09. Departamento de Contabilidad y Administración

1) Concepto

La palabra clave es dinero, obtenido por las ventas realizadas por el departamento de marketing. El dinero entra por medio de dos sub-subsistemas, facturación y cuentas a cobrar. Otras entradas de dinero se obtienen por las ventas de valores, préstamos a corto y largo plazo, intereses y dividendos de las inversiones. Son varias las salidas de dinero hacia el exterior. Por una parte los dividendos a los propietarios, pago a los proveedores de máquinas e inmovilizado, pago de sueldos y salarios a empleados, impuestos a diferentes niveles gubernamentales, etc.

Otra palabra clave en este departamento es papel. Todos tenemos en mente la imagen típica del contable en su mesa de trabajo rodeado de papeles como facturas, albaranes, formularios de pedido, impresos oficiales...

2) Actividades del Departamento

Lo vemos en la siguiente tabla:

Captura datos	ControlyAuditoría
Procesa datos y obtiene información
Comunica información

3) Contabilidad en tiempo real

En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información.

Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para:

• Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real
• Depositar las cuentas en los registros mercantiles por Internet
• Liquidar los impuestos por Internet
• Enviar facturas por intercambio electrónico de información.

Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodológicos.

La información financiera en tiempo real Cincodias (http://www.cincodias.com) El actual sistema de elaboración trimestral de informes financieros está obsoleto. Así lo sostienen las cuatro auditoras líderes del mercado Deloitte, Ernst & Young, PricewaterhouseCoopers y KPMG y dos de sus rivales menores, Grant Thornton y BDO. Estas consultoras han elaborado un documento en el que invitan a actualizar las medidas financieras que recoge la actual legislación norteamericana, conocida como la ley Sarbanes-Oxley. Entre las reformas que proponen destaca la inclusión de información relacionada con las empresas que va más allá de los números y, sobre todo, la elaboración de informes financieros actualizados en tiempo real. De esta forma, aseguran las consultoras, se ayudaría a los inversores a juzgar mejor las expectativas futuras de una empresa.

 

Más velocidad con XBRL Más adelante hablaremos del XBRL (eXtensible Business Reporting Language -wiki-) pero anticipamos que es un estándar para describir los estados financieros de las empresas. Por "dentro" utiliza etiquetas de datos basadas en XML (Extensible Markup Language). Lo importante es saber que cuando los datos de los informes financieros están en formato XBRL se pueden compartir con todo tipo de aplicaciones o publicar en Internet, sin tener que volver a escribirlos. ¿Para qué nos servirá el XBRL?. Aquí tiene VD ejemplos de estados contables de Microsoft, en Word: [USA-Microsoft-2000.doc]; de Telefónica, en PDF [Es-Telefonica-2000.pdf] o de Cisco, en Excel [USA_Cisco_2005_q1.xls]. Ahora calcule un simple par de ratios de rentabilidad... muy laborioso porque están en diversos formatos y tendrá que copiar y pegar, además es fácil que se equivoque. Haga lo mismo con todas las empresas que cotizan en la Bolsa de Nueva York imposible!!... pues si todos usaran XBRL sería sencillísimo.   Ejemplo: Los estados contables de Microsoft en XBRL: (http://www.microsoft.com/investor/SEC/XBRL/FY11/All/default.aspx). A) Sin XBRL [situación más habitual]:   B) Con XBRL [el futuro]: