Facultad de Economía y Empresa
Universidad de Zaragoza

Planificación y presupuestación

1) Concepto

Todas las empresas son conscientes de la importancia de planificar, es decir, disponer de un plan general, metódicamente organizado que permita lograr un objetivo determinado. Desgraciadamente la metodología de planificación más habitual en muchas empresas es la Metodología ASM (A Salto de Mata), es decir, improvisar y hacer frente a los problemas conforme surgen.

La figura muestra un volcado de pantalla realizado con Microsoft Project, un software para ayudar a la tarea de planificar. Permite desarrollar un plan, que consta de varias tareas, cada una de las cuales dispone de unos recursos y un responsable. El programa permite:

El ejemplo del pantallazo aborda parte del proceso de "adquirir una empresa". Nótese como aparecen una serie de tareas:

Una vez que esté la lista se realizará la evaluación financiera del proyecto.

aUn sencillo Diagrama de Gantt en Excel

El Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica desarrollada por Henry Gantt w hacia 1920 -discípulo de Taylor- cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas a lo largo del tiempo. Es, por tanto, un tipo de cronograma o herramienta utilizada para gestionar los proyectos.

En este caso vamos a realizar un diagrama de Gantt para preparar un examen que es el 2 de julio

  • Calculamos que conseguir los apuntes nos va a costar 5 días
  • Hasta que no tengamos los apuntes no podemos estudiar
  • Podemos empezar a estudiar teoría, pero hasta que no acabemos elprimer tema no podemos hacer las ptrácticas
  • Necesitamos una semana para repasar, cuando tengamos todo estudiado


qEJERCICIO:
Aprende a realizar uno de estos diagramas con la hoja de cálculo y aplícalo a alguna tarea cotidiana. fPuedes descargar la hoja de cálculo: [14-DiagramaGantt.xls].

 


2)
Tipos de planes y presupuestos

Distinguiremos entre una:

En la figura hemos representado mediante un filósofo o pensador la parte más estratégica de la empresa y unos gráficos con hojas de cálculo para la parte final, más operativa.


3)
Largo plazo: el Presupuesto de Capital

En cuanto a la planificación a largo plazo es típico realizar Planes Estratégicos; algunos aspectos que se plantean:

Dentro de la planificación a largo plazo, en cuanto a la parte financiera, la pieza clave es el Presupuesto de Capital, documento que recoge las inversiones necesarias y la forma de financiarse. Es habitual que tenga un alcance de unos 5 años y normalmente no se detalla por meses o semanas sino por años. Fruto del mismo obtendremos las cuentas anuales previsionales.

Estos serían los elementos básicos de un Presupuesto de Capital. El resultado del mismo será el Balance y Cuenta de Resultados Previsionales.

La hoja de cálculo es una herramienta excelente para realizarlo. MC 117.

aEl Presupuesto Base Cero

"Este año, el presupuesto de mi departamento es igual que el año anterior, pero un 5% más (o menos)". Eso es típico en muchas empresas y en la mayor parte de las administraciones. Muchas veces los presupuestos (lo que podemos gastar en publicidad al año que viene o el presupuesto de las fiestas de un ayuntamiento) se basan en lo que se hizo el año anterior más un porcentaje si la cosa va bien o con un recorte lineal si la empresa o la administración va mal. Analicemos los Presupuestos del Gobierno de Aragón (http://presupuesto.aragon.es/politicas/372/industria).

En general no es la mejor manera de plantear los presupuestos, aunque suele ser una manera cómoda, con menos discusiones. El Presupuesto Base Cero se realiza sin tener en cuenta el presupuesto del año anterior y como su nombre indica consiste en partir de cero. Su puesta en marcha es costosa, porque cada gestor debe justificar detalladamente para qué quiere el dinero.

Esta técnica la popularizó la administración estadounidense en 1977, siendo Jimmy Carter el Presidente, aunque otras empresas privadas ya lo habían usado, siento Texas Instrument la primera de ellas y el autor Peter Pyhrr (Zero-base budgeting).

Procedimiento:

  • Se identifican los objetivos y se fijan los indicadores clave para medir la consecución de los resultados.
  • Se identifican las unidades de decisión.
  • Se generan los llamados "paquetes de decisión", que son los documentos con todas las justificaciones.
  • Se priorizan los "paquetes de decisión".
  • Los niveles más altos de la empresa o administración pueden reordenar las priorizaciones.

Ventajas:

  • Elimina el incrementalismo, permitiendo así erradicar de una forma mecánica las partidas presupuestarias o actividades que han quedado obsoletas o que son improductivas.
  • Se genera buena información, de calidad, para la toma de decisiones.
  • Se parte de unos objetivos y se establecen los gastos necesarios para lograrlos.

Ventajas:

  • Mucho esfuerzo, tiempo y papeleo para llevarlo a cabo.
  • Dificultad para ponerlo en marcha, presiones, luchas, desconfianza.

Más información en Tejeiro y Álvarez (2012): Fortalezas y debilidades del Presupuesto Base CeroPresupuesto y Gasto Público69, 9-21.

 


4)
Corto plazo: los Presupuestos de Explotación

El horizonte temporal normalmente es el año y el grado de detalle el mes. Aunque puede haber otros periodos.

Como disponemos del Presupuesto de Capital anterior muchos de los datos que necesitamos para confeccionar los presupuestos a corto plazo ya vienen dados. Los Presupuestos de Explotación más comunes son:

Estos serían los Presupuestos de Explotación básicos. El resultado del mismo será el Presupuesto de Tesorería, que integra lo anterior. Con un matiz muy importante: una cosa es vender y otra distinta cobrar. En el Presupuesto de Tesorería hablamos de cobros y pagos, no de ingresos y gastos.

También la hoja de cálculo es una herramienta excelente para realizarlo. Aunque en muchas ocasiones son los propios programas de contabilidad los que llevan el control de la tesorería, al nivel más preciso. Por ejemplo, cuando uno realiza una venta a crédito anota el vencimiento, es decir, cuando se cobrará. Lo mismo cuando se compra a crédito, se anota qué día hay que pagarlo. Es una forma de llevar el control de la tesorería. Lo vemos en el siguiente pantallazo, tomada de un programa de contabilidad. Se trata de una factura de una compra al proveedor "Electrodomésticos Boreal" que lleva fecha 14 de enero de 2020 y se pagará el 14 de marzo de 2020 (fecha de vencimiento, en este caso 60 días más tarde).

Lógicamente luego podemos pedirle al programa de contabilidad que nos proporcione un listado de los vencimientos, tanto "a pagar" como "a cobrar", y llevar así un control de la tesorería.

En la imagen presentamos otro volcado de pantalla del programa de contabilidad. Se aprecia que:

Toca, por tanto, gestionar la tesorería. Por una parte estamos teniendo un pico bastante elevado de más de 200.000€ en el banco. Pero más preocupante son los números rojos. Podemos hacer una simulación de dejar de pagar al proveedor "Electrodomésticos Boreal", pero no sería suficiente.

Habrá que negociar con la inmobiliaria, a ver si conseguimos aplazar parcialmente parte del pago o negociar con el banco...

aPara seguir aprendiendo


Elaboración de un presupuesto, Civicus.org (https://www.civicus.org/new/media/Elaboracion%20de%20un%20propuesto%20Part%201.pdf)

Tejeiro, J. B., & Álvarez, J. A. M. (2012). Fortalezas y debilidades del Presupuesto Base CeroPresupuesto y Gasto Público69, 9-21.

Varios modelos en excel sobre presupuestos y planificación financiera, (http://www.ehu.es/p200-content/es/contenidos/informacion/cef_herramientas/es_herrami/herramientas_gestion.html)

Ir a CiberContaCitar como: Serrano Cinca C. (2014): "Lecciones de Finanzas", [en línea] 5campus.org <http://www.5campus.org/ifinanzas> [y añadir fecha consulta] Inicio leccion
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