Las Reglas de Oro del
email Fuente: Target-internet (http://www.target-internet.com)
La tecnología es fácil
de instalar, lo difícil suele ser ponerla a trabajar en
beneficio de la gente (léase: que la gente la acepte).
Este el caso del correo electrónico. Recién se
instala, se lucha durante meses para que se utilice, se abandone
la necesidad cultural de retener una copia en papel "por
si acaso" y se convierta en costumbre consultar el buzón.
Pero una
vez se acepta y utiliza, comienza otro reto: El que no se utilice
exagerádamente.
Un ejecutivo promedio recibe entre 30 y 40 correos internos por día -demasiados-, la mayoría de ellos no son importantes y una porción son realmente basura. ¿Que hacer?
Distribuya las reglas de oro del e-mail a continuación o instale una intranet, donde las comunicaciones de interés general son publicadas en una cartelera electrónica para ser leídas o consultadas en el momento que se desee, dejando el correo para lo que es importante, urgente, relevante para el trabajo del destinatario o requiere de una respuesta específica.
Las Reglas de Oro:
- Recuerde
la Jerarquía en las comunicaciones:
Encuentros cara a cara,
Luego llamadas telefónicas,
Luego correo de voz, y por último,
E-Mail. - Rompa la cadena: Evite ser el eslabón de enlace de "cadenas" con información de superación personal, mensajes ajenos a la función desempeñada en la compañía, rumores y humor (en especial racista, sexista, político, religioso o discriminatorio).
- Mantenga al mínimo el número de mensajes recibidos solo así tendrá un mejor tiempo de respuesta (haga uso de nuevas carpetas para organizar la información por temas y agilizar la búsqueda de correos anteriores).
- Absténgase de abrir archivos de extraños solo así evitará problemas de virus. Mantenga activada la opción de detección de virus en el menú herramientas.
- Establezca un nexo cálido con su interlocutor, no envíe mensajes cuando este cansado o enojado.
- Sea breve: Limite su mensaje a máximo una página en pantalla e incluya su respuesta en el mensaje previo de su destinatario (en la respuesta no edite el mensaje original, esto se presta para malos entendidos).
- Evite enviar anexos que pueden ser redactados dentro del mismo editor de mensajes, así se optimiza el recurso de la máquina y el tiempo de lectura.
- No envíe correo masivo, está dispuesto únicamente para casos especiales o urgentes y sobrecarga el sistema de E-Mail.
- Envíe copia del mensaje únicamente a las personas que pueden beneficiarse al leerlos.
- Escriba en minúsculas (no grite, hable), revise la gramática, evite la mala ortografía y errores tipográficos.
- Valor agregado: Pregúntese antes de enviar un correo, si este agrega valor a su propio trabajo, al del destinatario, a la operación, a los clientes o a la compañía.
- En caso de recibir mensajes que no cumplan con estas sencillas reglas ayude a otros para que utilicen mejor el E-Mail haciéndoles llegar estas recomendaciones de la manera más constructiva posible.
