Del total de datos que hay que introducir para conformar la contabilidad, normalmente, el porcentaje más alto corresponde a la introducción de facturas.
La entrada de facturas se diferencia entre recibidas y emitidas, aunque el proceso es similar. Todo se reduce a tres pasos, elegir proveedor/cliente, indicar los datos básicos de la factura y comprobar.
Veamos como sería en el caso de facturas recibidas.
Pulsamos el icono correspondiente a las facturas recibidas, inicialmente nos mostrará una pantalla sin registros. Elegimos Nueva.
Nos pide primero el Proveedor de la factura, vuelve a aparecer una pantalla sin registros, debemos de darle de alta. Pulsamos en Nuevo, le indicamos que es Nuevo proveedor (400), e introducimos sus datos, nombre, dirección, nif y pulsamos Aceptar. De forma alternativa, podíamos haber dado de alta primero a todos los proveedores y despues introducir las facturas.
Tras elegir el proveedor, nos aparece la pantalla de introducción de datos básicos.
- Fecha de registro de entrada en la empresa
- Importe de la factura
- Vencimiento
- Fecha de la factura
- Número de factura
Pulsamos Aceptar y se muestran los datos completos de la factura. Es la primera factura que introducimos y por defecto empieza numerándola por el 1, podemos cambiar ese número al que corresponda. Comprobamos que el IVA calculado es correcto, y pulsamos Aceptar para dar de alta la factura.
- A cada
proveedor se le asigna un tipo de factura por defecto,
que determina la cuenta de gasto, y por otro lado el tipo
de IVA que tendrá por defecto. Las nuevas facturas toman
estos valores automáticamente, y pueden ser modificados
en caso de que sea necesario antes de dar de alta la
factura.
- Si tiene
mas de un IVA, la forma más cómoda de introducirlos es
usando la opción de Con varios IVAs, que nos pide las
bases imponibles de cada tipo.
- Si el
proveedor nos descuenta IRPF, rellenaremos en los datos
del proveedor la cuenta de Retención De IRPF. Al
introducir la factura nos pedirá el importe de este y
generará en el apartado Ajuste Contables un registro con
la cuenta y su importe.
- Si la
empresa es la que descuenta el IRPF a todos sus Clientes,
podremos indicarlo en los parámetros de empresa (Menú
Empresa-Otros), pestaña Cuentas.
- En los Parámetros
de empresa, en la pestaña facturas se ajusta el
funcionamiento del programa en muchos aspectos de la
facturación. Lanzando la ayuda (Alt-H), se explica
detalladamente.
- De los
vencimientos que se generan podremos registrar más
información, como dónde se pagará o cómo. En los Parámetros
generales, se puede indicar que estos datos nos lo
solicite en la pantalla de facturas nuevas. Incluso en
aquellos pagos que se hacen al contado, podremos
determinar que se registre este en Tesorería al dar de
alta la factura ( típico gasto que siempre se paga al
contado por caja ).
Gestión
MGD programa de contabilidad de
uso gratuito, adaptado a la fiscalidad española.
© Jesús Martínez
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