Factura electrónica


1) Concepto

La facturación electrónica es el equivalente funcional de la factura en papel. Consiste en transmitir facturas entre un proveedor y un cliente por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

En febrero de 2003, el Ministerio de Hacienda publicó un Real Decreto sobre la legalidad del intercambio digital de facturas, también denominado Factura Telemática, que reemplaza la antigua ley del intercambio de facturas (SIFMT). Los clientes pueden prescindir de la recepción y conservación de sus facturas en papel a efectos fiscales. La siguiente figura muestra un ejemplo de volcado de pantalla del programa Facturae.

Documentos seleccionados: Cómo obtener y conservar la factura digital o electrónica: (http://e-global.es/b2b-blog/2006/12/04/...). Muy interesante esta jornada de EDICOM.

 

Logo BOEPrincipales Características de la Factura Digital AECOC (http://www.aecoc.es)


Recientemente han sido aprobadas un conjunto de medidas legislativas que nos permiten avanzar en la eficiencia en los procesos administrativos. Desde el pasado mes de febrero las facturas EDI ya pueden sustituir al papel. Esto es posible gracias a la firma digital, una herramienta que permite garantizar la integridad y autenticidad del documento que se ha firmado, y que por lo tanto nos ofrece unas garantías de seguridad muy elevadas que permiten dar validez al mensaje EDI-Invoic. En primer lugar debe destacarse la regulación de la facturación con firma digital (Orden Ministerial HAC/3134/2002 de 5 de diciembre, publicada en el B.O.E. a fecha 13 de diciembre de 2002). Esta Orden Ministerial se complementa con la Resolución del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que especifica los procedimientos y mecanismos de firma admitidos (Resolución 2/2003 de 14 de febrero, B.O.E. de 17 de febrero). Desde este momento las facturas firmadas digitalmente tienen total validez legal y sustituyen a todos los efectos el papel. Los aspectos más destacados del nuevo sistema de factura digital son los siguientes:
  • Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente.
  • No es necesario estar autorizado por Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato. También se suprime la homologación de los softwares y las notificaciones. El resultado es un sistema ágil y sin burocracia.
  • Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido (RVA), a través de Internet o a través de un mensaje de correo. La única condición es que estén firmadas digitalmente. Esto es, lo esencialmente importante es que estén firmadas digitalmente, ya que así garantizamos la seguridad de los datos y que no han sido modificados (integridad) y la identidad del emisor (autenticidad).
  • En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar con factura digital. Sin embargo no es obligatorio que quede reflejado en un documento escrito y, en ningún caso, debe notificarse a Agencia Tributaria ni debe esperarse autorización por su parte. Simplemente el uso entre el emisor y el receptor de la factura digital ya es suficiente.

Es muy importante tener presente que la factura electrónica firmada digitalmente, - factura digital -, sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel y por lo tanto la factura digital está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel. Es decir, el mensaje EDI-Invoic es la factura original y la que podemos presentar a un inspector. Resumimos a continuación los principales aspectos que recoge la nueva legislación en relación a la factura digital y que debemos tener presentes:

  • Contenido de la factura: Evidentemente el mensaje EDI-Invoic deberá contener TODOS los datos que son exigibles a una factura en papel. Por ejemplo, para trabajar con e-facturas será necesario incluir también en el mensaje EDI, entre otros datos, el NIF, razón social y domicilio fiscal. Hasta ahora, estos datos podían no ponerse en el mensaje EDI, ya que éste carecía de validez legal.
  • Archivado: Una de las principales ventajas del nuevo sistema es que se elimina la obligación de archivar el papel. Con la e-factura se deberá guardar el mensaje EDI-Invoic y la firma digital, junto con el certificado digital que permite verificar la identidad del emisor. Además, este archivado digital puede realizarse en cualquier lugar, a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a estas facturas. Es decir, cuando se persone un inspector en nuestras oficinas debemos garantizarle el acceso a las facturas almacenadas, pero ya no deberemos presentárselas en papel, sino que los ficheros EDI-Invoic son válidos.
  • La firma digital: Se acepta cualquier sistema de firma digital comúnmente aceptado y la firma se puede "incluir" de cualquier forma, simpre y cuando ambas partes (emisor y receptor) lo conozcan. En este sentido, desde AECOC hemos trabajado conjuntamente con los proveedores de soluciones EDI para que la firma se incluya en el mensaje EDI-Invoic en la misma estación de usuario, de forma que es totalmente transparente al usuario y no es necesario modificar el Sistema Interno de Gestión.
  • Los certificados: Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos estarán publicados en la página web de Agencia Tributaria (www.aeat.es). En el momento de escribir este artículo, los certificados admitidos son los que da Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) de tipo Clase 2 CA. [Nota del profesor, la lista se encuentra aquí: https://aeat.es...]

Gracias a la factura digital las empresas pueden reducir los costes de tramitación de facturas (ensobrado, sello, papel y desensobrado) y los costes de archivado de las mismas.

Además, la nueva legislación también ha regulado la autofactura y la facturación por terceros, los cuales actuarán, en todo caso, en nombre y por cuenta del empresario o profesional que efectuó la operación objeto de facturación (Ley 53/2002 de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, publicada en el B.O.E. a fecha 31 de diciembre de 2002).


2) Evolución

Administración, empresas y entidades se unen para implantar la 'e-factura' en 4 años El País, (http://www.elpais.es) [28 julio 2004]



Los impulsores quieren eliminar la factura de papel en un proceso similar al del euro y la peseta - La Unión Europea achaca la pérdida de competitividad frente a EE UU al escaso uso de tecnología en la gestión empresarial.

LAIA REVENTÓS

EL PAÍS - 28-10-2004

El 31 de diciembre de 2001 los cajeros automáticos escupían pesetas, y al día siguiente escupían euros. Meses después, la peseta desapareció. Administración, empresas y colegios profesionales españoles se han unido ahora para intentar hacer lo mismo con las facturas en papel. En el año 2008 llegará el apagón del papel y se alumbrará la factura electrónica. Al menos ése es el objetivo de Consorcio Digital, una entidad española participada por fabricantes, empresas, administraciones y algunos colegios profesionales, que pretende generalizar el uso de la factura electrónica en todas las empresas, pero sobre todo en las medianas y pequeñas, las pymes.

España tiene 3,7 millones de pymes que generan cada año medio billón de facturas. La Unión Europea (UE) cuenta con más de 19 millones, representan el 99% de las empresas europeas y emiten 18 billones de facturas anuales. Por término medio, sólo el 42% de las pymes tiene acceso a Internet y, de ellas, sólo el 20% utiliza la Red para sus operaciones comerciales.

La escasa implantación tecnológica en la gestión de las pymes preocupa a la UE, que achaca la pérdida de competitividad frente a Estados Unidos desde 1996, a que los estadounidenses han logrado incorporar la tecnología en la gestión empresarial.

En España, el marco jurídico está listo. Por un lado, el reglamento de facturación, puesto en marcha el 1 de enero de 2004, permite digitalizar los archivos y la posterior destrucción de los tradicionales en papel y, por otro, la ley de firma electrónica que introdujo la firma digital para los ciudadanos y las personas jurídicas.

Ahora sólo falta lanzar los servicios asociados que permitan a las empresas ver los ventajas que la adopción de la certificación digital aporta. La primera aplicación es la factura electrónica.

El ahorro en costes directos es el principal motivo que Consorcio Digital argumenta para su masiva implantación. "Se trata de una revolución. La efactura es el servicio de valor añadido que introducirá a la empresa española en la sociedad red. Mientras que emitir una factura tradicional cuesta 1,5 euros, la efactura cuesta entre 10 y 15 céntimos. El ahorro en coste directo es del 95%", explica Jesús Campos Moreno, director general de la Asociación Nacional de Fabricantes (ANF).

El ahorro en costes no es la única ventaja que aporta la factura electrónica a las empresas, sean grandes o pequeñas. También reduce, casi suprime, los espacios de almacenamiento físico de las facturas tradicionales que se guardan cinco años por ley. "Además de los beneficios ecológicos en ahorro de papel y la reducción del ciclo de cobro, con el ahorro financiero para el proveedor y el aumento de su capacidad productiva", dice el abogado Francisco de Quinto, secretario y fundador del consorcio junto con Josep Maria Vilà, director general de Indra y presidente de Aetic, centro de aplicaciones en Internet de la Politécnica de Cataluña (UPC).

Para que se implante la factura telemática en cada empresa o sociedad es necesario primero obtener el certificado digital, que asegura la identidad del firmante, la integridad del mensaje y su no repudio, mediante el sellado de tiempo.

Consorcio Digital, cuyo objetivo es difundir estándares y herramientas, propone un sistema de facturación telemática con firma electrónica que proporciona la Asociación nacional de Fabricantes (ANF), a su vez autoridad certificadora.

La solución, de Tradise, es un módulo XML que se integra en cualquier entorno de gestión empresarial, sea un ERP o un sencillo programa de contabilidad. Se complementa con sello de tiempo para que no se repudie el documento. "Apostamos por ebXML porque la Agencia Tributaria lo considera un estándar y cuenta con apoyos internacionales, además de ser universal y libre", dice Campos.

Al emisor de la efactura, implantar el módulo le cuesta de 200 a 300 euros. Para el receptor es gratuito. "Se descarga un software con el que podrá ver e imprimir las facturas con las marcas que la validan legalmente", añade Campos.

La factura digital sólo es la punta del iceberg. Pedidos, albaranes, notas de abono, envío de balances al registro mercantil, contratos... son otros servicios que servirán para que las empresas perciban las ventajas de la efirma. "Sólo sirve si se vinculan a productos o servicios útiles que aumenten la productividad", según de Quinto, de Piqué y Asociados.

C. DIGITAL: (http://www.consorciodigital.com) EFACTURA: (http://www.efactura.net) IPSCA: (http://www.ipsca.com)

 

La factura electrónica se retrasa en España Finanzas.com, (http://www.idg.es) [2 feb 2011]



La Ley 56/2007 de Medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información se fijaba como fecha límite el 1 de enero de 2011 para que todas las empresas españolas estuvieran obligadas a facturar electrónicamente a las entidades estatales. Sin embargo, según María del Valle Palma, directora del Observatorio de Documentación Digital AedocDigitalestos plazos no se están cumpliendo porque gran parte de la administración pública no está preparada para recibir facturas”. Es más, de acuerdo con Olivares, “solo unos meses antes de que finalizase 2010 solo un 12% de las empresas españolas facturaba de forma electrónica.

El documento de estrategia del Plan Avanza2 (2011-2015) establece el año 2015 como plazo máximo para conseguir una Administración Pública sin papeles graciasa la digitalización de los trámites, la incorporación de firma electrónica (DNI electrónico) y la creación de registros electrónicos. .

 

 

Implantacion y ROI de la factura digital en Carrefour España

E-global, (http://www.e-global.es), 6 de diciembre de 2005


Antes de la aprobación de la Ley de Firma Digital el 14 de Febrero de 2003, Carrefour recibía unas 20.000 facturas físicas al día, esto significaba tener que disponer de 12 Km de lineales de archivo con 8.000 containers de 64.000 archivadores y cientos de personas dedicadas a la validación de facturas. Su personal administrativo punteába 7 millones de líneas de factura al año para identificar los litigios.

Actualmente, por un lado, el 93% de todas las facturas que paga Carrefour se conforman en formato EDI y, de estas, el 88% son firmadas digitalmente, y por otro emite un alto porcentaje de sus facturas y cargos con firma digital avanzada (2.800 proveedores).

  • Ahorro en gasto de personal: 2.500.000 Euros
  • Ahorro en gasto de archivo: 200.000 Euros
  • Ahorro en gasto de correo: 35.000 Euros


Y en El Corte Inglés...

E-global, (http://www.e-global.es), 25 de noviembre de 2005

Desde Enero 2004 que entró en vigor en España el RD 1496/2003 sobre facturación electrónica el crecimiento de la facturación digital de la empresa ha sido exponencial. En octubre de 2005 el Corte Ingés intercambió 6.354.864 facturas electrónicas con sus proveedores, de las cuales el 57% de las facturas recibidas de sus proveedores incorporan firma digital. Esta empresa ya cuenta con 2500 interlocutores que participan en este programa B2B.



3) Software

Algunas soluciones:

  • Facturae (http://www.facturae.es). El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel.

 

Un PDF o Word con firma digital


El objetivo de la firma digital es poder demostrar quien ha firmado un documento. En un papel normal, lo que se hace es firmarlo. En el soporte electrónico se incorpora una "firma digital". Podemos experimentar con firmas digitales en el Word o en el PDF. En el Word lo podemos comprobar yendo a [Herramientas] - [Opciones] - [Seguridad].

...antes

Ahora...

No confundir una mera firma escaneada -que es fácil de copiar y además ni siquiera es "la mía"- con una firma digital. Al hacer click en la firma digital podemos comprobar su validez.

pero ¡ojo!, en este caso nadie está validando la validez de la firma. ¡¡¡¡El emisor del certificado es el mismo!!!!! Ahí debería intervenir un tercer -la autoridad de certificación- o hablar personalmente conmigo para ver si soy yo...

 


EJERCICIO: Descarge este documento firmado en Word y compruebe su firma digital. Lo mismo en este documento firmado en PDF. Trate de obtener una firma digital instalando el programa de autocertificados selfcert.exe

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Instale el programa selfcert.exe y ponga su nombre. Despues cree un documento en Word y añada su firma. Puede consultar la ayuda del Word "Agregar una firma digital a un archivo" pues depende de la versión. En Word 2007  [Herramientas] - [Opciones] - [Seguridad]. En Word 2007 es en [Botón de Office] -> [Preparar] -> [Agregar Firma Digital].

 

Solicite su e-factura en Telefónica u otra empresa 


  • Firma digital. La factura electrónica emitida por Telefónica de España incluye una firma digital para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. El certificado utilizado para firmar la factura electrónica de Telefónica de España ha sido emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) con el fin exclusivo de que usted tenga constancia de la validez y la integridad de la factura. Adicionalmente, se pueden utilizar las facturas en este formato electrónico en las relaciones con la administración, como justificantes válidos.
  • Seguridad: las facturas en formato electrónico son firmadas digitalmente y encriptadas justo antes de la descarga en la web de Telefónica, por lo que resulta imposible su falsificación digital.
  • Conservar las facturas: las facturas firmadas digitalmente se guardan en un fichero con formato especial (extensión fp7). En la normativa vigente se establece que “Los empresarios o profesionales que utilicen medios electrónicos e informáticos para gestionar la facturación, la contabilidad y la generación de libros y registros fiscalmente exigibles deberán conservar en soporte magnético u óptico, durante el período de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos, posibilitando el adecuado control”.


EJERCICIO: Acceda a su proveedor de telefonía. luz o gas, como Telefonica (http://www.telefonicaonline.com) o Endesa (http://www.endesaonline.com/ES/Hogares/oficinaonline/demofactura/demofactura1.asp) y, si es cliente, solicite su e-factura. Necesitará los datos de su última factura y recibirá una correo electrónico o mensaje SMS para confirmar.

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 Aunque las empresas deberían conseguir que estos trámites fueran sencillos, a veces es complicado. Si tiene alguna dificultad aquí explican el caso de Telefónica.

 

Obtenga una firma digital para su correo


Observe en las siguientes pantallas un mensaje de correo electrónico que incluye una firma digital (ojo, no es la firma escrita sino el icono de la derecha!). Al hacer click sobre dicho icono comprobamos su autenticidad. [Noticia suplantan al Presidente Zapatero] [24 ene 2006]. Veamos en las siguientes figuras un ejemplo de correo electrónico que lleva adjunta una forma digital. 

 


EJERCICIO: Acceda a Instantssl (http://www.instantssl.com/ssl-certificate-products/free-email-certificate.html) o a Albalia (http://ca.albalia.com:8080/democa/) y obtenga una firma electrónica válida con la que podrá enviar mensajes firmados digitalmente. 

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 Aquí explican como obtener la firma.

 

Ficha Técnica
Título: Factura electrónica
Autor:
Idioma: es
Publicado:
Modificado: 6 Enero 2012
Resumen: Se describe la factura electrónica y las ventajas que tiene su incorporación por la eliminación de papeleo
Palabras clave: factura electrónica, firma digital
Licencia: Creative Commons (Reconocimiento 3.0 Genérica)

Formatos: [Versión para imprimir] [Versión en PDF]
Foto de Carlos Serrano-Cinca
es Profesor en la Universidad de Zaragoza. Su web personal:
Citar como: Carlos Serrano-Cinca (2012) :"Curso Online sobre Gestión Electrónica de Empresas" http://ciberconta.unizar.es/ecofin/drupal1/factura-electronica [Fecha de consulta: 6 Enero 2012]

La clase continua en Facebook: