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IIIb Características de los programas de Contabilidad financiera

1) Características

De acuerdo con Roehl-Anderson y Bragg (1996, pag 402), en cuanto a los programas de contabilidad financiera, debemos prestar atención a las siguientes características, que deben poseer:

1) Incluya una ayuda on-line que pueda ser accesible por los usuarios. Es interesante que existan pantallas de ayuda definidas por el usuario, de forma que sean personalizables.

2) Unas opciones de menú en la parte superior de la pantalla y referencias a las teclas de función en la parte inferior.

3) Consulta on-line. Permite a los usuarios acceder a la base de datos y realizar una consulta. Por ejemplo, mientras se está introduciendo un asiento, que se pueda verificar una cuenta.

4) Informes. Es importante que se puedan generar informes de varias clases, tanto los que del programa por defecto como informes personalizables por el usuario.

5) Seguridad. Los programas de contabilidad financiera deben permitir que haya un acceso restringido. Un usuario puede tener acceso a unas partes del programa pero no a otras. Tiene que haber posibilidad de que los usuarios sólo accedan a la información financiera de su departamento. Solamente ciertos usuarios deben tener acceso a las pantallas con las instrucciones de seguridad del sistema. También puede delimitarse que en una pantalla un usuario tenga acceso a introducir sólo unos datos determinados, estando inaccesible el resto de campos.

6) Mensajes de error. El programa de contabilidad financiera debe avisar cuando se intenten introducir datos que sean incorrectos, como por ejemplo una fecha que sea imposible.

7) Documentación, apoyo, formación y actualizaciones. Aspectos muy importantes son la existencia de buenos manuales de usuario, el apoyo que suministra el proveedor, con posibilidad de consultas por teléfono o Internet, cursos para los usuarios, mejoras en el programa para hacer frente a los cambios en legislación, etc.

Otra característica que añadiríamos es el tratamiento de las copias de seguridad, que debe facilitar que de forma sencilla se puedan hacer copias de seguridad de una empresa.

Habiendo en la contabilidad mucho trabajo rutinario, sobre todo en la facturación, amortizaciones, debe prestarse especial atención a cómo el programa trata de automatizar la contabilización, bien con mediante asientos predefinidos, bien facilitando la captura de datos.

También son importantes los enlaces con otros programas, tanto de oficina -hojas de cálculo, procesadores de texto, bases de datos o calculadora- como la capacidad para importar los datos contables de otros fabricantes de programas de contabilidad o la conexión con banca electrónica.