezan a hacerse sin desplazarse. En tareas como la asesoría contable el asesor podrá acceder mediante Internet al ordenador del cliente e incluso realizar los asientos utilizando su programa de contabilidad. Los especialistas en análisis contable podrán extraer la información directamente de los sistemas contables informatizados de sus clientes y aplicar sus procedimientos. O viceversa, podrán ser los clientes quienes accedan a sistemas expertos situados en ordenadores remotos para efectuar un análisis de los datos de su compañía. Es obvio que la estandarización de formatos e informes contables será un aspecto a potenciar dado que actualmente los programas de contabilidad son poco compatibles entre sí.

El servicio postventa es otro de los que más se beneficiará del teletrabajo. Los fabricantes de software, y en concreto de programas de contabilidad, deben modificar sus programas cada vez que una norma obliga a algún cambio que no estaba previsto. Esto exige hacer nuevas versiones de los programas y enviarlas a los usuarios e incluso volver a instalarlos. Cuando los ordenadores del cliente y el proveedor se encuentren conectados, el propio proveedor podrá hacer los cambios oportunos en el programa del cliente, sin que sea necesario desplazarse. Resnick y Taylor (1994, pag. XXIX) describen el caso de una empresa de software de Oregon cuyos empleados, desde su propio domicilio configuran los ordenadores de los clientes de la empresa sin interferir en su trabajo diario.

Como transmisión externa de información contable, un proyecto muy interesante es el EDGAR (Electronic Data GAthering and Retrieval system) en el que participa la SEC, el equivalente en los Estados Unidos a la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Dicho proyecto trata de automatizar el proceso de presentación de la información pública mediante ordenador. Actualmente son cerca de mil las empresas en la base de datos y se espera que su número crezca a quince mil. La empresa Mead Data Central tiene firmado un contrato con la SEC para desarrollar dicha base de datos.

Desde principios de 1994 la SEC distribuye EDGAR mediante Internet, según un proyecto piloto patrocinado por la NSF (National Science Foundation) y desarrollado por Carl Malamud's Internet Service y la New York University's Stern School of Business. Actualmente puede accederse a esta información de forma gratuita mediante diferentes sistemas de comunicación entre ordenadores, entre ellos FTP y correo electrónico (ver anexo). La cuenta de correo electrónico <mail@town.hall.org> difunde estos datos automáticamente. A modo de ejemplo, para obtener el último informe 10-K[4] de la compañía ATT Capital Corporation mediante correo electrónico se debe enviar el mensaje: send edgar/data2/897708/0000897708-94-000020.txt

De nuestra experiencia en el uso de Internet son dos los inconvenientes más importantes que encontramos: la lentitud de acceso a las fuentes de información y la búsqueda de la información relevante. Lo primero se solucionará cuando la fibra óptica esté más extendida. Para el segundo de los problemas existen ordenadores llamados Archie que se ocupan periódicamente de escrutar entre los servidores FTP y de construir ficheros de índices. El usuario puede acceder a estos servidores Archie y solicitar información sobre determinados temas. Otras servidores similares son los Verónica y WAIS, que incluso incorporan técnicas de Inteligencia Artificial para localizar documentos a partir de las palabras clave que el usuario le proporciona. Incluso simplemente mostrando un documento como referencia se puede indicar que busque otros documentos que traten los mismos temas. WAIS examina el artículo y tras eliminar los artículos, conjunciones y palabras más comunes, trata de extraer aquellas que le parecen significativas e inicia la búsqueda en Internet.

 


IV. Tecnología multimedia a través de Internet: el World Wide Web.

Algunos protocolos de comunicación examinados anteriormente fueron diseñados hace bastantes años, pero el crecimiento exponencial de Internet se ha debido fundamentalmente a una nueva generación de protocolos como Gopher que permiten utilizar la mayoría de recursos de Internet mediante un sencillo sistema de menús. Además, cada documento puede ir acompañado de una breve frase descriptiva, a diferencia de los anteriores sistemas, en los que por limitaciones de los sistemas operativos cada documento era descrito por unas pocas letras, lo que dificultaba su identificación.

La herramienta más novedosa[5] de Internet fue diseñada por científicos del Laboratorio Europeo de Física Nuclear (CERN) y su nombre es World Wide Web, WWW o W3. Siguiendo a Adell y Bellver (1995), el World Wide Web es un sistema ßhipermedia en el que es posible elaborar y recuperar documentos complejos cuyas partes (textos, gráficos, imágenes, animaciones, sonido, índices de bases de datos, etc.) pueden estar distribuidas en distintos ordenadores de la Internet. A través de diversos protocolos de comunicaciones el sistema permite enlazar con documentos que residen físicamente en otros ordenadores.

Frente al texto impreso tradicional, cuya lectura es lineal, en el hipertexto hay items (iconos, gráficos, palabras clave) que al ser seleccionados se despliegan y amplian información sobre ese concepto. Por lo tanto, podemos empezar leyendo un documento situado en un ordenador y al seleccionar uno de los trabajos referenciados en pocos segundos nos encontraremos con el nuevo documento, que puede estar ubicado en otro ordenador a miles de kilómetros. Al hecho de saltar de ordenador en ordenador de Internet se le denomina navegar por el ciberespacio. En el anexo se dan las direcciones de algunas de las páginas Web más interesantes relacionadas con nuestra disciplina. Para poder visualizar estas páginas Web el usuario necesita un programa hojeador. El más popular se llama Mosaic y ha sido desarrollado por la Universidad de Illinois. Accediendo mediante FTP al ordenador de dicha Universidad podemos conseguir gratuitamente este programa (ver anexo).

También la base de datos EDGAR está disponible en el World Wide Web (ver anexo). En este formato incluye utilidades de búsqueda de información con lo que resulta más fácil acceder a los miles de documentos que la componen. Pero también podemos acceder directamente a los informes anuales de las empresas en formato electrónico ya que numerosas compañías disponen de servidores WWW. En ocasiones se trata de empresas que han optado por este medio para anunciar o incluso vender sus productos. En otras ocasiones las empresas utilizan un servidor WWW simplemente para darse a conocer, y estas páginas Web tienen un formato similar al de los informes anuales que las empresas entregan a sus accionistas, aunque en formato hipertexto. A modo de ejemplo en el anexo damos la dirección del WWW del Wells Fargo Bank, en los que podremos observar sus estados contables. Los depositarios pueden además consultar el saldo de sus cuentas corrientes.

En el ciberespacio podemos encontrar también los servidores WWW de las principales empresas auditoras como Coopers & Librand o Ernst & Young (ver anexo). En estas páginas Web distribuyen información variada sobre sus actividades. Sin embargo hemos de hacer notar que el bajo coste de esta tecnología lo hace accesible no sólo a las grandes empresas sino a las pequeñas: el WWW permitirá que una pequeña tienda de discos o libros de cualquier provincia española pueda tener clientes en los cinco continentes.

Como utilidad para la actividad académica, el WWW puede ser un excelente Sistema Electrónico de Información Académica (CWIS). Los CWIS suelen contener planes de estudio, programas de asignaturas, horarios de clases y tutorías, información de los departamentos (general, investigación, doctorado, actividades de formación, conferencias, publicaciones, documentos de investigación, etc), calendario académico, agendas culturales o deportivas, información sobre servicios y facilidades de la Universidad y en general información de interés para profesores, estudiantes y personal de administración y servicios [Adell, Aleixandre y Bellver (1993)].

En los CWIS también tienen cabida los departamentos universitarios que pueden informar de sus actividades; por ejemplo, el Departamento de Educación de la Universidad Jaume I mantiene un servidor WWW que además dispone de un sistema de búsquedas de direcciones electrónicas o directorio X-500 (ver anexo). También el Departamento de Contabilidad de la Universidad de Zaragoza, a través del proyecto CiberConta, informa a través de este medio sobre sus postgrados, cursos y demás actividades (ver anexo). La figura 1 muestra parte de la primera página de dicho WWW. [6]

Fig. 1 Servidor World Wide Web del proyecto CiberConta. Seleccionando la palabra subrayada accedemos a la página del Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de Zaragoza, desde donde se puede navegar a otros puntos de interés en Internet.

A través del WWW podemos conectarnos con redes internacionales que divulgan información sobre Economía Financiera y Contabilidad. La International Accounting Network está organizada conjuntamente por la Universidad de Exeter (Reino Unido), la Universidad Rutgers de Nueva Jersey (EEUU) y la Universidad Southern Cross (Australia). Ofrece multitud de servicios para profesionales y estudiosos de la Contabilidad. Cada Universidad gestiona un proyecto en particular, para evitar duplicidades (ver anexo).

En la Universidad de Exeter desarrollan el proyecto Summa. Este proyecto está financiado por el Institute of Chartered Accountants of England and Wales y trata de divulgar toda la información del Instituto a través de Internet. En Nueva Jersey se encuentra el Rutgers Accounting Web (RAW) que trata de difundir los más variados asuntos de interés para la profesión contable, siendo financiado por la American Accounting Association. Desde este servidor es posible acceder a otros, con lo que es un buen punto de partida para estar al corriente de todo lo que sucede en Internet relacionado con la Contabilidad. Finalmente, en Australia se encuentra A-Net, de la que hablamos en el apartado de correo electrónico, ya que organiza varias listas y servidores de noticias. A través de su WWW podemos obtener información de los principales congresos y revistas de Contabilidad.

Relacionada con las Finanzas, el equivalente es Fin-Net o Finance Net, desarrollada por el gobierno de los Estados Unidos. Fin-Net organiza grupos de discusión, listas de correo electrónico específicas sobre temas de finanzas, un servidor Gopher y WWW (ver anexo). La lista de correo es muy abierta y frecuentemente se organizan debates, se fraguan contactos para proyectos de investigación, se solicitan opiniones, peticiones de bibliografía, etc.

Las páginas Web están revolucionando los modos de transmitir información, afectando especialmente a las editoriales. En el ciberespacio podemos encontrar revistas electrónicas en varios formatos. Algunas editoriales como John Wiley & Sons o Elsevier/North Holland poseen un servidor WWW y ofrecen características de sus publicaciones, con los índices y resúmenes (ver anexo). Los subscriptores de estas revistas, que poseen una clave, pueden acceder a la lectura completa.

En esta línea, una utilidad especial del WWW en cuanto a divulgación de la investigación son las publicaciones en formato hipertexto. Al leer el artículo algunos conceptos se encuentran resaltados, de modo que al pulsar sobre ellos obtenemos más información sobre ese concepto. De igual forma, al pulsar sobre la bibliografía aparece en nuestra pantalla el artículo seleccionado. Por ejemplo, el artículo de Bill Goffe (1994) titulado "Computer Network Resources for Economist" se encuentra publicado en el Journal of Economic Perspectives. Este artículo se encuentra también en diferentes formatos electrónicos en Internet (ver anexo). Son muchas las ventajas de leer el artículo en Internet frente al formato convencional. En primer lugar el autor actualiza periódicamente el artículo en formato electrónico. Además, muchas de las referencias se encuentran también en Internet y es posible acceder a las mismas, así como a otros trabajos del autor, evitando la tediosa tarea de volver a la hemeroteca a intentar obtener los artículos citados.

