Extranet/Intranet


1) Concepto

La Intranet consiste en implantar las tecnologías de Internet (páginas web, transferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder únicamente los empleados de la organización. Por tanto los empleados acceden a las páginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords.

Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web, pero de forma que las páginas web y los documentos de uso interno de la empresa estén accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa.

En las Intranet también se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, correo electrónico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password.

 

¿Qué fue antes el huevo o la gallina?

En cierto sentido podríamos decir que "nació antes la Intranet que la Internet", ya que el inventor del World Wide Web, Tim Berners Lee del CERN (Laboratorio Europeo de Física de Partículas) quiso hacer un sistema en el que los científicos compartieran entre sí información de sus proyectos.

Uso de Intranet en las empresas de Europa, [Encuesta http://www.ebusiness-watch.org] 



2)  Diseño

 

Distribuir la información con sentido común: Push y Pull


La información puede hacerse llegar al usuario de diferentes formas. Se habla de tecnologías push y pull.


  • Con el correo electrónico, la información se "empuja" (push) al destinatario, que es pasivo.
  • En el navegador o en los boletines de anuncios, los interesados succionan (pull) la información del sistema. El usuario es activo. Por ejemplo, un tablón de anuncios [ejemplo].

En una Intranet hay que pensar cómo distribuir cada tipo de información a los usuarios. Suele abusarse mucho del "Push", saturando a los usuarios con mensajes de correo electrónico. Por contra, a veces se deja información urgente en los boletines (pull). Un ejemplo:

Las Intranet de las empresas incluyen, en general, la siguiente información:

1) Acceso a directorios internos: búsqueda de teléfonos, direcciones, agendas, programaciones, etc.

2) Acceso a las bases de datos de la empresa.

3) Publicación de documentos internos: informes económicos, listas de precios, publicaciones y manuales de producto, etc. Distribución de aplicaciones.

4) Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.


3) Uso de Intranet en contabilidad

Sin pretender ser exhaustivos a continuación exponemos algunas aplicaciones de la Intranet en un departamento de contabilidad de cualquier empresa. Mediante una intranet se pueden integrar las funciones contables y financieras del día a día, como:

A) Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de pagos. Así podemos informar al resto de la organización de qué clientes no admitimos nuevos pedidos. 

B) Tramitar cuentas de gastos. Evitando papeleo innecesario.

C) Medio para que la información contable esté disponible para los usuarios internos, elaborando cuadros de mando que estén disponibles en la intranet para la toma de decisiones de la dirección.

D) La captura de datos contables usando programas de contabilidad que funcionan tipo ASP, es decir utilizando el navegador de Internet.

E) Dar a conocer las políticas contables de la empresa. Lo vemos en el siguiente ejemplo:

 

Oye, ¿cómo contabilizamos este gasto en nuestra empresa...?


La contabilidad es un componente importante de lo que Bill Gates denomina el "sistema nervioso digital" de las organizaciones, es decir, el conjunto de procesos digitales mediante los cuales una empresa puede percibir su entorno y reaccionar, captar los retos competitivos y las necesidades de los clientes, y organizar las respuestas en el mínimo tiempo posible. El sistema nervioso digital es la equivalencia digital y corporativa del sistema nervioso humano, capaz de aportar un flujo de información bien integrado al lugar oportuno de la organización en el momento oportuno.

Una herramienta interesante es MAP (Microsoft Accounting Policies), una parte de la Intranet de Microsoft que archiva las políticas contables de la empresa, sobre 500 aspectos (por ejemplo, cómo contabilizar los gastos de automóvil o, en el ejemplo de la figura, la contabilización de una nómina).


4) Uso de Extranet en contabilidad

Si la Intranet se reserva para los trabajadores de la empresa, la extranet se extiende a los usuarios externos, como clientes y proveedores. La banca electrónica es un ejemplo de Extranet o el campus virtual de una Universidad (http://add.unizar.es).

 

Oye, ¿cuando me vaís a pagar...?


Como ejemplo que apunte más directamente al sistema de información contable podemos comentar la posibilidad de que un cliente consulte a través de Extranet la situación de un pedido o un proveedor la situación de una factura o el estado de cuentas. Ello puede lograr una reposición más rápida y mejorar los días de facturación.

Veamos un ejemplo en Mapfre (https://extranet.mapfre.com). ¿Quién accederá ahi?

 

¿Cómo se instala una intranet/extranet?


En el servidor de Internet de la empresa se da acceso a todo el munto a las páginas web. Se restringe el acceso a la Intranet de forma que solo puedan acceder nuestro empleados con su correspondiente username y password. Igualmente se procede con la extranet de clientes y la extranet de proveedores, creando usuarios, como se muestra en la figura siguiente en la que hemos creado el usuario "pedro" y se le ha asignado un password.

Para crear la intranet/extranet en cada carpeta decimos quien puede entrar. la figura muestra como a la carpeta "intranet" solo puede entrar juanmartinez pedrolopez davidborsntein. Vamos añadiendo los nombres de los clientes y proveedores.

EJERCICIO: Instalar una intranet en su ordenador

Spoiler: Highlight to view

El ejercicio completo está disponible en (http://ciberconta.unizar.es/sic/practicas/servidor.htm).

 

Ficha Técnica
Título: Extranet/Intranet
Autor:
Idioma: es
Publicado:
Modificado: 7 Enero 2012
Resumen: Se describe el uso de Intranet/extranet en el Departamento de Contabilidad de una empresa
Palabras clave: intranet, extranet, información contable
Licencia: Creative Commons (Reconocimiento 3.0 Genérica)

Formatos: [Versión para imprimir] [Versión en PDF]
Foto de Carlos Serrano-Cinca
es Profesor en la Universidad de Zaragoza. Su web personal:
Citar como: Carlos Serrano-Cinca (2012) :"Curso Online sobre Gestión Electrónica de Empresas" http://ciberconta.unizar.es/ecofin/drupal1/extranet_intranet [Fecha de consulta: 7 Enero 2012]

La clase continua en Facebook: