Transmisión documentos I Entre empresas

Intercambio de documentos

1) Cliente y proveedor

1) Petición de ofertas, ofertas y pedido. Supongamos una empresa que desea adquirir un producto. Lo habitual es que envíe una petición de ofertas a sus proveedores. Los datos que se aportan suelen ser: entidades implicadas, producto solicitado, cantidad, fecha de entrega, condiciones de entrega y lugar de entrega. Los proveedores envían sus ofertas al cliente, confirman cantidades, fechas de entrega o incluso proponen alternativas, con lo que se produce un flujo de información en los dos sentidos. Finalmente, si el cliente y el proveedor llegan a un acuerdo, se plasma en un pedido. Normalmente el proveedor responde confirmando el pedido o realizando alguna modificación al mismo. En este caso, también el cliente puede volver a rectificar el pedido. En ocasiones más que de un pedido se habla de instrucciones de suministro. Por ejemplo, una empresa que produce según el sistema just in time envía a sus proveedores las instrucciones de suministro a largo plazo. Así se sincronizan los calendarios de producción entre el cliente y el proveedor.

2) Aviso de expedición y albarán. Cuando las mercancías están listas, el proveedor envía al comprador un mensaje de aviso de expedición, en el que se le informa de que el pedido está en camino o de que puede ir a recoger la mercancía. En este mensaje de aviso de expedición figuran todos los datos referentes a productos, cantidades, embalajes y transporte necesarios para facilitar al comprador la aceleración de los trámites. Una vez recibida la mercancía, el cliente puede notificarlo al proveedor enviando el correspondiente albarán.

3) Facturas, abonos y cargos. A continuación, el proveedor envía al cliente una factura en la que figuran las cantidades, precios, condiciones de entrega y de pago, etc., de las mercancías suministradas y de los servicios prestados. Además, el proveedor puede enviar un estado de cuenta periódico en el que figuren los pagos pendientes. El cliente y el proveedor también pueden enviarse recíprocamente mensajes de nota de abono y de cargo para corregir las facturas por causa de error en los precios o las cantidades, de devoluciones o deterioros en la mercancía, etc.

Posibles innovaciones Este intercambio de documentos puede simplificarse con EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Concretamente, mensajes EDIFACT como el CONITT (Invita a hacer ofertas), CONTEN (oferta del proveedor), ORDERS (pedido), ORDRSP (Respuesta del proveedor al pedido), DESADV (Aviso de expedición), INVOIC (factura), etc. En el marco del comercio electrónico B2C (Empresa a Consumidores finales) también los pedidos pueden recibirse por medio de la tienda virtual. En la presentación de ofertas o negociación, pueden tener cabida tecnologías como las subastas online -como Obralia (http://www.obralia.com/presentacionservicios/compraventa/ejemCompra.jsp#).

Citar como: Serrano Cinca C. (2012): "El comercio electrónico en la transmisión de documentos", [en línea] 5campus.org, Sistemas Informativos Contables <http://www.5campus.org/leccion/ciclo> [y añadir fecha consulta]	[Índice]