El coste de los materiales y la gestión de stocks en las organizaciones

Citar como: Jiménez Montañés, M.A. (2000): "El coste de los materiales y la gestión de stocks en las organizaciones", [en línea] 5campus.com, Contabilidad de Costes <http://www.5campus.com/leccion/costmat> [y añadir fecha consulta]

1.- CONCEPTO Y CLASES DE MATERIALES

Atendiendo a la definición del Plan General de Contabilidad, podemos considerar a los materiales, de forma general, los bienes tangibles, y con la posibilidad de ser almacenables, que la empresa adquiere en el exterior, con la finalidad de utilizarlos en el proceso productivo para la obtención de productos finales, o bien, para el mantenimiento de los equipos productivos.

Se recogen bajo el epígrafe de Existencias. Serán, por tanto, los bienes propiedad de la empresa por la empresa destinados a la venta, en la actividad normal de la explotación, o bien, para su transformación o incorporación al proceso productivo. Se pueden considerar como aquellos elementos patrimoniales que se caracterizan por su movilidad o rotación y desaparecen por su cuenta o por la incorporación en el proceso productivo. Figuran en el activo del Balance y pertenecen al grupo 3 del Plan General de Contabilidad.

Los materiales se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, en donde se destacan los siguientes:

A) Atendiendo a clasificación del Plan General de Contabilidad:

1.- Materias primas: elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final de la empresa, objeto de su actividad; es decir, son aquellos elementos que, mediante elaboración o transformación se destinan a formar parte de los productos fabricados.

2.- Elementos y conjuntos incorporables: son aquellos elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final, pero que no son la base de dicho producto; se añaden a la materia prima en una fase posterior del proceso productivo.

3.- Materias auxiliares: son elementos que no forman parte del producto final, pero que su consumo se relaciona directamente con el volumen de producción.

4.- Materiales para consumo y reposición: se trata de elementos destinados a la estructura de la empresa, es decir, a mantener la capacidad estructural de la misma; tienen fines de reparación para la prevención del equipo. Pueden ser los materiales energéticos, repuestos y combustibles.

5.- Productos en curso: son aquellos materiales, que una vez que han salido del almacén, se incorporan al ciclo de producción, incrementando su valor. Se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad, una vez terminado el ejercicio.

6.- Productos semiterminados: aquellos fabricados por la empresa, y no destinados, normalmente a la venta, hasta que no hayan sido sometidos a procesos de elaboración, incorporación o trasformación. Pueden ser considerados como los productos finales de los procesos productivos intermedios.

7.- Productos acabados: son el producto final del proceso productivo, por lo tanto, son fabricados por la propia empresa y están destinados al consumo final o a la utilización por otras empresas. Están destinados al producto final.

B) Atendiendo a la imputación contable de los diferentes materiales en la determinación del coste del producto.

1.- Materiales directos: son aquellos materiales que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, que pueden identificarse de forma fácil con un producto determinado. Representarán el mayor porcentaje de costes de materiales del producto 2.- Materiales indirectos: serán todos los elementos destinados y utilizados en la fabricación de un producto, diferentes de los materiales directos. El coste derivado del consumo de materiales indirectos se considera como gastos generales de fabricación, que han de imputarse al producto a través de diversos criterios de reparto.

C) Atendiendo a la capacidad de almacenamiento.

1.- Materiales almacenados: en general, existe un desfase temporal entre el momento de recepción de los diversos elementos y su utilización en el proceso productivo. Se almacenan en lugares destinados especialmente para ellos. Dentro de este grupo podemos incluir todos los elementos excepto los combustibles.

2.- Materiales no almacenables: son aquellos que no gozan de la característica de poder almacenarse en lugares físicos. Dentro de este grupo incluimos todos los materiales energéticos, como son luz, teléfono, etc, que se recogen, en el Plan General de Contabilidad bajo el epígrafe de materiales para consumo y reposición.

La Contabilidad de Costes se utiliza un sistema de inventario permanente, para controlar, en todo momento, las entradas y salidas de elementos en almacén, y poder determinar la cantidad consumida en el proceso productivo para calcular el coste del producto final.

Desde la óptica interna y en función de la naturaleza y concepto de materiales, bajo "costes de materiales" se recoge el valor económico de los elementos consumidos en el proceso productivo para la obtención del producto final, caracterizándose por ser inventariables. Normalmente, se trata de elementos que pasan inicialmente por un proceso de almacenamiento antes de ser aplicados en el proceso productivo.

2.- CIRCULACIÓN DE LOS MATERIALES DENTRO DE LA EMPRESA

El control de los materiales dentro de la empresa, se extiende desde el momento en que la empresa realiza el pedido hasta que se incorporan al proceso productivo para la elaboración del producto final. Por lo tanto, dentro del mismo se pueden distinguir las fases de: compras, recepción, almacén y entrega. Generalmente, estas funciones se asignan a tres departamentos o secciones de la empresa como son: departamento de compras, recepción y almacén, que en casos determinados, se integran dentro de uno mismo.

1.- Departamento de compras: su función se basará en proporcionar los elementos necesarios para el proceso de producción que se deban adquirir en el exterior, en la cantidad necesaria y al mínimo coste. Ha de realizar su función en el momento adecuado para evitar rupturas en la cadena de producción por falta de materiales. Será el responsable del precio de los materiales en el momento de su incorporación al proceso productivo, aunque determinados costes, como pueden ser financieros y energía, no se pueden relacionar con este departamento.

2.- Departamento de ventas: se encargará de estudiar la apariencia externa del producto, así como su competitividad en el mercado. Analizará las cantidades requeridas de productos en función de la demanda. Fijará el precio de venta del output final conjuntamente con el departamento financiero.

3.- Departamento de producción: será el encargado de decidir las distintas fases que ha de tener el proceso de producción, cómo ha de estar organizado para que la fabricación se realice tal y como se ha planificado, analizará la composición de los output partida a partida, determinará qué materiales han de utilizarse, en qué cantidad y cuál será su forma de conversión.

4.- Departamento de control de calidad: su función se centrará en la inspección y el cumplimiento de las condiciones planificadas en el resto de los departamentos de la empresa, en los materiales adquiridos y en la producción final. Se podría denominar como departamento de calidad, pues garantiza la calidad del producto final y de todos sus elementos integrantes.

5.- Departamento de costes: su función se basa en calcular el coste de cada una de las distintas fases del proceso productivo, el coste total de la producción y el coste individual de cada producto.

En cada una de estas funciones específicas, deben coordinarse la contabilidad, el control y la gestión de los diferentes materiales. La contabilidad será la encargada de elaborar la información necesaria para marcar los criterios de control de materiales por parte del gestor.

Al hablar de los materiales y de su movimiento y análisis en la empresa antes de su incorporación al proceso de producción no podemos dejar de mencionar la técnica del Just-in-Time como reducción de inventarios con el objetivo de la minimización de los costes.

Los productos se terminan de fabricar "justo a tiempo", lo cual implica producir según la demanda, y no para inventario, lo que elimina la existencia de un stock de seguridad. Está basado en la disminución del coste y la gran calidad, un menor número de productos y menor número de opciones. Requiere un esfuerzo paciente y una actitud perseverada y un cuidado meticuloso en las naves de trabajo.

La reducción de stocks no sólo se centra en disminuir el stocks de seguridad, sino también reducir el tamaño de las partidas, lo cual implica hacer las entregas de una manera más frecuente. El tamaño de las partidas viene definido para minimizar los costes de entrega y mantenimiento del stocks, por lo que se determina los componentes o causas de estos costes para encontrar las alternativas que los minimicen.

3.- METODOS DE VALORACIÓN Y PRODUCTIVIDAD

El análisis del valor tiene por finalidad el estudio de cada uno de los elementos que intervienen en la fabricación de unos productos que son capaces de satisfacer a un futuro usuario, un rendimiento equivalente, con un menor coste. Se plantea una relación entre precio y calidad, tendiendo en cuenta la función a la que están destinados.

La productividad de los materiales será una medida posible para buscar la sustitución de unos elementos por otros que cumpliendo la misma función, tengan un menor coste.

El análisis de la productividad se ha centrado en la búsqueda de indicadores que miden la contribución de cada factor de la producción a la obtención del resultado final de la gestión y también, en su mayor parte, han intentado relacionar esta participación de cada factor con magnitudes fundamentales del proceso técnico de producción a través de los indicadores o ratios correspondientes.

Un ratio clásico utilizado para evaluar la productividad de los materiales es:

Kgs. de materiales consumidos

-----------------------------------------------------

Volumen de producción obtenido

La importancia de la valoración de los materiales se pone de manifiesto en los diferentes pronunciamientos realizados al respecto por organismos internacionales, entre los que destacamos:

a) International Accounting Standard Committee (IASC). Esta organización profesional de ámbito mundial, en su norma IAS nº 2 publicada en 1975 y dedicada a la "Valoración y presentación de las cuentas de existencias según el sistema de coste histórico", establece que las existencias han de ser valoradas al coste histórico o al valor neto de realización si éste fuera menor.

b) Financial Accounting Standard Board (FABS).Es un organismo profesional de gran influencia internacional, creado para la elaboración de normas y principios contables en Estados Unidos. Según sus recomendaciones, es de aplicación del método LIFO para la valoración de existencias.

c) Accounting Standard Committee: Statement of Standard Accounting Practice, nº 12 (SSAP 16). Según la norma señalada, vigente en la actualidad, se propone un sistema de Contabilidad basado en el coste actual. Este modelo debe ser aplicado por la mayoría de las empresas cuyas acciones coticen en Bolsa y por aquéllas otras que sin cotización oficial tengan la categoría de gran empresa según el criterio de la Cuarta Directiva de la Comunidad Económica Europea.

d) Cuarta Directiva de la CEE. Establece la posibilidad de dos alternativas de valoración, o bien el precio de adquisición o el coste de producción. Reconoce el llamado principio de la "imagen fiel" para cualquier modificación de las normas de valoración en contextos inflacionarios.

e) Plan General de Contabilidad Español. En su norma de valoración número 13 establece que los bienes comprendidos en las existencias deben valorarse al precio de adquisición o al coste de producción.

ü Precio de adquisición. Comprenderá el consignado en factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen en almacén, tales como transportes, aduanas, seguros, etc. El importe de los impuestos indirectos que recaen sobre la adquisición de las existencias sólo se incluirá en el precio de adquisición cuando dicho importe no sea recuperable directamente de la Hacienda Pública.

ü Coste de producción. Se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto. También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan al período de fabricación.

Desde el punto de vista contable, la valoración de los elementos inventariables se puede realizar atendiendo a diversos criterios, entre los que destaca los valores de entrada en almacén y los valores de salida del mismo.

Para valorar los materiales, se han de cumplir los siguientes principios contables:

v Principio de prudencia: las existencias se valorarán al coste más bajo entre el precio de mercado o el coste de producción.

v Principio del precio de adquisición: como norma general todos los materiales se contabilizarán por su precio de adquisición, cuando sean adquiridos en el exterior o coste de producción, cuando sean transformadas por la propia empresa.

v Principio de la empresa en funcionamiento: se considerará que la gestión de la empresa tiene prácticamente una duración ilimitada, por lo que el valor de las existencias está relacionado con la actividad económica de la empresa, que se supone ilimitada.

v Principio de registro: todas las operaciones relacionadas con las entradas y salidas de materiales han de estar registradas en contabilidad en cuanto nazcan los derechos en obligaciones que los mismos originen.

v Principio de uniformidad: adoptado un criterio de aplicación de los principios contables, este se mantendrá en el tiempo y deberá aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características. Adoptado un criterio de valoración este se mantendrá en ejercicios sucesivos.

v Principio del devengo: la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos, es decir, las existencias se consideran como compras y como ventas en el momento de la transmisión de la propiedad de la mercancía.

v Principio de correlación de ingresos y gastos: el resultado del período se calcula detrayendo del total de los ingresos los costes asociados a los mismos, incorporando aquellos beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa. Las compras registradas en un ejercicio económico deben ser las necesarias para generar las ventas registradas en dicho periodo económico.

v Principio de no compensación: no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias, establecidos en los modelos de cuentas anuales. No podrán compensarse cuentas de compras y ventas de mercancías así como de clientes o proveedores para no perder información acerca del movimiento de los materiales.

v Principio de importancia relativa: podrá admitirse la no aplicación estricta de alguno de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que este hecho produzca sea escasamente significativa.

Con relación a las provisiones para depreciación de materiales, no existe una unanimidad con relación a su inclusión o no en la determinación de coste del consumo de materias primas

3.1.- VALORACION DE LAS ENTRADAS EN ALMACEN

Para determinar el valor de las entradas de existencias en almacén, es necesario diferenciar entre aquellas que se adquieren fuera de la empresa y las que son producidas por ella misma.

Para los materiales que la empresa adquiere en el exterior, la norma de valoración número 13 del Plan General de Contabilidad, estable que deben valorarse por su precio de adquisición, que comprenderá el precio de compra más todos los costes originados de la función de compra. En el caso de los impuestos de carácter indirecto, sólo se incluirán, como mayor valor de las existencias, aquellos que no se puedan recuperar de forma directa de Hacienda Pública. Para la determinación del precio de adquisición se deben deducir los descuentos por volúmenes de operaciones, pero nunca los descuentos por pronto pago, dado su carácter financiero.

Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoración deben incorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtención de los mismos, es decir, de los costes directos más una parte proporcional de los indirectos consumidos por la empresa.

3.2.- VALORACION DE LAS SALIDAS DE ALMACEN

Elegir un criterio de valoración para la salida de los materiales se plantea como consecuencia de los diferentes precios de adquisición de cada una de las distintas partidas y sobre todo, de su incidencia en el proceso contable, por la valoración de los consumos en el proceso productivo y por el valor de las existencias finales, así como para la valoración del resultado.

Dentro de los métodos de valoración de las salidas, encontramos los siguientes:

1.- Método FIFO.

2.- Método LIFO.

3.- Método HIFO.

4.- Método NIFO.

5.- Métodos del coste medio ponderado.

6.- Método del coste estándar.

1.- Método FIFO: (First in, first out).

Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades que entran son las primeras en salir. Se encontrarán, por tanto, distintas partidas con precios de adquisición distintos y momentos de compra distintos, que se van agotando de forma sucesiva hasta consumir los stocks. Según este método, las existencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas.

2.- Método LIFO: (Last in, first out).

Es un método basado en el principio del método de adquisición. Supone que las últimas unidades que entran en almacén, son las primeras en salir, por lo que los consumos de materiales están valorados con relación a las últimas unidades adquiridas, mientras que las existencias finales tienen un menor valor según las primeras entradas. Mediante la aplicación de este método, si los precios están en alza, el coste de las ventas se determina a precios reales de reposición, es decir, a precios elevados. El beneficio se determina con cierta corrección

3.- Método HIFO: (higher in, first out).

Supone que las unidades que primero se consumen son aquellas que se encuentran valoradas a precios más elevados. El principal problema que supone este método es que este precio más elevado no responda a la realidad y sea origen de un deficiente actuación del servicio de compra o de la política de adquisición de materiales.

4.- Método NIFO: (next in, first out).

Se trata de valorar las primeras materias consumidas en base al precio de entrada de las próximas, es decir, las que se repondrán en un futuro. Si la estimación es la acertada, la empresa puede disponer de los recursos necesarios para la reposición, sin afectar a su ciclo de explotación.

5.- Método del coste medio ponderado:

Se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias, dividiendo el coste total de varias entradas por su cantidad total y en aplicar este precio a las salidas.

_n

S P_i x q_i

P₁ x q₁ + P₂ x q₂ + ... + P_n x q_n ^{i = 1}

CMP = --------------------------------------------- = ----------------

q₁ + q₂ + ... + q_n ⁿ

S q_i

^{I = 1}

Son métodos utilizados por empresas que almacenan sus productos durante largo tiempo. A su vez, dentro de este método encontramos diferentes modalidades:

a) Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial después de cada entrada. Precio medio ponderado continuo.

Se suman en cantidad y en precio, todas las entradas desde el principio del período, considerando el stock inicial hasta la primera entrada. Se divide el total de los precios por el total de las cantidades. El precio unitario que se ha determinado, sirve para valorar todas las salidas hasta el momento en que se realice otra entrada. Cuando esto se produzca, será necesario la determinación de otro precio de salida, considerando el stock residual existente en ese momento. De esta forma, cada vez que se produce una entrada en almacén se aplica un nuevo precio medio ponderado para valorar las salidas.

b) Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial al finalizar el período. Precio medio ponderado simple.

Se considera el conjunto de todas las entradas del período contable, se valoran todas las salidas al precio medio de todo el período. Este precio se calcula una vez al finalizar el período. Su principal inconveniente es el retraso de información para la elaboración de la contabilidad.

c) Coste medio de las entradas.

En este último caso, no se considera el stock inicial del período. El precio medio se determina únicamente con las diferentes entradas. En este caso, se puede aplicar bien el método simple o el continuo. El ejemplo, en este caso, coincidiría con los anteriores, puesto que no tenemos stock inicial en el almacén.

6.- Método del precio standard:

Supone la valoración, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio teórico o standard calculado por la empresa. Al final del ejercicio, la empresa debe determinar las desviaciones existentes entre el precio real de los materiales en almacén y el precio standard, que se imputará al resultado del período. Este valor se calculará en base a la situación del mercado, de las estimaciones acerca de la mayor o menor rentabilidad del artículo, sobre las experiencias pasadas, etc.

Independientemente del criterio de valoración utilizado para la determinación de los consumos y salidas de materiales del almacén, se debe cumplir el principio de que la suma de las existencias iniciales más las entradas ha de ser igual a la suma de las salidas más las existencias finales.

Ei + Entradas = Ef + Salidas

Cuando las existencias tienen un valor superior al que puede realizarse en el mercado, se produce la depreciación de existencias, cuyas causas pueden ser físicas, es decir, deterioro de las propiedades de uso a las que estaba destinada la mercancía o económicas, menor valor atribuido por el mercado. En líneas generales, se considera una mercancía depreciada cuando permanece en el activo de la sociedad por un período superior a tres veces el período medio de maduración.

4.- EL CONTROL DE MATERIALES

Para realizar un control en almacén la empresa deberá de comprobar los siguientes conceptos en cada uno de los pedidos recibidos:

· Verificar la cantidad, realizando un recuento de ellas, independientemente de su origen y valor.

· Verificar la calidad, con relación a sus propiedades físicas o químicas y sus dimensiones.

· Verificar las facturas de los proveedores, para comprobar si los materiales recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas en la orden de compra.

· Prevenir errores a través de una organización que permita desarrollar su actividad de la mejor forma posible, modificando, en los casos necesarios, los documentos que sean necesarios para el mejor control de los materiales.

Los diferentes procedimientos de control de existencias son:

1.- El pedido cíclico es un método basada en la revisión de los materiales en un ciclo regular o de forma periódica. El período de tiempo transcurrido entre una revisión u otra, o la duración del ciclo, dependerá de la naturaleza de los artículos del almacén. Los artículos que tengan mayor importancia, tendrán un ciclo más corto.

2.- El método mín-max se basa en la suposición de que los elementos deben presentarse a niveles mínimos y máximos. Una vez que se han determinado ambos niveles, cuando el inventario alcanza el volumen mínimo es el momento para realizar el pedido y llegar a alcanzar el volumen máximo.

3.- El método de doble compartimiento se utiliza cuando los materiales son económicos. Se trata de un método sencillo y de mínimo trabajo. Dentro de los almacenes de la empresa se establecen dos compartimientos. En uno de ellos, se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el pedido se recibe más el stock de seguridad.

4.- Sistema de pedido automático: se trata de un sistema de almacén que se basa en la solicitud automática de un nuevo pedido de materiales cuando el almacén alcance una determinada cantidad.

5.- El plan ABC se utiliza cuando la empresa dispone de un número considerable de artículos distintos, de forma, que cada uno de ellos tiene un valor diferente. Cada tipo de elementos está sometido a un valor diferente, por lo que el plan ABC es un método de clasificación sistemática de los elementos y de determinación del grado de control de cada uno de ellos. El coste de los materiales utilizados en un período específico se calcula de forma inicial, multiplicando el coste unitario de cada artículo por el uso del mismo estimado para cada período. La clasificación de los artículos se realiza de forma descendente, de tal manera que primero se van a consumir aquellos que tengan un mayor valor.

5.- LA GESTION DE STOCKS

Cuando hablamos de materiales, debemos diferenciar aquellos que una vez almacenados son destinados a la venta, sin ser sometidos a un proceso de transformación, de aquellos, que una vez almacenados, se incorporan al proceso productivo, tal y como hemos establecido en el epígrafe primero del presente tema.

5.1.- COSTE TOTAL DE LOS MATERIALES

En la delimitación del coste de los materiales, debemos considerar los siguientes elementos:

o El precio de compra.

o Todos aquellos gastos relacionados con las actividades de aprovisionamiento. La suma del precio de compra con estos gastos adicionales se denomina precio o coste de adquisición.

o Todos los gastos derivados de la función de almacén, que se denominan coste de almacén, o bien, coste de posesión.

o Los costes financieros.

Las variaciones en la cantidad de pedido pueden afectar a los diferentes componentes, bien de forma individual o de manera conjunta.

1.- Precio o coste de adquisición.

Es la suma del precio de compra más aquellos gastos derivados de la función de aprovisionamiento, como pueden ser los transportes, si los paga el comprador, los seguros, los gastos de recepción, inspección y almacenamiento y los del manejo físico del material.

Cuando los productos son fabricados por la propia empresa, la valoración de los mismos es un tanto más complicada, pues su coste total será la suma de todos los costes directos y los indirectos de fabricación. Dentro de los costes directos se incluirán los de materiales y mano de obra directamente aplicada.

2.- Coste de posesión o de almacenamiento.

Es el derivado de la conservación de las existencias en almacén, como pueden ser los alquileres o la amortización de los locales; gastos de conservación, calefacción o refrigeración; seguro, tanto de los almacenes propiamente dichos, como de las mercancías, que se suele imputar en función de la cantidad asegurada; alumbrado; manipulación física de los elementos, pues cuando entran existencias en los almacenes se ordenan y clasifican de la forma más adecuada; deterioro físico como las mermas y pérdidas por envejecimiento físico y envejecimiento técnico u obsolescencia por la aparición de nuevos elementos en el mercado.

3.- Coste de renovación.

Cada pedido que formula la empresa lleva aparejados un conjunto de costes, entre los que se encuentran los de preparación del pedido, otros de carácter administrativo, o bien, de transporte, carga y descarga de los agentes, viajes de los agentes de ventas para realizar negociaciones con los proveedores, etc. Al mismo tiempo, será necesario realizar inspecciones en la cantidad entregada y registrar toda la mercancía.

El coste unitario de renovación del stock se obtendrá de la siguiente forma:

Cp = E x (D/q)

en donde, "E", nos indica el coste de preparación del pedido, "D", el número de unidades de producto compradas por la empresa y "q", es el volumen económico del pedido.

Parte de estos costes se consideran fijos, como son los de preparación del stock, mientras que otra parte, como son los derivados de los transportes, serán variables en función del volumen del pedido.

4.- Coste de rotura del stock.

Este coste se va a producir cuando no hay existencias en almacén suficientes para hacer frente a las necesidades del proceso productivo.

5.- Costes de oportunidad.

Se puede tomar como coste de oportunidad el coste medio de los recursos financieros totales ajenos ó el coste medio de los recursos financieros a largo plazo, ó cualquier otro que la empresa considere adecuado, en base a su gestión financiera. Podemos resumir diciendo que este coste de oportunidad será un coste financiero aplicado a los materiales y que se imputa en función del volumen y del período medio de almacenamiento.

El coste de oportunidad lo podemos obtener de la siguiente forma:

Cf = [(P x q) / 2] x i

en donde "P", nos indica en precio unitario de la cantidad comprada, e "i" es el tipo de interés pagado por la empresa, o bien, el coste de capital determinado por la Contabilidad Interna.

Si incluimos este componente en el coste de almacén, este quedará establecido de la siguiente forma:

Ca = [(A + Pxi) x q] / 2

en donde, "A" representa los costes restantes de almacén.

5.2.- LA GESTION DE STOCKS

La gestión de stocks es una función destinada a optimizar todo el conjunto de elementos almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre las necesidades físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la empresa. Su objetivo fundamental es asegurar la disposición de los materiales, en las mejores condiciones económicas para satisfacer las necesidades del proceso productivo.

El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Esta cantidad mínima estará basada en factores como pueden ser el volumen de pedido y el tiempo de aprovisionamiento. En definitiva, se basará en determinar la inversión máxima en existencias.

Se debe considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén menor será el riesgo de ruptura del proceso de producción, pero, al mismo tiempo, mayor serán los costes por este concepto, al cual se debe incorporar el coste de oportunidad derivado de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, y los costes de mantenimiento y conservación.

Los tres sistemas principales de gestión de stocks son los siguientes:

a) El sistema de volumen fijo de pedido (fixed orden system). Consiste en formular pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el "punto de pedido", también llamado "nivel de reaprovisionamiento".

b) El sistema de período fijo de pedido (Fixed internal orden system). En este sistema se formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal forma que en el momento de recibir el pedido, el stock recupere el nivel deseado.

c) El sistema de período fijo de pedido condicional (S.S. Policy). Se trata de un sistema similar al anterior, pero se fija un límite inferior para los pedidos a formular.

Al hablar de existencias en almacén o stocks, debemos considerar los siguientes componentes:

- Stock activo o cíclico: que se constituye para hacer frente a las exigencias normales del proceso de producción o de los clientes. Alcanza el máximo valor cuando llega a almacén un pedido; éste se consume paulatinamente a través del tiempo, llegando a agotarse totalmente. El stock activo recupera su valor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén y así sucesivamente. Por ello, se denomina cíclico.

- Stock de seguridad: que se constituya para hacer frente a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o a una demanda externa no esperada. Complementa al stock activo. Cuando la variable demanda es bien conocida, este no es necesario.

El nivel mínimo de existencias en almacén debe renovarse al ritmo previsto en función de las demandas del proceso productivo. Esto determina lo que se denomina el Indice de rotación, que relaciona por cociente, el volumen total de salidas en un período de tiempo determinado y las existencias medias para ese mismo período. Representa el número de renovaciones de las existencias medias para satisfacer las salidas de almacén. Indica la mayor o menor permanencia de los elementos en almacén y se utiliza para elegir aquel sistema de almacén adecuado.

Al hablar de existencias medias, debemos distinguir si la empresa dispone o no de stock de seguridad. Se obtendrán como cociente entre la diferencia del volumen máximo y el mínimo del almacén, todo ello dividido entre 2, pues se están determinando una cantidad media. Cuando la empresa no dispone de stock de seguridad, las existencias medias serán (1/2 x q). Si llamamos "Se" al stock de seguridad, las existencias medias, en este caso serán (1/2 x q) + Se. El problema central de la función de aprovisionamiento se basa en la determinación del volumen de materiales en almacén que minimicen los costes del mismo, lo que se denomina lote económico. Para su determinación vamos a utilizar los siguientes modelos:

1.- MODELO DE WILSON:

Se trata de un modelo determinista, pues parte de las hipótesis de que las ventas de la empresa son conocidas y que se reparten uniformemente a lo largo del año. Fue formulado en 1916, estudiando el caso de un establecimiento comercial que compra un producto almacenable para volverlo a vender. El problema que se plantea es determinar el volumen óptimo del lote o pedido que hagan mínimos los costes de posesión o almacén y los costes de rotura del stock.

Para determinar el modelo, vamos a utilizar las siguientes variables:

p: precio de adquisición de cada unidad de producto.

V: cantidad de producto vendida al año.

E: coste de preparación del pedido. Recoge los costes de administración relacionados con la obtención del pedido.

A: coste de almacenamiento, en donde se incluyen aquellos derivados del depósito de los elementos, incluyendo el control administrativo del

mismo. Lo podemos considerar como una cantidad anual, relacionada con el pedido. Se trataría de los costes fijos.

q: volumen económico del pedido. Es la incógnita que vamos a determinar.

G: Costes variables de almacenamiento, imputados por cada unidad de producto. G = [Pxi + A]

Este modelo supone que el plazo de entrega del producto por parte de los proveedores y el ritmo de salida de los productos del almacén (ventas) son perfectamente conocidos, por que esta restricción implica que un pedido llegará al almacén cuando se haya agotado totalmente el anterior. No se necesita stock de seguridad. Por tanto, el coste de rotura del stock será 0. Las existencias medias, en este caso, serán 1/2 x q.

El número de pedidos que la empresa formula al año se obtendrán por cociente entre las ventas y el volumen económico del pedido, esto es, V/q. Lo que a la empresa le cuenta renovar sus almacenes, es decir, el coste de renovación, se obtendrá multiplicando el coste de preparación del pedido por el número de pedidos que efectúe, es decir:

Cr = E x (V/q)

Su coste anual de posesión o de almacén se obtendrá multiplicando las existencias medias en el mismo, por el total de costes de almacén, es decir, la suma de su parte variable y fija:

Cp = 1/2 x q x (Pxi + A) = 1/2 x q x G

Dadas las condiciones planteadas, la empresa pretende determinar el volumen económico del pedido "qo" que minimice los costes de renovación y los costes de posesión, que serán el coste total del stock.

CT = Cr + Cp = E x (V/q) + 1/2 x q x (Pxi + A)

Para ello, tenemos que determinar la primera derivada, con respecto a la cantidad e igualarlo a cero:

d CT 1 E x V

---------- = ---------- x (Pxi + A) - -------------

d q 2 q²

Si igualamos la expresión anterior a cero obtenemos que:

1 E x V

---------- x (Pxi + A) = -------------

2 q²

De aquí se desprende, que la cantidad que la cantidad que hacen mínimos los costes totales de almacén es la siguiente:

(2 x E x V)^1/2

qo = ---------------------

(Pxi + A)^1/2

Por lo tanto, el volumen óptimo de cada pedido es directamente proporcional a la raiz cuadrada de las ventas anuales y de los costes fijos del pedido (costes de preparación) e inversamente proporcional a la raíz cuadrada de los gastos de almacenamiento.

2.- DETERMINACION DEL LOTE ECONOMICO, suponiendo que el precio de adquisición es una función decreciente de la cantidad del pedido P = f(q).

Lo que suele ocurrir es que los proveedores bajen el precio cuando se realizan grandes pedidos. En este caso, la determinación del lote económico del pedido se obtendrá mediante la suma del coste de adquisición, el coste de posesión y el coste de renovación, siendo el coste de adquisición el producto de las ventas por el precio de compra unitario:

CT = Cr + Cp + Ca = E x (V/q) + 1/2 x q x (Pxi + A) + V x P

En esta situación, la empresa pretende minimizar, no sólo el coste de posesión y el de renovación, sino también el de adquisición. Al igual que en el caso anterior, hallaremos la primera derivada, con respecto a la cantidad, y lo igualaremos a cero. Para ello, vamos a suponer que el precio es una función continua, con relación a la cantidad, P = Po - dq.

CT = E x (V/q) + 1/2 x q x (Pxi + A) + V x (Po - dq)

Hallamos la primera derivada e igualamos a cero:

d CT 1 E x V

---------- = ---------- x (Pxi + A) - ------------- - V

d q 2 q²

1 E x V

---------- x (Pxi + A) = ------------- + V

2 q²

De aquí se desprende, que la cantidad que la cantidad que hacen mínimos los costes totales de almacén es la siguiente:

(2 x E x V)^1/2

qo = ------------------------------

[(Pxi + A) - 2V]^1/2

Hemos comentado que no siempre es posible establecer una relación funcional decreciente entre el precio de compra y la cantidad, por lo que su aplicación a la realidad no es muy acertada, aunque ha sido importante para el desarrollo de nuevos modelos de gestión.

Una vez que hemos determinado el volumen óptimo de pedido, vamos a determinar el período óptimo de reaprovisionamiento y el punto de pedido según el modelo de Wilson.

El lote económico de compra y el período óptimo de reaprovisionamiento son dos conceptos interdependientes. Una vez que hemos determinado el primero de ellos, "qo", se puede determinar, indirectamente, el segundo.

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