Los ERP


1) Concepto

Más que programas de ordenador son sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc. En Wikipedia: (http://es.wikipedia.org/wiki/Planificación_de_recursos_empresariales).

Por tanto la característica principal que distingue a un ERP es la integración.

Hasta hace unos años, los ERP eran grandes sistemas de información que sólo se implantaban en grandes empresas. Actualmente, existen ERPs enfocados a las pymes, además de ERP verticales con unas características diferenciales en función del sector.

Algunas características:

  • Suele estructurarse en módulos, donde cada uno gestiona las funciones de un área, pero a través del ERP se interrelacionan entre sí y comparten información.
  • Aunque pueden configurarse y personalizarse según las necesidades del cliente, la personalización implica nuevas programaciones en el software, lo que conllevará un mayor coste.
  • Puede conectarse con otros softwares y dispositivos: sistemas EDI, terminal punto de venta, pistolas para controlar el stock en los almacenes…
  • Es necesario que todo el mundo se implique (entregar a tiempo lo solicitado por el partner, no ser reacios al cambio, probar el software…), de lo contrario la implantación del ERP no será exitosa.

Las implantaciones de los ERPs conllevan una serie de aspectos a tener en cuenta:

  • El nuevo software implica formación, lo que da lugar a una inversión en rrhh, tanto en tiempo como en dinero
  • Obliga a modificar procesos, y muchos usuarios son reacios a adaptarse a los cambios
  • Coste: software (si no son software libre) + servicios del partner (consultoría, configuración, desarrollos, formación) + suscripciones o actualizaciones anuales

Veamos un ejemplo del funcionamiento en un ERP básico, que consta de contabilidad, compras y ventas, cobros y pagos y almacén:

  1. Registro un albarán de compra >>>> Genera un registro en el histórico de albaranes>>> Aumentan las existencias de los productos incluidos en el albarán ubicándose en el almacén en el lugar especificado
  2. Registro de la factura de compra>>> Genera un registro en el histórico de facturas>>> Se registra un asiento contable>>> Se genera una deuda con el proveedor
  3. Registro el cobro de la factura>>> Se registra un asiento contable>>> Se elimina la deuda con el proveedor >>> Se crea un registro en el banco


Está de moda


Está de moda tener un ERP y todos los empresarios -y los fabricantes de software- presumen de que su programa es un ERP, de forma que a un mero programa de contabilidad le llaman ERP. Un truco para saber si es de verdad un ERP es preguntar:


¿Está disponible la información de TODAS las áreas de la empresa, pudiendo obtener informes que precisen datos de varios departamentos?

 

 La globalización llega al software


No sólo se bebe Coca-Cola en todo el planeta. También se usan los mismos ordenadores y programas, al menos los sistemas operativos y paquetes de oficina: procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores de Internet, etc. Un profesional de la empresa puede desplazarse a cualquier sitio con la seguridad de que encontrará las mismas herramientas informáticas.

No sucede lo mismo en cuanto a paquetes informáticos de gestión: contable, financiera, costes, nómina, producción, almacén, etc. En un mismo país podemos encontrar docenas de programas de contabilidad. Incluso en una misma empresa pueden coexistir varios programas que realicen las mismas tareas. Es un problema grave para las empresas globalizadas y los ERP son la solución más habitual, de ahí que muchas multinacionales los hayan adoptado.

Uso de los ERP en las empresas de Europa, [Encuesta http://www.ebusiness-watch.org]

 


2) ¿Qué componentes tiene un ERP?

Como podemos apreciar en la imagen de la derecha, tomada del libro "Sistemas de Información Integrados, (ERP)", Documento AECA Nuevas Tecnologías y Contabilidad, los ERP incluyen varios componentes:

1) El hardware, en el que el requerimiento mínimo es un servidor, pero son frecuentes las llamadas granjas de servidores multiprocesador con requerimientos de seguridad, tolerancia a fallos, redundancia, etc.

2) El software. Los sistemas operativos predominantes hoy en día son Windows, Unix, en distintas versiones, AS/400 y Linux.

3) Aplicación. Este componente es el corazón del sistema, ya que proporciona la funcionalidad requerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. En cuanto a qué módulos contiene un ERP, de nuevo el abanico de posibilidades es amplio. En la figura se muestran diversos módulos que suelen aparecer:

  • Gestión Financiera (agrupa típicamente las funciones de Contabilidad, Tesorería, Presupuestos y Activos Fijos).
  • Ventas/Compras/SCM (incluye la funcionalidad referida a la gestión de la cadena de suministro, aprovisionamientos, gestión del ciclo de ventas desde la presentación de ofertas hasta la facturación, etc).
  • Fabricación (control y gestión de los procesos de fabricación);
  • Gestión de Almacenes/Logística (permite al usuario la gestión de almacenes en sus distintas variantes);
  • Gestión de Proyectos (Control y gestión de los proyectos en sus distintas fases.)
  • CRM (Gestión de la empresa con sus clientes, como clientes potenciales, gestión documental,
    datos e informes, referencias, marketing, ofertas, pedidos, etc.);
  • Recursos Humanos (Gestión de la empresa con sus empleados, como datos personales, carreras, control de presencia, etc).

4) Gestor de base de datos. Suele ser común entre los fabricantes de software ofrecer la posibilidad de escoger entre distintos motores de base de datos. Ejemplos son Oracle o MySQL.

5) Interfaz de Usuario. Todos los componentes anteriores no servirían de nada sin una adecuada interfaz que permita al usuario trabajar con la aplicación. Hoy en día es cada vez más habitual que funcionen "en la nube", y nos podamos conectar al ERP utilizando el propio navegador web, es decir el Explorer, Firefox o Chrome.


3) Todo es "multi"

Una característica fundamental de estos programas es su potencia y versatilidad. En ellos todo es "multi", pues permiten utilizar diferentes idiomas, monedas, planes y prácticas contables. Además pueden operar en diferentes plataformas informáticas y sistemas operativos como son IBM AS/400 o Digital Alpha, con Windows NT, unix, etc. En cuanto a las prestaciones de los módulos de contabilidad, destacan las posibilidades de análisis de la información contable, auditoría, asignación de presupuestos, generación de informes, consolidación.

 

Practicar con un ERP


Como muchos ERP funcionan también utilizando la computación en la nube, podemos practicar con alguno de ellos y recorrer sus módulos. En la figura vemos un volcado de pantalla del ERP Openbravo (http://demo1.openbravo.com/openbravo/security/Menu.html) y sus diferentes módulos.

EJERCICIO: Acceda al ERP, recorra los diversos módulos y concretamente la opción de introducir los asientos de la contabilidad.

Spoiler: Highlight to view
 

[Ir a: Aplicación -> Gestión Financiera -> Contabilidad -> Transacciones -> Asientos manuales]

 


4)  Los fabricantes de ERP

Algunos de los principales proveedores de ERP son: SAP (R/3 y siguientes), Microsoft DynamicsOracle, J.D.Edwards (OneWorld), PeopleSoft, Baan, Computer Associates (Unicenter TNG) y System Software Associates (SSA).

SAP, el lider Fuente: SAP (http://www.sap.com)


SAP, multinacional del software especializada en ERP fue creada en 1972, en Alemania, tiene varios miles de empleados en todo el mundo. Es el líder mundial en ERP, con sus aplicaciones instaladas en la mitad de las 500 mayores empresas del mundo. Es el cuarto fabricante de software del mundo.

SAP permite llevar la gestión de varias compañías, en distintas monedas, con base en más de un país. Tiene una filosofía horizontal, en el sentido de que la misma aplicación se puede adaptar a todo tipo de negocio. Sin embargo, SAP, consciente de que cada negocio tiene unas particularidades, desde 1995 también ha desarrollado soluciones verticales. Por ejemplo, una compañía eléctrica tiene miles de clientes y su sistema de facturación debe estar muy desarrollado. En cambio, unos astilleros, reciben muy pocos pedidos. Por esta razón está desarrollando soluciones informáticas específicas para cada sector.

Muchas empresas grandes no pueden pagar los precios de los anteriores productos, pero sí necesitan de las prestaciones de un ERP. En este caso acuden a fabricantes nacionales que ofrecen productos con la misma filosofía pero a un precio mucho menor. Por ejemplo, son empresas especializadas en ERP:

 

¿Cuanto vale?


Lógicamente depende del tamaño de la organización. Además, como el término ERP está "de moda" muchos programas se ponen la etiqueta ERP.

EJERCICIO: Se pueden consultar presupuestos sobre implantación de ERP en la web Pidepresupuesto.com (http://www.pidepresupuesto.com/Empresas/ERP/)

 

¡Ojo con la puesta en marcha!


A los cientos de miles de euros que puede costar la aplicación, se suma una cantidad semejante para su configuración y parametrización, que implica en muchas ocasiones que no es el programa el que se adapta a la empresa sino al revés.

Si en informática suele hablarse de programas a medida versus llave en mano, comparándolos con un traje hecho por un sastre o comprado en un gran almacén, en este caso se trata de trajes que exigen al cliente hacer ejercicio para poder llevarlos o abrochar los botones.

Cuando una empresa instala una de estas aplicaciones redistribuye su personal y elimina procedimientos.

La instalación puede durar varios meses o incluso años.

 

Ficha Técnica
Título: Los ERP
Autor:
Idioma: es
Publicado:
Modificado: 29 Enero 2012
Resumen: Se describen los ERP, sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa
Palabras clave: ERP, programas de contabilidad
Licencia: Creative Commons (Reconocimiento 3.0 Genérica)

Formatos: [Versión para imprimir] [Versión en PDF]
Foto de Carlos Serrano-Cinca
es Profesor en la Universidad de Zaragoza. Su web personal:
Citar como: Carlos Serrano-Cinca (2012) :"Curso Online sobre Gestión Electrónica de Empresas" http://ciberconta.unizar.es/ecofin/drupal1/erp [Fecha de consulta: 29 Enero 2012]

La clase continua en Facebook: