1) Necesidades de información

Para seleccionar el tipo de programa que necesitamos es fundamental conocer las necesidades de información de los usuarios, y la expectativa de crecimiento a lo largo del tiempo, tanto del volumen de transacciones a procesar, como de la información a almacenar y las características que ha de tener dicha información en términos de periodicidad, tiempo y forma de acceso.

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2) Ejemplo: gestión de inventarios

Por ejemplo, si tratáramos de informatizar un proceso de gestión de inventarios, deberíamos conocer cuántos artículos diferentes se mantienen en stock, cuántos pedidos a proveedores se cursan al año, cuántos pedidos se reciben de clientes al cabo del año y cuales son las estimaciones para cada uno de dichos parámetros en los próximos años.

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3) Disponibilidad de la información

Otros aspectos importantes son la disponibilidad de dicha información y la frecuencia con que han de procesarse los datos de entrada para obtener las correspondientes salidas, cómo se va a organizar dicha información en los ficheros de datos, y qué estructura van a tener estos, los volúmenes de información a recibir, procesar, almacenar e imprimir.

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4) Las situaciones atípicas

Las situaciones atípicas que pueden imposibilitar la implantación de un paquete de software estándar, tanto de normativa interna (por ejemplo, sistemas de primas especiales, políticas de contratación de personal, normas de control interno, etc.), como de excepciones al funcionamiento en condiciones normales (por ejemplo, criterios de valoración de inventario, doble o triple contabilidad, etc.), los procedimientos de auditoría que debe soportar, así como los controles internos y medidas de salvaguarda, integridad y seguridad de la información a incorporar por el sistema.

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5) Hardware y presupuesto

De esta forma definimos las características técnicas y las especificaciones de servicio del software a instalar, que constituye el paso previo para la selección del producto más apropiado para satisfacer esas exigencias. Además no hay que menospreciar los condicionantes derivados del hardware en que haya de funcionar el software a instalar. El presupuesto disponible para abordar el proyecto puede llegar a ser un obstáculo insalvable tanto por razones de cuantía como de disponibilidad en el tiempo.