1) Varias posibilidades para informatizar

La empresa dispone de varias estrategias para automatizar los procesos, según desarrollen los programas informáticos sus propios programadores o lo adquiera del exterior. Además, si es un programa comprado, puede ser a medida o un programa estándar. La decisión es parecida a hacerse un traje a medida o comprarlo en unos grandes almacenes.

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2) Estrategias de informatización:

a) Adquisición de un paquete llave en mano

Desarrollado por técnicos especializados en ello, con el objetivo de vender el máximo número de unidades a un precio asequible

b) Desarrollo de una aplicación informática a medida

Esta estrategia puede implantarse de dos formas, como desarrollo interno, utilizando personal y medios de la propia empresa y como desarrollo externo, utilizando consultores y personal especializado ajeno a la empresa. También puede formarse un equipo mixto con personal propio y ajeno

c) Outsourcing financiero

Otra posibilidad que no implica la informatización de la actividad en la empresa, es la contratación externa u outsourcing financiero, que consiste en que actividades que tradicionalmente se realizan en el departamento contable-financiero las realicen proveedores de la empresa. Tradicionalmente un número muy importante de pequeñas empresas, que no cuentan en sus empresa con un contable confían su contabilidad o la elaboración de la nómina a despachos profesionales. Con el outsoucing financiero, aunque sean grandes empresas, dejan que sean proveedores de la empresa quienes realicen la nómina o la contabilidad

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3) Paquetes llave en mano

La casa de software que fabrica paquetes llave en mano trata de repartir los costes de diseño, desarrollo y puesta a punto del programa entre el mayor número de clientes, con lo que se puede fijar un precio relativamente bajo que puede incluir la actualización del programa.

Las principales características del paquete llave en mano son su rapidez de adquisición e instalación y su precio inferior. Su diseño suele seguir dos alternativas: un uso genérico, como podría ser un programa de contabilidad general o bien un uso específico en el contexto de determinados negocios como podría ser una aplicación para la gestión hotelera, clínicas, supermercados, etc.

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4) Software a medida con desarrollo externo

El desarrollo de software a medida con desarrollo externo tiene lugar cuando la empresa detecta la necesidad de disponer de un sistema de información de unas características y prestaciones que no cumple ningún paquete llave en mano existente en el mercado. Además tampoco se dispone de recursos internos adecuados para tal esfuerzo de desarrollo. En tales casos puede acudirse a un consultor externo o empresa de informática que realiza los programas según un contrato firmado entre ambas partes.

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5) Software a medida con desarrollo interno

Utilizado por empresas que cuentan con sus propios medios de diseño y desarrollo, infraestructura informática, departamento de organización y métodos, etc. En estas circunstancias se crea un equipo de trabajo con la correspondiente dotación de personal, presupuesto y medios, y se pone en marcha para cumplir el pliego de especificaciones de diseño que define las prestaciones del sistema de información.

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6) Software a medida desarrollado con el apoyo del usuario

El software a medida desarrollado con el apoyo del usuario se basa en la incorporación de tres tipos de personas al equipo de trabajo. En primer lugar los analistas y profesionales externos que aportan experiencia en otros proyectos de desarrollo de software. También participa el personal del departamento de informática, organización y métodos o auditoría interna de nuestra empresa, que conoce el funcionamiento de la infraestructura informática de la empresa, sus limitaciones y prestaciones. Finalmente intervienen los usuarios del sistema, que son los que informan de las necesidades.

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7) Contratación externa

La contratación externa supone que la organización contrata con un proveedor externo el procesamiento de sus transacciones contables. Las razones para optar por esta modalidad son la eficiencia y el menor riesgo, ya que se confía en verdaderos profesionales que ha desarrollado procedimientos, controles y programas informáticos de eficacia demostrada. Además, se reduce personal interno y se contrata un servicio con un proveedor.

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8) Tabla resumen

La siguiente tabla simplifica las ventajas e inconvenientes derivadas de la utilización de cada una de las estrategias de informatización previstas.

	Paquetes llave en mano		Software a medida		Contratación externa
		Con desarrollo externo	Con desarrollo interno	Con el apoyo del usuario
Precio	Puede ser muy ventajoso	Caro, y puede haber revisiones al alza	No es barato pero utiliza personal de la empresa	El más caro, porque interviene mucho personal	Caro, pero se ahorra personal interno
Instalación	El más rápido	El más lento	Tolerancia	Puede ser relativamente rápido	No hay instalación en la empresa
Adaptación a las necesidades de la empresa	Baja	Buena	Muy buena	Muy buena	Buena
Diseño	Puede surgir incompatibilidad	Bueno por la independencia	Diseño sesgado	El mejor	Muy bueno
Acogida por parte de los usuarios	Peligro de Rechazo	Peligro de Rechazo	Buena	Buena	Rechazo total, pues son despedidos
Documentación	Buena de cara al usuario, pero no sobre el funcionamiento del programa	Buena sobre el funcionamiento del programa	Buena sobre el funcionamiento del programa	Buena sobre el funcionamiento del programa	No hay
Dependencia del suministrador	Hay mucha dependencia	Hay bastante dependencia	Un punto fuerte	Equilibrio	Dependencia total

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9 a) El precio

El precio es una de las ventajas del paquete llave en mano. En ocasiones se desconfía de estos productos de bajo precio pero pueden ser excelentes programas. Sirva como ejemplo extremos que actualmente los dos programas de acceso a Internet más populares son gratuitos, y no porque sean malos sino debido a que la estrategia seguida por sus fabricantes así lo aconseja. Sin embargo esta ventaja no tiene porqué darse siempre; de hecho, hay programas "llave en mano" que tienen un precio bastante elevado.

En general, el software a medida es más caro, por los elevados costes de programación. Con la gran variedad de programas de contabilidad "llave en mano" que hay en el mercado y las posibilidades que ofrecen es muy difícil que salga rentable a la empresa diseñar el suyo.

Obtener programas a medida con desarrollo externo es un método caro, con posibles revisiones al alza por modificaciones en el diseño y corrección de errores.

Si el desarrollo es interno puede obtenerse una posible economía de costes como consecuencia de que el personal del equipo de trabajo al estar en la nómina de la empresa tiene un coste inferior a la tarifa del consultor. En cuanto al software a medida desarrollado con el apoyo del usuario, es precisamente el elevado coste derivado de la utilización de tanto personal su principal inconveniente.

También es caro el aprovisionamiento externo, puesto que hay unos costes mensuales. Sin embargo hay que tener en cuenta que se reduce personal en la empresa, con lo que se ahorra no sólo los sueldos sino también los costes de formación. También se ahorra en equipos informáticos, y en mantenimiento de ordenadores y programas. Además permite a la empresa concentrarse en su actividad, sin gastar energía en tareas como confeccionar la nómina.

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9 b) Instalación

El software llave en mano se instala con rapidez ya que la adaptación del producto a una empresa requiere un periodo mínimo.

El software a medida con desarrollo externo: lleva bastante tiempo desde que se opta por esta solución hasta que se dispone del sistema de información en pleno funcionamiento. Las continuas modificaciones en las especificaciones de diseño pueden provocar una instalación prolongada.

El software a medida con desarrollo interno tiene una mayor tolerancia en cuanto al tiempo de desarrollo e instalación, al no existir una fuerte presión presupuestaria.

El software a medida desarrollado con el apoyo del usuario: Desarrollo e instalación más rápidos, al tenerse que administrar un presupuesto derivado de la utilización de personal ajeno a la empresa.

En la contratación externa no hay instalación en la empresa, por lo que la puesta en marcha puede ser rápida, ya que es similar al software llave en mano, pero evitando los problemas típicos de instalación en la empresa, ya que los programas se ejecutan en la empresa proveedora.

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9c) Adaptación a las necesidades de la empresa

En el software llave en mano falta una adaptación total a las necesidades de la empresa, como consecuencia de que cada organización tiene una serie de características, métodos de trabajo, estructura organizativa, estilos de dirección, etc., que la hacen distinta de las demás, aunque pertenezca al mismo sector. Y es imposible que un paquete de diseño genérico pueda ajustarse a todas las situaciones que presenta la vida real. Aunque esto es válido con carácter general, en los programas de contabilidad financiera hay software llave en mano muy completo, ya probado en el mercado. En otras áreas como contabilidad de costes es más difícil encontrar programas que se adapten completamente a las necesidades.

En cuanto al software a medida con desarrollo externo, tiene una mejor adaptación a las necesidades reales de la empresa en comparación con el producto llave en mano. Uno de los puntos fuertes del software a medida con desarrollo interno es la gran adaptación a las necesidades del usuario, ya que son miembros de la propia empresa quienes diseñan y desarrollan el sistema de información. En el software a medida desarrollado con el apoyo del usuario también la adaptación es excelente.

En la contratación externa, puede haber una adaptación buena, ya que se supone que el proveedor se dedica al mantenimiento de esas aplicaciones.

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9 d) Diseño

En el software llave en mano, aunque el diseño puede ser bueno, en ocasiones surgen problemas de compatibilidad e integración con otros sistemas ya instalados. En cuanto a los programas de contabilidad financiera estos programas llave en mano han sido rodados en muchas empresas, por lo que los posibles errores de diseño se han ido depurando con el tiempo.

En el software a medida con desarrollo interno podemos encontrarnos con que el diseño sesgado por la perspectiva de los analistas sobre como "debe" funcionar el área afectada por el sistema informativo. A veces se pierden oportunidades de efectuar cambios organizativos y administrativos al tiempo que se implanta el nuevo sistema informativo. En ocasiones falta experiencia en el equipo en hacer esa tarea, por lo que se dan palos de ciego. Una empresa informática que se dedique a hacer programas de nóminas lo hubiera hecho antes. Como consecuencia del punto anterior hay una tendencia a mecanizar los procedimientos manuales actuales.

Optar por software a medida con desarrollo externo permite disfrutar de la utilización de profesionales independientes y con experiencia. Sin embargo, si se ignora la realidad y necesidades específicas de la empresa acaba teniendo los mismos inconvenientes que la opción anterior, pero con un coste mayor.

Entre los elementos positivos del software a medida desarrollado con el apoyo del usuario cabe destacar que incorpora la experiencia de los analistas externos, el conocimiento sobre el funcionamiento de la empresa de los analistas internos y usuarios.

El diseño puede ser bueno en el caso de contratación externa, puesto que la empresa proveedora se dedica no sólo a fabricar y vender el programa sino a utilizarlo.

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9 e) Acogida por parte de los usuarios

El rechazo suele ser un hecho frecuente en el software llave en mano ya que es un producto elaborado por alguien ajeno a la empresa.
En el software a medida con desarrollo externo también puede existir rechazo por parte de los usuarios ya que es un producto elaborado por alguien ajeno a la empresa.

En el software a medida desarrollado con el apoyo del usuario se minimizan los riesgos de rechazo al incorporar a los usuarios, que al haber participado en el diseño se identifican más con el nuevo sistema.

En el caso de contratación externa, el rechazo suele ser total, ya que se reduce personal interno, que es despedido, reubicado en otras tareas o pasa a formar parte de la empresa proveedora, y no es lo mismo ser proveedor de una empresa que trabajar en ella.

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9 f) Documentación

El software llave en mano permite disponer de buena documentación de cara al usuario: manuales, incluso libros a la venta en librerías. Sin embrago, no se facilita información sobre cómo funciona el programa por dentro, para evitar que el cliente pueda hacer modificaciones.

El software a medida, proporciona una buena documentación de trabajo, sobre el funcionamiento del programa.

En el caso de contratación externa no hay documentación ya que es un proveedor quien gestiona el programa.

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9 g) Dependencia del suministrador

En el software llave en mano hay dependencia de un suministrador que puede desaparecer dejándonos abandonados. La mortalidad en las empresas del sector informático es muy elevada y, en cuanto a los programas de contabilidad, surge periódicamente la necesidad de hacer pequeños cambios: adaptación a nueva normativa, nuevos formularios, etc. Por no hablar de los cambios muy importantes que también surgen, aunque con menos frecuencia: cambio de plan contable, adaptación al Euro, año 2000, etc. Además, cambios en el paquete que pueden requerir un coste y un tiempo no previstos.
En ocasiones, el software llave en mano tienen un servicio postventa deficiente.

En la contratación externa la dependencia del proveedor es total.