Negocios sin papeleo


1) Concepto

A continuación mostraremos toda la operativa necesaria para una operación comercial internacional. Ilustramos esta operativa, bien conocida, para reflexionar sobre la cantidad de comunicaciones y papeleo necesario para llevar a cabo una simple operación comercial.

La "administración electrónica de empresas"

Para la mayoría de ellas se puede utilizar un mecanismo de intercambio electrónico de documentos, aunque las empresas más avanzadas apenas utilizan todas las posibilidades de automatización del EDI-comercio electrónico-banca electrónica en unos pocos intercambios.

A continuación veremos el papeleo en las relaciones:


a) Cliente y proveedor

b) Relaciones con los bancos

c) Relaciones con transportistas

d) Operaciones Import-Export



2) Cliente y proveedor


1) Petición de ofertas, ofertas y pedido. Supongamos una empresa que desea adquirir un producto. Lo habitual es que envíe una petición de ofertas a sus proveedores. Los datos que se aportan suelen ser: entidades implicadas, producto solicitado, cantidad, fecha de entrega, condiciones de entrega y lugar de entrega. Los proveedores envían sus ofertas al cliente, confirman cantidades, fechas de entrega o incluso proponen alternativas, con lo que se produce un flujo de información en los dos sentidos. Finalmente, si el cliente y el proveedor llegan a un acuerdo, se plasma en un pedido. Normalmente el proveedor responde confirmando el pedido o realizando alguna modificación al mismo. En este caso, también el cliente puede volver a rectificar el pedido. En ocasiones más que de un pedido se habla de instrucciones de suministro. Por ejemplo, una empresa que produce según el sistema just in time envía a sus proveedores las instrucciones de suministro a largo plazo. Así se sincronizan los calendarios de producción entre el cliente y el proveedor.

2) Aviso de expedición y albarán. Cuando las mercancías están listas, el proveedor envía al comprador un mensaje de aviso de expedición, en el que se le informa de que el pedido está en camino o de que puede ir a recoger la mercancía. En este mensaje de aviso de expedición figuran todos los datos referentes a productos, cantidades, embalajes y transporte necesarios para facilitar al comprador la aceleración de los trámites. El proveedor envía la mercancía al cliente, y le entregará un albarán (es el documento que acompaña a la entrega de mercancía, que contiene los productos entregados con sus cantidades).

3) Facturas, abonos y cargos. A continuación, el proveedor envía al cliente una factura en la que figuran las cantidades, precios, condiciones de entrega y de pago, etc., de las mercancías suministradas y de los servicios prestados. Además, el proveedor puede enviar un estado de cuenta periódico en el que figuren los pagos pendientes. El cliente y el proveedor también pueden enviarse recíprocamente mensajes de nota de abono y de cargo para corregir las facturas por causa de error en los precios o las cantidades, de devoluciones o deterioros en la mercancía, etc.

 

Posibles innovaciones


Este intercambio de documentos puede simplificarse con EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Concretamente, mensajes EDIFACT como el CONITT (Invita a hacer ofertas), CONTEN (oferta del proveedor), ORDERS (pedido), ORDRSP (Respuesta del proveedor al pedido), DESADV (Aviso de expedición), INVOIC (factura), etc.

En el marco del comercio electrónico B2C (Empresa a Consumidores finales) también los pedidos pueden recibirse por medio de la tienda virtual.

En la presentación de ofertas o negociación, pueden tener cabida tecnologías como las subastas online -como Obralia (http://www.obralia.com/presentacionservicios/compraventa/ejemCompra.jsp#).



3) Relaciones con los bancos

 


Seguidamente, el cliente puede pagar al proveedor a través de un mensaje de orden de pago enviado a su propio banco, en el que figuren como datos, el banco del proveedor, las facturas que van a pagarse y el importe de las mismas.

También puede enviar al proveedor el mensaje de aviso de pago, para informarle de que el pago está en marcha. A continuación, el banco del cliente paga al banco del proveedor. Cuando éste recibe los fondos, le envía al proveedor un mensaje de notificación de abono en el que se detallan las facturas que han sido pagadas. En los últimos años entre las empresas ha aumentado el uso de las normas bancarias o cuadernos bancarios de la Asociación Española de Banca (AEB), al principio se generaban los ficheros y se entregaban en un disquette, ahora los ficheros pueden enviarse y recibirse por medios electrónicos. AEB (http://aeb.respuestaprofesional.com/normas_aeb.html) y (http://www.aeb60.com/).

 

Posibles innovaciones


Este intercambio de documentos puede simplificarse con EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Concretamente, mensajes EDIFACT como el CURRAC (Mensaje de estado de cuenta), PAYORD (orden de pago), CREADV (notificación de abono)... La popularización de la banca electrónica a través de Internet abre nuevas posibilidades para automatizar estas tareas.


4) Transportistas

 


Como podemos apreciar en la figura, en un momento determinado del ciclo comercial, el cliente o el proveedor, solicita una reserva provisional de los servicios de transporte a un transportista basándose en los datos iniciales de la consignación. A ésta seguirá una reserva en firme al conocerse con más exactitud los datos de la consignación, que llevará a la solicitud de reserva como culminación del acuerdo con el transportista.

El transportista puede confirmar la petición de reserva en las diferentes fases del acuerdo: provisional, en firme y contrato de solicitud. Además, puede informar al solicitante de la situación del transporte de la mercancía y recomendar posibles modificaciones en los planes previstos. Según el contrato, el transportista puede enviar al solicitante un mensaje de gastos en el que se relacionen los servicios de transporte y afines prestados y se solicite el pago de los mismos. El mensaje de orden de pago se efectúa de manera análoga al descrito anteriormente.


Posibles innovaciones


Este intercambio de documentos puede simplificarse con EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Concretamente, mensajes EDIFACT como el COITON (Mensaje que envía quien solicita el transporte, al transportista), COITOS (Respuesta del transportista), COITOR (Solicitud de la reserva) de transporte en firme)...


5) Import-Export

 


En la figura interviene un nuevo interlocutor, las autoridades aduaneras. Cuando una transacción exige realizar una importación o una exportación, las autoridades aduaneras respectivas reciben notificación del exportador, importador y transportista sobre el movimiento de mercancías a través de la frontera. Estas declaraciones deben presentarse antes de la llegada de la mercancía a la aduana y contienen los datos correspondientes a las partes, resumen de las mercancías por grupo de artículos, transporte y embalaje, derechos de importación o de otro tipo que deban abonarse y licencia de importación o exportación. El transportista, o su agente, remitirán la "declaración del transportista" para su consignación, basándose en la hoja de ruta y la relación de mercancías.

Posteriormente se comunica al exportador, importador y transportista la notificación del despacho de una consignación, indicando el importe de los derechos que haya que abonar. El importador efectúa la liquidación de los mencionados derechos a la aduana a través de los procedimientos de pago explicados anteriormente. Si resulta necesario, las aduanas pueden solicitar al importador que les remita un mensaje de declaración detallada en el que figuren cada uno de los artículos para permitir la inspección de la mercancía de un envío.

 

Docenas y docenas de documentos en papel...


Incluso hoy en día, una operación de importación/exportación puede precisar de mucho papeleo. A modo de ejemplo, en la página web de las Cámaras de Comercio (http://casce.camaras.org/cascedoc/default.asp) podemos consultar un listado con todos los documentos de importación y exportación.

EJERCICIO: busque el modelo de Certificado Kosher, que son los alimentos aptos según la normativa bíblica y talmúdica de la ley judía.

Spoiler: Highlight to view

Seleccionamos la Cámara de Aragón -> Zaragoza -> Documentos comerciales exportador -> click aquí para verlo.

Posibles innovaciones

Este intercambio de documentos puede simplificarse con EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Concretamente, mensajes EDIFACT como el CUSDEC (Declaración aduanera del declarante exportador o importador) o CUSCAR (Declaración aduanera del transportista).

6) El ciclo completo

 

Figura. Los principales intercambios de documentación entre los interlocutores




En la figura hemos superpuesto el nombre del mensaje EDIFACT al cuadro que resume el proceso comercial en el intervienen los diferentes interlocutores.

Veamos en la siguiente tabla los mensajes normalizados del EDIFACT:

NOMBRE

TRADUCCION

SIGNIFICADO
CONITT
Invitation to Tender Message El cliente expone sus necesidades a los proveedores y los invita a que hagan sus ofertas
CONTEN
Tender Message Mensaje que contiene la oferta del proveedor
ORDERS
Purchase Order Message Contiene la información sobre el pedido
ORDRSP
Purchase Order Response Message Respuesta del proveedor al cliente sobre el pedido
DESADV
Despatch Advice Message Aviso de expedición
INVOIC
Invoice Message Mensaje de factura, en el que figuran cantidades, precios, cantidades, etc.
CURRAC
Current Account Message Mensaje de estado de cuenta en el que figuran los pagos pendientes
PAYORD
Payment Order Message Mensaje de orden de pago enviado al propio banco del proveedor
CREADV
Credit Advice Message Cuando el banco del proveedor recibe los fondos, envía un mensaje de notificación de abono en el que se detallan las facturas que han sido pagadas
COITON
Container Inland Transport Order Notice Mensaje que envía quien solicita el transporte, al transportista
COITOS
Container Inland Transport Order Response Respuesta del transportista
COITOR
Container Inland Transport Order Solicitud de la reserva de transporte en firme
CUSDEC
Customs Declaration Message Declaración aduanera del declarante (exportador o importador)
CUSCAR
Customs Cargo Report Message Declaración aduanera del transportista

 

Ficha Técnica
Título: Negocios sin papeleo
Autor:
Idioma: es
Publicado:
Modificado: 28 Enero 2012
Resumen: Se presenta la operativa necesaria para una operación comercial internacional, reflexionando sobre la cantidad de comunicaciones y papeleo necesario que puede simplificarse con documentos electrónicos
Palabras clave: oficina sin papeles, documentos electrónicos, EDI
Licencia: Creative Commons (Reconocimiento 3.0 Genérica)

Formatos: [Versión para imprimir] [Versión en PDF]
Foto de Carlos Serrano-Cinca
es Profesor en la Universidad de Zaragoza. Su web personal:
Citar como: Carlos Serrano-Cinca (2012) :"Curso Online sobre Gestión Electrónica de Empresas" http://ciberconta.unizar.es/ecofin/drupal1/Negocios-sin-papeleo [Fecha de consulta: 28 Enero 2012]

La clase continua en Facebook: