En la carta existe
un conjunto de reglas gramaticales que determinan el vocabulario
aceptado y el orden en que se pueden usar las palabras y frases.
En los sistemas EDI existen también unas reglas de sintaxis
para la adecuada estructuración de los caracteres admitidos.
Concretamente, las reglas gramaticales
del EDIFACT, el estándar EDI amparado por
las Naciones Unidas son una norma ISO 9735,
emitida por la International Organization for Standarization.
Con el impulso de Internet,
el XML se perfila como un nuevo estandar
para enviar los mensajes de EDI.
Tanto en la carta como en el
EDI es necesario utilizar un vocabulario de términos aceptados.
Si en el lenguaje humano hablamos de palabras, oraciones, etc.,
en el EDI hablaremos de datos, segmentos, mensajes y códigos
estándares.
Los datos
son la unidad más pequeña, y, siguiendo nuestro
ejemplo, equivalen a las palabras. La fecha de entrega, el número
de artículos o la forma de pago son datos. Para cada estándar
EDI existen directorios de elementos de datos comerciales que
contienen los bloques elementales utilizados en la definición
de los mensajes normalizados. Por ejemplo, dentro del EDIFACT
este directorio se encuentra regulado como norma ISO 7332. Una
unidad más grande que el dato es el segmento, que son
grupos de datos relacionados entre sí. El directorio de
segmentos contiene los segmentos normalizados, por ejemplo, los
correspondientes a nombre y dirección.
Un grupo de segmentos colocados correctamente de acuerdo
con una reglas de sintaxis forman un mensaje
EDI. Existen directorios que contienen los mensajes normalizados
correspondientes a determinadas funciones comerciales. Por ejemplo,
podemos encontrar en Internet en Schlieper (1995) una guía
con los mensajes del EDIFACT. Están normalizados los mensajes
de pedidos, facturación, despachos de aduanas, conocimientos
de embarque, etc.