Internet proporciona una fuente inagotable de material multimedia realizado por las universidades para distribuir mediante el WWW a los alumnos: lecciones, casos prácticos, supuestos, etc. A modo de ejemplo, en el servidor de la School of Business Edwin L. Cox los profesores dejan casos prácticos, concretamente sobre Management Information Systems. Estos casos están disponibles en formato WWW, y los profesores y alumnos de cualquier universidad conectada a Internet pueden disponer de los mismos (ver anexo). Las ventajas de utilizar el WWW como metodología docente son evidentes. Los alumnos tienen a su disposición el enunciado del caso, los datos, y la posibilidad de conectar con otros ordenadores para ampliar la documentación e incluso organizar debates utilizando el correo electrónico.

Otras posibilidades en la docencia son los juegos de empresa internacionales entre diferentes universidades o la posibilidad de realizar prácticas en empresas virtuales. Por ejemplo es posible crear un mercado virtual en el que las empresas ofrezcan productos y los alumnos tomen decisiones, como los clásicos juegos de empresa pero con miles de participantes, con lo que la sensación de realidad es mucho mayor. La Universidad de Iowa organiza un mercado financiero electrónico en el que los alumnos o profesores de cualquier lugar del mundo pueden comprar y vender participaciones (ver anexo). El funcionamiento es real, ya que se abre una cuenta con la Universidad entre 5 y 500$ y posteriormente se hacen cuantas operaciones se deseen. También es posible acceder a los menús sin arriesgar dinero.

El WWW está muy ligado a las tecnologías multimedia ya que permite enviar no sólo textos sino imágenes y sonidos. Cuando Internet se encuentre cableada con fibra óptica será posible enviar vídeo en tiempo real, lo que permitirá popularizar las videoconferencias. En España, el Centro de Estudios de Postgrado de Administración de Empresas (CEPADE) y la Universidad Politécnica de Madrid organizan sesiones presenciales transmitidas vía satélite, que pueden recibirse desde varios centros españoles, que cuentan con salas especialmente habilitadas para su recepción. CEPADE es pionero en la enseñanza a distancia multimedia y utiliza simuladores informáticos de empresas, sistemas de enseñanza asistida por ordenador o tutorías mediante correo electrónico.

 


V. Influencia en las características cualitativas de la información contable.

La información contable debe reunir una serie de propiedades o características cualitativas que tratan de conseguir el objetivo marcado por la Contabilidad de representar la realidad económica. Estas características cualitativas de la información contable han sido analizadas en diversos pronunciamientos oficiales.[7] En general todos estos pronunciamientos coinciden en mayor o menor grado en varias características cualitativas. Concretamente, para el Plan General de Contabilidad la información contenida en las cuentas anuales debe ser comprensible, relevante, fiable, comparable y oportuna. El SFAC n.2 del FASB agrupa las cualidades en dos básicas: la relevancia y la fiabilidad. Además, la comparabilidad, es decir, que la información sea consistente y uniforme en el tiempo y entre las diversas empresas, interactua con la relevancia y la fiabilidad para contribuir a que la información sea útil. Finalmente hay una limitación general, la relación coste-beneficio de elaboración y suministro de la información y un umbral de reconocimiento, la materialidad, que disculpa del cumplimiento de los principios contables contables en partidas de escasa significación.

La oportunidad es una cualidad asociada a la relevancia muy deseable para el análisis de la información contable. La información debe producirse en el momento que sea útil a los usuarios y no con un desfase temporal significativo ya que el valor de la información decae con el tiempo. Si el fin de la información contable es su depósito en el registro mercantil, poco importa el plazo en el que se entrege. Si queremos que sea información útil, y dado que de acuerdo con Alemany, Monllau y Slof (1993) en la práctica pasan ocho meses desde el cierre del ejercicio hasta que las cuentas anuales llegan a hacerse públicas, debe hacerse un esfuerzo por agilizar este plazo.

La fiabilidad es otra de las características cualitativas fundamentales de la información contable. Para el Plan General de Contabilidad Español, fiabilidad significa ausencia de errores significativos en la información suministrada a fin de cumplir el objetivo de la Contabilidad. Representación fiel, ausencia de sesgo, verificabilidad, neutralidad, prudencia, continuidad y neutralidad son los atributos que garantizan la fiabilidad de la información contable.

Con procedimientos convencionales de elaboración de la información contable, el requisito de oportunidad produce a menudo una disminución de la fiabilidad de la información, como señala Gabás (1991, pag 69). Una solución para que la información contable sea oportuna, sin perder fiabilidad, pasa por la incorporación de las nuevas tecnologías de las telecomunicaciones a la Contabilidad. En este sentido puede ser muy interesante implantar sistemas como el anteriormente descrito Intercambio Electrónico de Datos o EDI, que permite reducir el número de errores en las facturas, lo que se traduce en incremento de la fiabilidad.[8]

El EDI puede suponer una gran revolución en la generación y distribución de información contable oportuna, pero es una herramienta de contabilidad interna, que por sí sóla no supone ninguna mejora en el requisito de oportunidad para el analista externo. Sin embargo abre las puertas a su empleo en otros mecanismos de distribución externa de la información. Ya nos hemos referido a EDGAR y otros novedosos procedimientos para distribuir la información a los usuarios externos.

Cuando hablamos de grandes bases de datos, la verdadera revolución informativa está todavía por llegar: en cuestión de segundos ya podemos acceder a los informes anuales de miles de empresas desde cualquier ordenador conectado a Internet. También es fácil disponer de información extracontable como la del mercado de valores. Quizá ese laborioso proceso de búsqueda de datos que detalladamente describe Ohlson (1980) sobre cómo se desplazaba a la biblioteca de su universidad a fotocopiar los informes 10-K para después codificarlos en el ordenador y del que también nosotros somos testigos esté empezando a pasar a la historia.

El análisis de la información contable y la posterior toma de decisiones se ve afectado por la cantidad y la calidad de la información. El propio Plan General de Contabilidad Español señala que las cuentas anuales deben contener la información verdaderamente significativa para los usuarios sin llegar al exceso de información, que iría en contra de la comprensibilidad por parte de los usuarios.

A menudo se requiere analizar una gran cantidad de datos en un corto espacio de tiempo. En nuestra opinión, uno de los aspectos que más peligrosamente pueden afectar a la relevancia de la información contable es precisamente la sobrecarga informativa. El famoso estudio empírico de Miller (1956), muestra que existe cierta limitación en la velocidad a la que los seres humanos pueden procesar información. Su estudio empírico apunta a que en general no se pueden procesar más de siete unidades de información cualitativamente diferentes. Hay que hacer algunas matizaciones a esta afirmación, ya que como expone Dretske (1987, pag 153) o Anthony (1990, pag 183), el ser humano también es capaz de filtrar los datos irrelevantes, pero lo cierto es que la saturación informativa en la empresa combinada con la racionalidad limitada del agente decisor supone un problema de difícil solución. La propia SEC, ante el problema de analizar toda la información contable que suministra EDGAR, trabaja en el desarrollo de un sistema automático para analizar esta información, llamado ELOISE, (English Language Oriented Indexing SystEms).

Las nuevas tecnologías de procesamiento masivo de datos y telecomunicaciones pueden provocar un efecto negativo de aumento de información redundante. Hamada, Patell, Staelin y Wecker (1988) comentan que actualmente una base de datos de unos almacenes con productos, precios, existencias, etc, puede tener fácilmente cinco o diez millones de números: al introducir en la empresa las nuevas tecnologías de digitalización o escaneo puede alcanzar doscientos mil millones de datos.

Afortunadamente las herramientas informáticas pueden actuar como solución a estos problemas. En ocasiones se aprovecha simplemente la mayor velocidad del ordenador para trabajar con todos los datos utilizando programas basados en informática convencional como los sistemas de gestión de bases de datos, el software de decisión y los sistemas de ayuda a la toma de decisiones. Otras veces son herramientas diseñadas para ayudar a la toma de decisiones que incorporan en algún grado conocimiento humano, como las aplicaciones informáticas procedentes de la Inteligencia Artificial.

El requisito de comparabilidad exige que la información sea consistente y uniforme en el tiempo y entre las diversas empresas. El no cumplimiento de este requisito es uno de los factores que actúa de cuello de botella dificultando un proceso ágil de transmisión de la información contable. Es uno de los grandes problemas con que se tropieza al tratar de elaborar bases de datos como EDGAR. Debe hacerse un mayor esfuerzo en la normalización de formatos. En este sentido hay que apuntar que un organismo dependiente de las Naciones Unidas elabora las normas Edifact que tratan de estandarizar las reglas de sintaxis, formatos de los mensajes y códigos internacionalmente aceptados de países, monedas, condiciones de entrega, condiciones de pago, etc. en los sistemas EDI. Los fabricantes de programas de contabilidad tienen que hacer un esfuerzo para que los balances, cuentas de resultados, e incluso apuntes puedan circular por las futuras autopistas de información, adoptando estos estándares.

Finalmente, la relación coste-beneficio de elaboración y suministro de la información puede mejorar con estos sistemas tipo EDI. Este ahorro es cuantificable y según informes de la Unión Europea se puede estimar en un 25% del coste de trabajo en papel, que a su vez oscila entre un 3,5% y un 15% del valor de la mercancía, como leemos en la revista Chip (1993). Naturalmente la implantación del servicio EDI también tiene un coste, aunque es accesible a todo tipo de empresas.

 


VI. Conclusiones.

El correo electrónico, los sistemas de transmisión electrónica de datos, el acceso a ordenadores situados en otros paises en busca de información formarán parte del quehacer cotidiano del contable, el gerente de una empresa o los universitarios, con la misma naturalidad con la que hoy son utilizados los ordenadores en las empresas y hogares. En este trabajo hemos descrito algunas de las nuevas tecnologías necesarias para navegar en estas redes de comunicaciones y sus repercusiones en la profesión contable, la investigación y la docencia.

El periodo desde que se cierra el ejercicio contable hasta que las cuentas se hacen públicas es muy elevado. Las nuevas tecnologías de la información pueden contribuir a mejorar el requisito de oportunidad de las cuentas anuales. Tradicionalmente las mejoras en el requisito de oportunidad suponen empeorar la fiabilidad pero al implantar un sistema informativo contable electrónico se pueden lograr aumentos en la velocidad de proceso de datos disminuyendo simultáneamente el número de errores. También es elevado el plazo desde que se envía un trabajo a una revista científica hasta que se publica: por esta razón las revistas electrónicas en diversos formatos están experimentando un notable auge en áreas de conocimiento técnicas, y es de desear que pronto este sea un mecanismo habitualmente utilizado en nuestra disciplina.

Un problema importante es la lentitud de acceso a las fuentes de información, problema que se ve agravado porque actualmente el número de usuarios crece más rápido que las infraestructuras. Es de desear que los planes para introducir fibra óptica en dichas redes se lleven a cabo con celeridad. Este problema se agrava por el impresionante volumen de datos depositado en redes como Internet que puede provocar un indeseable efecto de saturación en el usuario. Esto hace que se pierda mucho tiempo en encontrar la información verdaderamente relevante y no siempre las búsquedas tengan éxito.

Desde el punto de vista técnico, uno de los mayores problemas que actúa como cuello de botella en la transmisión de información contable es la heterogeneidad de los formatos en los que se encuentran los ficheros que contienen información contable. Los fabricantes de programas de contabilidad tienen que hacer un esfuerzo para que la información contable puedan circular por las futuras autopistas de información, siguiendo la línea de las normas internacionales que rigen los documentos EDI.

Superando estos inconvenientes, un factor que quiero destacar es que estas tecnologías basadas en las telecomunicaciones no sólo son útiles para las grandes empresas sino también para las pequeñas debido al bajo coste que tiene su incorporación. Hoy en día, conocerlas puede ser una ventaja competitiva, pero pronto será una obligación.

 


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